Benefit Cosmetics cautiva a sus clientes con Asana

En 1976, las hermanas gemelas Jean y Jane Ford abrieron una pequeña tienda de maquillaje en San Francisco. Su objetivo era ganar tan solo $33 por día para cubrir sus gastos, ¡y lo lograron! Hoy en día, Benefit Cosmetics es una marca de cosméticos muy reconocida con productos distribuidos en más de 55 países y más de 3000 salones de belleza BrowBar, que ostentan el récord mundial Guinness de “la mayor cantidad de cejas depiladas en ocho horas por un equipo”. La empresa, propiedad del grupo LVMH es conocida por sus envases y marketing llenos de personalidad. Así lo resume su lema: “la risa es el mejor cosmético”.

Jessie Geisen, gerenta de Marketing de Marca del equipo de Benefit en Estados Unidos, ayuda a los creativos detrás de esta encantadora marca a mantenerse productivos. El equipo creativo de Estados Unidos cuenta con diseñadores, redactores publicitarios y especialistas en video y fotografía, que trabajan en hasta 75 proyectos al mismo tiempo. Jessie gestiona la disponibilidad del equipo, clasifica entre 50 y 60 solicitudes de otros equipos por mes y programa los cronogramas de las campañas. Jessie organiza todas las actividades de marketing para el mercado estadounidense, desde los lanzamientos de productos hasta los emails, medios pagados y estrategias de marketing con influencers. Además, se reúne todas las semanas con cada miembro del equipo creativo para revisar sus tareas.

El equipo de Estados Unidos ya usaba una herramienta de gestión del trabajo, pero le faltaban algunas características clave. No podían comunicarse y hacer preguntas en la plataforma, por lo que cuando recibían una tarea en la que faltaba información, necesitaban conseguir esos datos por chat o email. Además, la herramienta tampoco admitía que Jessie pudiera crear cronogramas de campañas y calcular la carga de trabajo de los empleados, por lo que necesitaba exportar los datos a una hoja de cálculo y usar fórmulas manuales. Este sistema realmente estaba frenando al equipo en los siguientes aspectos:

• Demasiadas conversaciones en paralelo por email y chat ralentizaban la producción y provocaban que el contexto del proyecto estuviera disperso en diferentes herramientas.

• Había trabajo que se pasaba por alto debido a que no estaba centralizado.

• Jessie pasaba demasiado tiempo generando los informes de gestión de recursos y planificando los cronogramas de forma manual.

Según el Índice de la anatomía del trabajo, estos “pormenores del trabajo” ocupan más del 60 % del tiempo de un trabajador del conocimiento en los Estados Unidos. Jessie se propuso encontrar una nueva plataforma de gestión del trabajo para acelerar el proceso creativo y promover una colaboración más eficiente para el equipo con sede en EE. UU.

Una mejor manera de compartir información y simplificar un calendario de equipo ajetreado

El equipo buscó una plataforma en la que pudieran hacer un seguimiento de todo tipo de proyectos y que les permitiera hacer preguntas en la misma herramienta. Jessie también necesitaba gestionar las solicitudes entrantes de otros equipos, planificar los cronogramas de las campañas más rápido y planificar los recursos del equipo.

Algunos miembros del equipo ya habían usado Asana previamente y, al compararla con otras opciones, descubrieron que era la más visual y la más intuitiva. Los diferentes proyectos agrupados por colores, como el morado para las iniciativas de marca, facilitan la visualización de todos los trabajos en curso. “Asana fue la mejor opción para nosotros porque es fácil de usar”, afirma Jessie. “Los colores me ayudan a comprender de un vistazo lo que está sucediendo sin sentirme abrumada por tanta información”.

Al equipo también le interesó mucho la flexibilidad de las diferentes vistas que ofrecía Asana, la funcionalidad de la Gestión de recursos y la capacidad de agregar comentarios y archivos adjuntos a las tareas. “Los comentarios de Asana son una función muy importante para nosotros. Si un diseñador necesita una aclaración sobre una tarea o no tiene los recursos que necesita, simplemente puede dejar un comentario en la tarea en lugar de tener que cambiar a otra herramienta para enviar un mensaje a otro equipo”, afirma Jessie.

Implementación de Asana en el equipo creativo

El equipo creativo de Benefit estaba emocionado de adoptar Asana y resolver las dificultades que estaban experimentando. Trabajaron junto a un jefe de Éxito del Cliente (CSM) de Asana para establecer flujos de trabajo que se ajustaran al funcionamiento del equipo de Estados Unidos. Luego, Jessie hizo una presentación y capacitó al equipo, en función de las mejores prácticas de implementación proporcionadas por el CSM, para enseñarles cómo usar Asana según sus roles.

Para incentivar la adopción, Jessie se encargó de impulsar constantemente el uso de Asana y se convirtió en la persona referente a la que acude el equipo para hacer preguntas. Se encargó de iterar los procesos de producción a lo largo del tiempo y de enviar emails semanales con actualizaciones sobre Asana, como recordatorios y mejoras de funciones enviadas por su CSM. Dos meses después, el equipo y la vicepresidenta de marketing estaban convencidos de que Asana era la herramienta adecuada y sabían cómo usarla para resolver las dificultades.

Ahorro de 10 semanas laborales al año gracias a la centralización de las comunicaciones y solicitudes

En la actualidad, el equipo de marketing de Estados Unidos usa Asana para gestionar todos los proyectos y solicitudes para una ejecución más rápida.

Clasificación de las solicitudes de trabajo creativo a través de los formularios

El equipo creativo ahora recibe las solicitudes de trabajo a través de un formulario de Asana, con un promedio de 78 solicitudes al mes. Esto les permite ahorrar un estimado de seis semanas de trabajo al año al eliminar los intercambio de mensajes con muchas idas y vueltas. Las solicitudes se envían a un proyecto de Asana llamado ‟Solicitudes de trabajo creativo entrantes”, que sirve como una bandeja de entrada para que Jessie pueda clasificarlas. Tiene secciones para ‟solicitudes nuevas”, ‟solicitudes aprobadas” y ‟solicitudes archivadas”.

Cada solicitud enviada se muestra como una tarea, con campos personalizados que se completan con la información que los colegas ingresan en los campos del formulario. Cuando se aprueba una solicitud, Jessie crea subtareas para cada etapa del trabajo y las asigna al profesional de contenido o diseñador correspondiente. Todos los comentarios y las comunicaciones se realizan en la tarea madre para que los colaboradores puedan ver el contexto completo, así como las últimas decisiones.

Jessie actualiza el formulario de Asana para reproducir los procesos del equipo. Se asegura de que los solicitantes incluyan toda la información que el equipo necesita por adelantado para que puedan comenzar a trabajar de inmediato. En un campo se le pide al solicitante que incluya a todos los “colaboradores” del proyecto, es decir, las personas que pueden querer mantenerse informadas. Luego, Jessie agrega a estas personas a la tarea de Asana para que puedan recibir notificaciones y participar en las revisiones.

Seguimiento de la carga de trabajo de los empleados

Jessie usa la gestión de recursos para calcular automáticamente la disponibilidad del equipo y visualizarla en un cronograma semanal. Además, creó un portafolio para que cada equipo incluya sus proyectos y tareas, como por ejemplo, un portafolio para el equipo de diseño. De esta manera, ella puede hacer clic en la vista Gestión de recursos para ver las tareas de cada diseñador. Luego, lo comparte con los creativos todos los lunes para conversar sobre el trabajo pendiente de la semana y hacer los ajustes pertinentes. Acceder a esta visión instantánea no era posible cuando Jessie usaba las hojas de cálculo. Ahora, ve las actualizaciones en tiempo real cada vez que cambian las fechas de entrega o las responsabilidades en Asana.

Gestionar el trabajo de esta manera en Asana le ha permitido al equipo creativo de Benefit redactar un caso de negocios para contratar recursos adicionales, como diseñadores o redactores independientes, ya que pueden comparar fácilmente la carga de trabajo con la cantidad de solicitudes recibidas.

Planificación de las fechas para las campañas

Para planificar el cronograma de una campaña nueva en los Estados Unidos, Jessie simplemente usa una plantilla de proyecto de Asana que incluye hitos relevantes. Solo necesita ingresar la fecha de lanzamiento y Asana completa automáticamente las fechas de entrega para cada tarea. Luego, ella agrega otras tareas específicas para esa campaña. “Las fechas se completan en cinco segundos mientras que en las hojas de cálculo me tomaba al menos una hora”, afirma Jessie.

El equipo creativo también usa la vista de Calendario para ver cuándo se ejecutarán varias campañas a la vez. Esto les permite detectar brechas y planificar de manera proactiva las superposiciones. Las tareas cuentan con campos personalizados para designar diferentes tipos de trabajo, como “contenido”, “medios pagados” y “presentaciones de influencers” con su propio color. De este modo, el equipo puede filtrar y visualizar una determinada categoría de trabajo, por ejemplo, puede ver únicamente el cronograma de marketing con influencers.

Centralización de las comunicaciones y la colaboración

Gracias al uso de Asana, el equipo de marketing de Estados Unidos ha ahorrado aproximadamente 52 días hábiles, o 10 semanas hábiles, por año. Esta gran eficiencia mejora la moral de los diseñadores, ayuda al equipo a cumplir con cada una de las iniciativas que comienzan (en lugar de dejar que algunas se pasen por alto) y permite que gestionen proyectos más ambiciosos y complejos; como una compleja campaña de medios pagados para POWmade, el lanzamiento de un producto nuevo para cejas.

Además de los formularios, poder centralizar las comunicaciones en las tareas de Asana es una de las causas principales de que se haya podido ahorrar tanto tiempo. El equipo comparte más de 600 comentarios por mes; es decir, que Asana logró minimizar significativamente el cambio de contexto entre el email, el chat y otras plataformas.

“Nuestro equipo puede completar proyectos creativos mucho más rápido porque obtienen la información que necesitan de inmediato”, afirma Jessie. “Esto es un gran beneficio para todos. Hay menos frustración y menos comunicaciones externas, lo que en definitiva hacía que se acumulara trabajo y provocaba retrasos en la jornada laboral”.

La colaboración eficaz del equipo creativo permite que Benefit difunda más alegría

Se vienen más campañas espectaculares para la empresa, ya que el equipo de marketing de Benefit en Estados Unidos tiene planificado un año con lanzamientos de productos muy emocionantes. El equipo creativo ha propuesto varias ideas nuevas y creativas para despertar el interés de los consumidores en torno a productos nuevos, y planean gestionar estas iniciativas y eventos en Asana. A medida que Jessie continúa optimizando el proceso creativo, espera convencer a más equipos con los que colabora a que usen Asana, como el equipo de redes sociales de Benefit. El futuro parece muy prometedor y maravilloso para una empresa que cree que la risa es el mejor cosmético y que usa Asana para llevar este mensaje a todos sus fanáticos de los Estados Unidos.