Zoom sparar 133 arbetsveckor per år med Asana

I början av covid-19-pandemin registrerade alla sig för ett Zoom-konto, från företag till premiärministrar. Den ledande kommunikationsleverantören kopplar samman miljontals företag, vänner och familjer genom verktyg för video-, röst-, chatt- och innehållsdelning. Och för företag i synnerhet spelar videokonferenser en huvudroll när de inte kan träffa kunder personligen och team inte kan arbeta fysiskt sida vid sida.

Zoom växte från drygt 2 400 anställda i januari 2020 till fler än 5 700 anställda globalt i juni 2021, och Business Services & IT-avdelningen ser till att alla har kontakt med varandra. Gregory Daniels, VD för teknik- och programhantering, leder ett team som fokuserar på IT-projekt- och programhantering. De övervakar systemändringar och distributioner som Zooms Okta-lansering och det företagsomfattande Bring Your Own Device-programmet. Dessa globala initiativ, båda med en budget på miljoner dollar, påverkar nästan alla på företaget.

Greg har också arbetat med att utveckla Zooms projekthanteringskultur, men när han började arbetet kämpade teamen för att samarbeta i en blandning av kalkylark, e-postmeddelanden och olika plattformar för jobbhantering. Den blandningen fungerade inte särskilt bra:

• Teknik- och utvecklingsteam använde Jira, men inte marknadsförings- och säljteamen, vilket gav en dålig synlighet för kommande lanseringar av funktioner.

• Vissa team skickade arbetsförfrågningar från alla håll, vilket gjorde det svårt att få en överblick och prioritera inkommande projekt.

• Statusuppdateringar för chefer presenterades i ett bildspel som teamen uppdaterade manuellt genom en långsam process.

Zooms personal behövde ett effektivare sätt att kommunicera när företaget expanderade.

En lösning för att överbrygga klyftan mellan tekniska team och affärsteam

Greg och hans IT-kollegor började utvärdera plattformar för arbetshantering. En topprioritet var att föra Zooms tekniska team och affärsteam närmare varandra, för att förhindra att problem dök upp i sista minuten. De behövde en plattform som hade en Jira-integration och som var tillräckligt flexibel för att möta behoven från olika arbetsflöden på olika avdelningar.

Det var också viktigt att enskilda individer kunde börja arbeta i verktyget utan hjälp från IT. Faktum är att ett par hundra anställda på Zoom redan använde Asana på egen hand. Detta, i kombination med systemens flexibilitet, den inbyggda Jira-integration och den marknadsledande positionen, bidrog till att IT-teamet valde Asana som Zooms standardplattform.

Lansering: lära människor att hantera projekt på Zoom-sättet

IT introducerade Asana på fem avdelningar till en början, och när cheferna tog in projekt i plattformen följde deras teamkollegor efter. Fler och fler grupper hängde på när de såg värdet i att centralisera arbetet, med en enkelt delbar länk till ett Asana-projekt där allt fanns samlat. IT fick ledarskapet att haka på genom att flytta de månatliga affärsgranskningarna till Asana.

Greg säger: "När vi väl gjorde Asana officiellt spred sig den uppdämda efterfrågan på ett arbetshanteringsverktyg och vi såg hur allt fler började använda det." Den tid Zoom sparade genom att arbeta i Asana ökade med 200 % varje år i takt med att användningen ökade.

Gregs team använde Asana-lanseringen för att lära personalen allmänna organisatoriska färdigheter och berätta om "Zoom-sättet" att få saker gjorda. ”Asana är vårt klassrum där vi kan hjälpa människor att lära sig ett nytt sätt att hantera projekt”, säger han. "Vi använder det för att lära ut grundläggande projektledningsfärdigheter och hur man arbetar på ett repeterbart och skalbart sätt för att uppnå resultat."

Idag har Zoom några Asana-experter på varje avdelning som utbildar nya medarbetare i gruppens arbetsflöden, medan Gregs team är tillgängligt för ytterligare utbildning och komplex projektdesign. De visar ofta upp säkerhetsteamets Asana-struktur som ett exempel på hur man strukturerar portfolior och standardiserar projekt.

Så samarbetar tekniska och icke-tekniska team i Asana

Olika avdelningar inom Zoom använder Asana som en referenskälla.

Kontakterna mellan teknik och affärer De tekniska teamen hanterar sina dagliga uppgifter i Jira, vilket är synkroniserat med Asana så att de inte behöver uppdatera marknadsföringen varje gång de släpper en ny version. "Det har löst vårt problem helt och hållet", säger Greg.

Marknadsföring Det globalt utspridda marknadsföringsteamet använder Asana för att planera kampanjer och evenemang samt för att hantera inkommande förfrågningar från andra team på Zoom.

Business Services & IT IT använder Asana för globala lanseringar och systemändringar, såsom Bring Your Own Device-programmet, som fick 90 % fler registreringar. ”Asana gjorde det enkelt att hantera ändringar”, säger Greg. "Vi kunde spåra varenda liten underuppgift som krävdes för att hjälpa Zoom-anställda att förstå programmet. Det pågick för mycket för att ett kalkylark skulle ha varit effektivt."

Säkerhet Säkerhetsteamet använder Asana för att hålla sina projekt uppdaterade i realtid, så att alla kan se sin status. Detta är avgörande för teamets stora tekniska implementeringar och lanseringar som omfattar hela företaget, vilka kan involvera upp till 20 medarbetare och många fler intressenter. Teamet använder portfolior för att organisera kontinuerliga storskaliga initiativ och kapslade portfolior för projekt inom ramen för dessa.

Team använder sig av en standarduppsättning Asana-funktioner på ett flexibelt sätt så att det passar deras processer.

Projekten fungerar som referenskälla, och projektöversikterna ger sammanhangsinformation om mål, omfattning, tid och kostnad, så att ingen behöver fråga projektledaren.

Portfolior grupperar projekt efter deras program, tydliggör teamets arbetsbelastning och kapacitet och gör det möjligt för cheferna att övervaka statusen i en enda vy.

Integreringar som Jira Cloud skapar kontakt mellan tekniska team och affärsteam. Med Zoom-integreringen kan mötesdeltagare göra anteckningar i en Asana-uppgift direkt i ett Zoom-möte. Zapier-integreringen hjälper till att automatisera olika steg i arbetsflödena, medan Google Drive-integreringen kopplar filer till projekten de tillhör.

Formulär hjälper teamen att samla in inkommande förfrågningar från interna källor i en enda kanal. Till exempel samlar teamet som skapar innehåll i Sales Ops Enablement all information i förväg i sitt vanliga Asana-formulär. Greg säger: "De kunde använda processen från första dagen. De delar en formulärlänk, får en säker förfrågan, omfattning och tillhandahåller en uppskattning av tidsfristen."

De kan snabbt återupprepa sin process genom att ändra fälten i Asana-formuläret. Zoom-anställda skickar in nästan 900 formulär per månad, och de effektiviseringar som skapas gör att företaget sparar in uppskattningsvis 335 arbetsdagar per år.

Mallar skapar en startpunkt för nya projekt, sparar tid och ser till att inga steg glöms bort. "Om jag använder en Asana-mall", säger Greg, "blir det som tidigare var en timmes projektplanering bara femton eller tjugo minuter. Ett timslångt kickoff-möte blir bara hälften så långt. Tidsbesparingarna är betydande.”

Zoom sparar 667 arbetsdagar per år

Idag sparar Zoom uppskattningsvis 667 arbetsdagar per år med Asana-funktioner som formulär, kommentarer, mallar med mera. Det är mer än två års vanliga 40-timmars arbetsveckor.

Vissa team har slutat göra manuella uppdateringar av sina bildspelspresentationer till ledningen, istället använder de porfolior för att ge ledningen en utzoomad vy över alla initiativ. Det är också lätt att upptäcka när grupper arbetar med liknande projekt, så att de kan konsolidera arbetet och arbeta tillsammans.

Index för arbetets anatomi fann att denna typ av dubbelarbete är vanligt, och kunskapsarbetare spenderar 13 % av sin tid på arbete som redan är gjort. Risken att detta ska inträffa blir större när en anställd använder många olika appar för att få saker gjorda. Men för Zoom har en central samlingspunkt för alla projekt satt ljuset på onödigt dubbelarbete.

När alla scheman, uppgifter och kommunikationer finns på ett och samma ställe är det enklare att samarbeta på distans.

Organisation och disciplin hjälper företag att skala upp

I takt med att Zooms projekthanteringsfunktioner fortsätter att växa, växer fler grupper som Gregs fram i företaget. De fortsätter att förespråka och skapa innovation kring Zoom-sättet för att få saker gjorda, vilket hjälper alla att genomföra arbetet snabbare och i större skala.

När anställda arbetar tillsammans i Asana minskar Zoom avståndet mellan sina team – precis som deras produkter hjälper till att minska avståndet mellan kollegor, nära och kära och till och med premiärministrar.