Viessmann utvecklar framtidens klimatlösningar med Asana

Viessmann har befunnit sig i konstant förändring sedan drygt 100 år tillbaka, då de har gått från värmesystem till att bli en ledande aktör inom modern teknik. Det familjeägda företaget har förvandlats till en global leverantör av klimatkontrollösningar för bostadsutrymmen och fokuserar på att utveckla och genomföra intelligenta, hållbara energisystem och kylningslösningar för sina kunder inom bostad, industri och handel.  

Viessmann, som har sitt huvudkontor i Tyskland, har idag över 12 750 anställda i 74 länder och hade 2,8 miljarder euro i omsättning år 2020. De älskar innovation och ser till att hålla koll på tekniska och affärsmässiga trender för att förbli konkurrenskraftiga och möta marknadens föränderliga behov. 

Att skapa en digital arbetsplats för framtiden

Under de senaste fyra generationerna har Viessmann letts av framåtblickande entreprenörer som har drivit företagets fortsatta tillväxt. Den nuvarande VD:n Maximilian (Max) Viessmann gick med i företaget 2015 och påbörjade nästa fas av företagets resa: fokus på digital omvandling.

Max bestämde sig för att digitalisera både företagets produktsortiment och interna arbetsprocesser. Han överlämnade ansvaret för att planera och genomföra deras övergång till en ny digital arbetsplats till Alexander Poellmann, företagets dåvarande chef för smarta kontor och samarbete. 

Utifrån Max direktiv bestämde sig Alex och hans team för att hitta en enkel, intuitiv arbetshanteringsplattform som alla anställda kunde använda för att samarbeta mer effektivt. Deras sökande ledde dem till Asana. De valde plattformen eftersom det skulle ge alla anställda insyn i deras företagsstrategi – från den övergripande visionen till specifika mål och individuella uppgifter – vilket ligger i linje med Viessmanns kultur av öppenhet. Asana är också lätt att använda så teamet kände sig säkra på att medarbetarna skulle anta det, oavsett deras arbetsstil. Slutligen kan Asana nås när och var som helst via webben och mobilappen, vilket ger den flexibilitet som behövs för att samarbeta på olika platser och när man arbetar på distans.

De första avdelningarna som började använda Asana var de team som ansvarade för den digitala omvandlingen av företaget, IT och forskning och utveckling, och därefter lanserandes det i resten av företaget. Nu är Asana standardplattformen för att genomföra strategiska mål, hantera avdelningsövergripande projekt och säkerställa standardiserade arbetsflöden i hela Viessmann. De har helt integrerat plattformen i sin verksamhet. Asana används till exempel för att hantera hela produktutvecklingsprocessen, från idé till lansering på marknaden.

En nyckel till ett framgångsrikt införande av Asana på Viessmann har varit de 50 "Asana-hjältarna" – den första kontaktpunkten för frågor från kollegor, som har till uppgift att aktivt optimera och skala upp programvaran. De är experter på att kartlägga Viessmann-processer i Asana och ansvarar för att snabbt bredda användningen av nya funktioner och möjligheter. Hjältarna har ett nära samarbete med företagets kundframgångsansvarige från Asana, som ger insikter och uppdateringar om nya funktioner när de lanseras.

Få ut mesta möjliga av det nya sättet att arbeta

För att komplettera Asana började Viessmann också använda Google Workspace för kommunikation, fildelning och samarbete. En tät integration mellan Asana och Google Workspace gör det möjligt för anställda att skapa Asana-uppgifter direkt från sin Gmail-inkorg, planera sitt arbete i Google Kalender och länka Google Drive-filer till projekt. Detta säkerställer att det alltid är lätt att hitta och få tillgång till information.

Viessmann använder Asana i nästan alla sina dotterbolag, så att teammedlemmar i hela företaget kan samarbeta smidigt. När de förvärvar nya företag bjuds de nya medarbetarna in till Asana så att de kan börja samarbeta med sina kollegor direkt. Och med tanke på att deras verksamhet finns över hela världen har det varit viktigt att låta anställda samordna projekt över tidszoner, team och platser i Asana, samt sätta upp realistiska milstolpar och sträva efter gemensamma mål.

Några av sätten de använder Asana på är:

• Ledningskommunikation: Ledningen fångar upp de viktigaste delarna av företagets strategi i ett Asana-projekt, inklusive högprioriterade produkt- och organisationsförändringar. När arbetet startar delas alla uppdateringar med anhängare av dessa initiativ, vilket gör det möjligt för dem att proaktivt kommentera, ställa frågor och engagera sig i arbetet. 

• Teamsamarbete: Förut stannade informationen ofta inom ett team, men eftersom Viessmann jobbar med flexibla metoder måste anställda kunna dela information tvärfunktionellt. Asana gör det möjligt för människor i olika team och funktioner att samarbeta och dela information inom projekt som är tillgängliga för alla. 

• Hantering av interna förfrågningar: Många team, från marknadsföring till kvalitetshantering till produktionsrelaterade funktioner, använder Asana för att hantera inkommande förfrågningar. Anställda fyller nu i ett Asana-formulär för att skicka in nya förfrågningar, vilket skapar en uppgift i teamets projekt. Detta säkerställer att teamet får den information de behöver i förväg och att alla förfrågningar är samlade på ett enda ställe så att de kan hantera sin arbetsbelastning. Dessutom kan anställda följa förloppet på sin förfrågan och teamen använder regler för att automatisera steg i uppfyllelseprocessen. Denna ökade öppenhet mellan förfrågare och team har förbättrat processeffektiviteten och produktiviteten.

Att hantera sitt arbete i Asana har gett Viessmann en enorm konkurrensfördel, särskilt sedan början av covid-19 2020. Processer fortsatte att köras, oavsett plats, vilket gav värdefull stabilitet under en tid av stora störningar för anställda som var tvungna att arbeta hemifrån. Antalet dagliga åtgärder som vidtogs av anställda i Asana mer än tredubblades under denna tid – från cirka 100 000 i september 2019 till cirka 350 000 idag.

Kontinuerligt optimerade processer med Asana

Med Asana har Viessmann förbättrat samarbetet och kontakten mellan teamen så att de kan vara mer agila, röra sig snabbare och proaktivt svara på förändrade marknadsbehov – och skapa mer värde för kunderna.

Viessmann menar också Asana har hjälpt till att öka företagens transparens avsevärt. Genom att koppla företagets strategi till det operativa arbetet på en plats som alla har tillgång till är företagets mål och ansvar tydligt för alla. Dessutom hjälper detta medarbetarna att bättre prioritera sina uppgifter och se hur deras arbete bidrar till företagets vision. Asana hjälper också till att göra Viessmann till en mer attraktiv arbetsgivare för unga talanger – en tydlig konkurrensfördel i tider då det råder brist på kvalificerad arbetskraft.

Sammantaget menar Viessmann att Asana har ökat deras effektivitet avsevärt. Företaget genomför projekt snabbare, dubbelarbete undviks och byråkratin minskar. Asana gör det också enklare att engagera ytterligare resurser i projekt, vilket hjälper till att undvika förseningar och klara deadlines, vilket har lett till snabbare utvecklingscykler och ökad produktivitet.

Vad är nästa steg på Viessmann?

Den operativa effektiviteten och transparensen som skapats av Asana har gjort det möjligt för Viessmann att ta sig an de nya möjligheterna i vår tid – som hållbarhet – med den gemensamma kraften i ett globalt team. De intensifierar sina ansträngningar för att uppnå "netto noll"-koldioxidutsläpp, ett mål som Viessmann planerar att uppnå genom att fortsätta utveckla innovativa och hållbara lösningar för klimatskydd. Och allt detta ligger helt i linje med deras vision för framtiden: att främja en god miljö och ge möjligheter för kommande generationer.