HelloFresh erbjuder innovativa recept till sina kunder med Asana

HelloFresh har ett ambitiöst uppdrag – att förändra hur människor äter, för gott. Deras mål är att förse varje hushåll med hälsosamma, hemlagade måltider, ingen shopping och inget krångel. Och de är på god väg att uppnå det. Företaget är nu världens ledande leverantör av måltidspaket och har upplevt en anmärkningsvärd tillväxt sedan starten i Tyskland 2011.

På bara ett årtionden har företaget vuxit till att leverera cirka en miljard måltidspaket till kunder i 17 länder enbart under 2021, vilket genererar en årlig nettoomsättning på 6 miljarder euro. Under 2017 slutförde HelloFresh en framgångsrik börsintroduktion på Frankfurtbörsen och stärkte sin status som världens populäraste leverantör av måltidspaket.

För att hjälpa till att förändra hur människor äter tillhandahåller HelloFresh måltidspaket som innehåller alla ingredienser som behövs för att laga en hälsosam och välsmakande måltid hemma. Allt som krävs för en utsökt måltid planeras noggrant, anskaffas och levereras till varje kunds ytterdörr vid en lämplig tidpunkt. Detta minskar också matsvinnet och hjälper shoppare att spara pengar, eftersom HelloFresh bara köper ingredienserna i exakt de kvantiteter som behövs.

Teknik: en viktig framgångsfaktor på HelloFresh

Tekniken har varit en viktig drivkraft för HelloFreshs framgång när företaget expanderar över hela världen. Företaget använder teknik för att leverera bätte kundvärde som de delar med sig av på sin HelloTech-blogg, där de utforskar ämnen såsom hantering av leveranskedjan och användning av av Kubernetes-kluster och Kafka för dataorkestrering.

Leveranskedjan är en av de mest kritiska framgångsfaktorerna för en organisation som HelloFresh. Företaget måste ständigt anskaffa högkvalitativa ingredienser för sina måltidspaket samtidigt som de anpassar sig till förändrade kundpreferenser och säsongsbetonade förändringar i tillgången på ingredienser.

För att göra det förlitar sig HelloFresh på de tolv personerna som ingår i avdelningen för strategisk upphandling för att samordna inköpsaktiviteter i DACH-regionen. Teamet använder Asana för att hantera denna komplexa process så att de har insyn i allt arbete som pågår i avdelningen och kan minska potentiella fel. 

Asana säkerställer framgångsrik samordning mellan avdelningar för HelloFresh

Teamet för strategisk upphandling har ett nära samarbete med HelloFreshs receptutvecklare för att skapa innovativa men ändå enkla, välsmakande och säsongsbetonade måltider för kunderna. Det är en tvåvägsrelation: receptutvecklare måste veta vad som är tillgängligt för dem, och strategisk upphandling måste kunna anskaffa dessa ingredienser i tillräckliga mängder. Hänsyn måste även tas till komplexiteten i att anskaffa ingredienser till rätt pris, eftersom HelloFresh strävar efter att försäkra sina kunder om att de får färska och prisvärda måltidsalternativ. Företaget tar ständigt hänsyn till kundfeedback för att förbättra receptens kvalitet och lockelse.

Det är ingen lätt uppgift att säkerställa att processen mellan inköp av ingredienser och utveckling av recept är smidig. På huvudkontoret i Tyskland förlitar sig HelloFresh på Asana för att säkerställa att avdelningar såsom strategisk upphandling och ingrediensutvecklingsteamet kan samordna arbetet och samarbeta sömlöst.

Innan de hanterade sitt arbete i Asana förlitade sig HelloFresh på kalkylark för att kartlägga processen för anskaffning av ingredienser och inventering, och delade dem sedan via e-post mellan teamen. HelloFresh visste att de behövde ett nytt sätt att hantera detta viktiga arbete på för att förbättra kommunikationen, främja ansvarstagandet och prioritera de effektivaste ingredienserna och recepten för att öka kundnöjdheten. 

Numera kan alla i teamet enkelt hänvisa till ingrediensinventeringsprojektet i Asana för att kontrollera om ingredienser endast är tillgängliga under vissa säsonger eller för en viss typ av kök, och enkelt utesluta produkter som är olämpliga för rå konsumtion från specifika recept. Med Asana är ingrediensinformation alltid lättillgänglig vilket har gjort det möjligt för teamet att arbeta snabbare. 

Asana antogs sedan snabbt av ingrediensutvecklingsteamet, som har ett nära samarbete med teamet för strategisk upphandling om nya ingrediensförfrågningar och för att hantera inventeringen som används i menyerna som kunderna köper. Under en hektisk månad kan teamet få över 100 förfrågningar om nya produkter och ingredienser, och det finns många rörliga delar att hantera, team att samarbeta med och åtgärdspunkter att slutföra. HelloFresh erbjuder till exempel DACH-regionen 30 olika recept varje vecka, så flexibilitet och smidighet är ett måste. 

En smidig och sömlös migrering till Asana

Enligt Mónica Mora, ingrediensutvecklare, var migreringen till Asana smidig och sömlös. ”När vi införde Asana följde vi en enkel vattenfallsmodell. Vi började med att kartlägga allt arbete och sedan överförde vi det till Asana”, berättade Mónica. ”Sedan bestämde vi vem som var involverad i varje steg i ingrediensanskaffningsprocessen och vilka detaljer och underuppgifter som behövde tilldelas till varje åtgärd för att förfrågan skulle gå vidare. Vi försökte vara så nära den tidigare processen som möjligt så att teamet skulle känna till den för att säkerställa ett smidigt införande.” 

Att använda Asana stärker ingrediensteamet, säger Mónica: ”Vi använder oss i stor utsträckning av regler för att automatisera stegen i vår process. En ingrediensförfrågan representeras som en uppgift i projektet och den flyttas automatiskt till olika avsnitt med hjälp av regler när den går igenom de olika stadierna i processen. När förfrågan flyttas till ett nytt avsnitt tilldelas uppgiften automatiskt till den teammedlem som är ansvarig för det steget. När ett prov har levererats omtilldelas det till exempel till den person som är ansvarig för kvalitetskontrollsteget. Därefter flyttas förfrågan och tilldelas på nytt till den strategiska inköpsavdelningen som ansvarar för anskaffningen av produkten.” Detta gör det möjligt för teamet att se vilken fas varje förfrågan befinner sig i och vem som är ansvarig för det steget. ”När den perfekta ingrediensen har testats och godkänts informerar Asana automatiskt alla intressenter om att ingrediensen har lagts till i repertoaren”, berättar Mónica. ”Då kan våra receptutvecklare börja använda den nya ingrediensen.”

HelloFresh-processer körs snabbare med Asana

Genom att introducera Asana för att hantera processen för anskaffning av ingredienser och inventering kan HelloFresh utveckla och lansera nya säsongsbetonade recept som uppfyller kundernas önskemål snabbare. Mónica betonar att med Asana är åtgärdspunkter synliga, ansvarsområden tydliga och teammedlemmarna vet när arbetet behöver göras, vilket säkerställer att de håller sina deadliner. Och det är något som alla kan uppskatta.

En utsökt framtid med Asana

Baserat på de stora framgångar som har uppnåtts hittills integrerar HelloFresh för närvarande nya processer, såsom att implementera nya leverantörer för att lägga anbud på projekt och att avlägsna ingredienser, för att synkronisera sömlöst med ingrediensförfrågningar. I framtiden förutser Mónica en mer utbredd användning av Asana inom företaget då andra team upptäcker fördelarna som de strategiska inköps- och ingrediensutvecklingsteamen upplever. Till exempel testar andra team redan Asana för provtagning och rapportering av recept. För sitt team planerar Mónica att dra nytta av fler av Asanas kraftfulla funktioner och tidsbesparande rapporteringsmöjligheter för att hjälpa till att utveckla innovativa recept som matchar kundernas föränderliga preferenser. Det låter utsökt.