Modelo de cartão Kanban

Kanban é uma metodologia de gestão de projetos frequentemente usada por meio da qual as equipes podem equilibrar os trabalhos que precisam concluir de acordo com a disponibilidade de cada membro da equipe. A ideia é que o membro da equipe “puxe” tarefas de um backlog e as mova pelas etapas designadas do fluxo de trabalho. Normalmente, as equipes implementam o método Kanban usando quadros Kanban.

Se o quadro Kanban é um esqueleto, os cartões Kanban são os músculos. Eles contêm todas as informações de que os desenvolvedores precisam para saber como realizar uma tarefa. Se a sua equipe quiser criar um processo Kanban mais consistente, criar um processo Kanban mais consistente Kanban pode ajudar a agilizar os fluxos de trabalho. Veja a seguir como funciona.

O que é um modelo de cartão Kanban?

No método Kanban, cada tarefa de projeto é representada por um cartão que contém todas as informações da tarefa. Ele pode trazer informações como uma visão geral, datas importantes, partes interessadas importantes e o status da tarefa. Um modelo de cartão Kanban é uma estrutura repetível que pode ser duplicada para criar tarefas que sigam um padrão predefinido. 

Os modelos de cartão Kanban não servem apenas para dar consistência, mas também para se assegurar de que a sua equipe receba as informações de que precisa para iniciar o fluxo do trabalho. Quando todas as informações necessárias para a tarefa estão no mesmo lugar, os membros da equipe podem se concentrar em realizá-la em vez de ir atrás dos detalhes que faltaram.

Com este modelo, fica fácil para os membros da equipe encontrarem as informações necessárias para concluir a tarefa. Uma formatação consistente ajuda a fazer com que todas as solicitações de tarefa recebidas tenham as mesmas informações, organizadas da mesma forma.

Como criar um modelo de cartão Kanban

Ao criar o seu modelo de cartão Kanban, organize um debate criativo de ideias com a sua equipe Scrum ou Agile para colocar em um quadro Kanban todas as informações de que precisam para realizar uma tarefa corretamente. Isto pode ajudar a evitar gargalos ou atrasos no tempo de produção, minimizando a necessidade de procurar informações posteriormente.

É importante que o seu modelo de cartão Kanban contenha as informações certas. Veja alguns dos elementos mais comuns de um cartão Kanban.

• Um nome de tarefa que descreva uma ação: começar os nomes das tarefas com um verbo deixa claro qual é a tarefa que precisa ser feita. “Adicionar funcionalidade ao aplicativo Web”, por exemplo, dá uma ideia geral do tipo de trabalho que precisa ser feito na tarefa. 

• Datas importantes: em função do fluxo de trabalho da sua equipe, determinadas datas são importantes para os gestores de projeto e para os desenvolvedores. Por exemplo: pode ser importante para o gestor do projeto saber a data de início de uma tarefa, mas pode ser que o desenvolvedor precise saber quando a tarefa precisa estar concluída.

• Responsável pela tarefa: trata-se da pessoa responsável por concluir a tarefa. Se alguém tiver dúvidas sobre a tarefa, esta pessoa pode esclarecê-las.

• Status da tarefa: no sistema Kanban, este elemento corresponde ao local em que o cartão fica no quadro. Cada equipe tem um fluxo de trabalho singular para acompanhar os trabalhos em andamento, então é importante que todos conheçam os diferentes estágios do quadro Kanban da sua equipe.

Algumas informações de um quadro Kanban também são importantes para gestores de projeto. Veja a seguir algumas informações opcionais que podem proporcionar um contexto importante para os gestores de projeto:

• Prioridade da tarefa: é o nível de importância de uma tarefa em relação às outras ao seu redor. Priorizar tarefas pode ajudar a otimizar o tempo de execução ou o ciclo de produção, conhecido como lead time no conceito original inglês, de tarefas que precisam dessa priorização. Isso pode ajudar a equipe de desenvolvimento a decidir quais tarefas deve concluir primeiro.

• Story points: estasestimativas de esforço são uma forma de ponderar as tarefas considerando a quantidade de tempo ou esforço necessário para concluí-las. Esta informação é importante na gestão de tarefas para que um gestor de projetos possa evitar que a equipe fique sobrecarregada com muitos trabalhos. 

• Projeto ou iniciativa de proveniência: algumas equipes têm tarefas de projetos diferentes em um único quadro Kanban. Identificar a qual iniciativa um cartão pertence ajuda a dar mais contexto para o desenvolvedor e mantém as informações organizadas para as demais partes interessadas.

• Subtarefas: algumas tarefas podem exigir tanto trabalho que precisam ser divididas em tarefas menores, como subtarefas. Anexar estas tarefas a uma tarefa principal ajuda a manter o trabalho organizado.

• Monitoramento de tempo: se você trabalha em uma agência, é importante monitorar o tempo para fins de cobrança de clientes e determinação de preços. 

Como usar um modelo de cartão Kanban

Depois que a sua equipe identificar em um quadro Kanban todas as informações de que precisará para executar corretamente uma tarefa, você terá tudo o que necessita para criar o seu modelo de cartão Kanban. A maneira mais fácil é usar uma ferramenta de gestão de projetos digital que permita a criação de tarefas a partir de um modelo e o acesso a informações em tempo real.

Criar um modelo de cartão Kanban em um sistema de gestão de projetos digital faz com que se torne fácil e rápido criar um novo cartão Kanban: basta duplicar o modelo e preenchê-lo com as informações relevantes associadas à nova tarefa.

Recursos integrados

• Formulários. Quando um formulário é preenchido, ele aparece como uma nova tarefa em um projeto na Asana. Receber informações por meio de um formulário possibilita padronizar a forma de começar os trabalhos, reunir as informações necessárias e assegurar que nenhuma tarefa fique para trás. Em vez de tratar cada solicitação como um processo específico, crie um sistema padronizado e um conjunto de perguntas que todos devem responder, ou use a lógica de ramificação, que adapta as perguntas com base nas respostas anteriores do usuário. Enfim, os formulários ajudam a reduzir o tempo e esforço necessários para gerenciar as solicitações recebidas. Com isso, a equipe terá mais tempo para se concentrar nos trabalhos mais importantes.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que executem trabalhos qualificados e estratégicos.

• Campos personalizados. Campos personalizados são a melhor maneira de identificar, organizar e filtrar trabalhos. Crie campos personalizados únicos para cada informação que precisar acompanhar — desde a prioridade e o status até o e-mail ou número de telefone. Use campos personalizados para organizar e programar os seus afazeres e saber em que trabalhar primeiro. Além disso, compartilhe os campos personalizados entre as tarefas e os projetos para garantir consistência na organização.

• Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão longínqua ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas.

Aplicativos recomendados

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• GitHub. Sincronize as atualizações de status de pull requests do GitHubb para tarefas Asana, de forma automática. Acompanhe o progresso das pull requests e aprimore a colaboração multissetorial entre as equipes técnicas e não técnicas, tudo dentro da Asana.

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real e sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a atribuição de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance com tranquilidade entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo.

Perguntas frequentes