O que são os fluxos de trabalho? Use estas sete etapas simples para começar a criá-los

O termo fluxo de trabalho é ambíguo. Para alguns, um fluxo de trabalho é um processo, mas, para outros, é uma forma de organizar informações. 

O fato de o termo ser tão vago tem consequências reais. A falta de clareza sobre o que significa fluxo de trabalho torna o trabalho confuso, o que leva a um problema de eficiência. Por exemplo, os profissionais do conhecimento dedicam, em média, 60% do seu tempo à organização para o trabalho, que inclui pesquisar informações ou acompanhar o status do trabalho. Apesar disso, mais de um quarto dos prazos ainda são perdidos todas as semanas. Embora trabalhemos muito e estejamos ocupados o dia todo, continuamos perdendo os prazos e nos atrasando com frequência.

Algo não está certo.

É aí que entram os fluxos de trabalho, bem como o entendimento do que eles são. Entender claramente o que é um fluxo de trabalho e como implementá-lo ajuda a organizar eficazmente o trabalho da sua equipe, atingir as metas dos seus projetos e criar um mapeamento de processosduradouro e eficaz. Veja a seguir como.

O que é um fluxo de trabalho? 

Um fluxo de trabalho é um processo de ponta a ponta que ajuda as equipes a atingirem suas metas, conectando as pessoas certas ao dados necessários no momento correto. Após configurado, um fluxo de trabalho ajuda a organizar as informações de modo que, além de compreensíveis, elas também sejam reiteráveis. 

Um fluxo de trabalho eficaz inclui sete etapas, organizadas com flexibilidade em três estágios: planejamento, execução e revisão:

Planejamento: 

1. Concepção e coleta de informações;

2. Recebimento de solicitações;

3. Priorização e alocação de recursos;

Execução:

4. Desenvolvimento e revisão;

5. Monitoramento do progresso;

Revisão:

6. Aprovação;

7. Geração de relatórios.

Em que circunstâncias devo criar um fluxo de trabalho?

Os fluxos de trabalho são especialmente úteis para equipes e departamentos. Quando usados corretamente, eles fornecem a clareza de que a sua equipe precisa para atingir as suas metas mais rapidamente. 

É possível criar um fluxo de trabalho eficaz para uma iniciativa com cronograma definido e que possui uma meta final, como no caso de uma campanha de marketing, programas de integração de novos funcionários e aquisições, bem como para processos recorrentes e trabalhos perenes, como calendários de conteúdo, solicitações de TI e monitoramento de bugs.

Por que os fluxos de trabalho são importantes

Embora cada fluxo de trabalho seja diferente, todos eles são construídos sobre os mesmos alicerces, como blocos de Lego. Esses componentes básicos são flexíveis o suficiente para suprir as necessidades de qualquer equipe ou organização. O mais importante é codificar os seus processos essenciais para os negócios para criar uma estrutura na sua organização. Assim, ninguém fica perdido em relação ao próximo passo ou a quem é responsável por cada parte do projeto. Conseguir eliminar essa incerteza é um progresso revolucionário.

Esse nível de estrutura pode trazer benefícios tangíveis para a sua equipe, como:

• Otimizar a coordenação entre os membros da equipe do projeto.

• Impulsionar os ganhos de produtividade (sem sacrificar a qualidade ou os custos).

• Melhorar a alocação de recursos.

• Aumentar a visibilidade do projeto.

• Ajudar os líderes a tomarem decisões mais inteligentes, pois tudo pode ser monitorado no mesmo lugar.

• Reduzir a coleta manual de informações e trabalhos duplicados.

• Eliminar a compartimentalização de dados, coletando tudo em um ponto central de referência acessível por todos.

• Dar aos membros da equipe uma noção de como o seu trabalho contribui para as metas e os objetivos compartilhados da organização.

• Reduzir os palpites e desbloquear o potencial dos membros da equipe.

• Substituir processos ad hoc e sistemas específicos por um ponto central de referência.

Em vez de sempre ter que reinventar a roda, com os fluxos de trabalho, as equipes podem aumentar o seu impacto e adaptar-se para dar o melhor de si no trabalho.

Os três principais benefícios de um fluxo de trabalho definido

Os fluxos de trabalho podem parecer trabalhosos de configurar, mas processos bem definidos e reiteráveis são um dos principais impulsionadores do crescimento. Com um fluxo de trabalho eficaz, é possível eliminar a organização para o trabalho, diminuir as frustrações, aumentar a clareza e motivar os funcionários. O investimento inicial acabará poupando muito tempo e estresse no futuro.

Visibilidade em tempo real

Não é nenhum segredo que insights implementáveis e obtidos em tempo real aumentam a eficiência da equipe. Obter esses insights pode ser difícil, e para isso temos os fluxos de trabalho.

Um fluxo de trabalho eficaz conecta as pessoas certas às informações necessárias no momento correto. Esse nível de conexão aumenta a visibilidade dentro de um projeto e entre projetos, para que todos os membros da equipe saibam exatamente o que está sendo feito por quem e até quando, e por que é importante. Mais especificamente, esse nível de visibilidade ajuda a:

• Obter insights úteis em tempo real para aumentar a eficiência da equipe.

• Planejar, alocar recursos e redimensionar o trabalho com precisão conforme necessário.

• Manter os participantes de nível executivo e de outros departamentos a par do progresso do projeto.

• Reduzir os atrasos e produzir entregáveis de qualidade superior.

• Obter uma visão geral do processo do seu projeto para entender, detectar e diagnosticar problemas.

Alinhamento entre e dentro de equipes multidisciplinares

Fluxos de trabalho claros e definidos proporcionam clareza e contexto multidisciplinares a diversas equipes. Quando há uma rede de projetos ou ferramentas conectadas, as equipes multidisciplinares veem com clareza o que está por trás do trabalho em andamento.

Uma boa ferramenta de gestão do trabalho permite-lhe definir e compartilhar fluxos de trabalho, independentemente de qual seja a sua equipe. Isso gera um ponto central de referência para todos os trabalhos e dados, rompendo as compartimentalizações entre as equipes para possibilitar uma colaboração mais integrada. Além disso, conectar iniciativas individuais aos fluxos de trabalho de grande escala da empresa permite que os membros da equipe vejam claramente quais partes do trabalho são mais importantes. Quando isso fica claro para todos os membros da equipe, todos podem focar-se nos trabalhos de maior prioridade e que causam o maior impacto.

Maior eficiência operacional

Os fluxos de trabalho codificam processos por meio de formulários de recebimento de solicitações de trabalho, automatização de processos corporativos e projetos modelados. Quando as pessoas certas são conectadas automaticamente aos dados necessários, a eficiência e a produtividade aumentam. Um fluxo de trabalho eficaz elimina a organização para o trabalho de modo a aumentar a velocidade da equipe. Quando a equipe conta com clareza, ela pode se focar no trabalho mais importante e que causa o maior impacto. Além disso, aumentar a transparência por meio de integrações entre as ferramentas usadas pela organização reduz a alternância de contextos. 

Comparação entre os fluxos de trabalho e outros processos corporativos

Para criar um fluxo de trabalho, é provável que incorpore diversos processos corporativos. Saiba o que os fluxos de trabalho têm em comum e em que diferem destas práticas:

Fluxos de trabalho versus gestão de processos corporativos

Um processo corporativo é uma sequência de tarefas. A gestão de processos corporativos é a prática da análise e melhoria dos processos corporativos de forma eficiente e eficaz. 

A gestão dos fluxos de trabalho faz parte da gestão de processos corporativos. Os fluxos de trabalho organizam os dados de forma compreensível e reprodutível ao focar em planejamento, execução e revisão. Portanto, um fluxo de trabalho eficaz é um processo corporativo repetível e sustentável.

Fluxos de trabalho versus listas de controle

Uma lista de controle é uma lista de pendências ou de afazeres. Uma lista de controle é mais simples que um processo corporativo, pois as tarefas em uma lista de controle geralmente contêm trabalhos de diversas iniciativas, sem nenhuma ordem específica. 

As listas de controle podem ser usadas como parte de um fluxo de trabalho para assegurar que nada passe despercebido. As listas de controle e os fluxos de trabalho são ferramentas simples mas poderosas, que, quando usadas em conjunto, ajudam a sua equipe a dar o melhor de si no trabalho. Tente incluir listas de controle no processo de ponta a ponta do seu fluxo de trabalho para ajudar a equipe a atingir as metas.

Fluxos de trabalho versus diagramas de Gantt

Um diagrama de Gantt é uma ferramenta de gestão de projetos visual que representa o cronograma do projeto como um diagrama de barras horizontais. Cada barra de um diagrama de Gantt representa uma etapa do processo. O comprimento da barra representa o tempo que aquele trabalho levará. 

Os diagramas de Gantt são ótimas ferramentas de gestão de projetos visuais, usadas mais comumente para monitorar iniciativas baseadas em cronogramas, como o planejamento de um evento ou o lançamento de um produto. Também é possível criar um fluxo de trabalho para transformar um projeto único em um processo reiterável para trabalhos futuros. No caso do planejamento de um evento ou do lançamento de um produto, o uso de diagramas de Gantt e outros softwares de gestão de projetos visuais, como os quadros Kanban, pode ajudar a atingir as metas mais rapidamente.

Fluxos de trabalho versus fluxogramas

Os fluxogramas são uma ótima forma de visualizar as etapas de um processo de forma sequencial. Por exemplo, um fluxograma pode mostrar a relação entre as cinco fases do projeto ou ajudar a visualizar uma relação de causa e efeito que esteja afetando o seu projeto. 

De um nível superior, pode ser útil visualizar as sete etapas do fluxo de trabalho em um fluxograma ou diagrama do fluxo de trabalho. Quando tiver uma noção clara das principais etapas do fluxo de trabalho, dê vida a esses processos com uma plataforma compartilhada de gestão do trabalho em tempo real.

Fluxos de trabalho versus gestão do trabalho

Os fluxos de trabalho são uma das partes principais da gestão do trabalho. Aliás, uma boa ferramenta de gestão do trabalho facilita a organização dos fluxos de trabalho da sua equipe ou departamento para coordenar pessoas e trabalhos em todos os âmbitos da sua organização. Os fluxos de trabalho potencializam a gestão do trabalho e asseguram que todos tenham as informações necessárias para realizar os trabalhos mais importantes.

Exemplos de fluxos de trabalho

Antes de falarmos sobre os benefícios de um fluxo de trabalho definido e como criar o seu próprio fluxo de trabalho, vamos ver alguns exemplos de fluxo de trabalho.

Fluxo de trabalho de feedback do cliente

1. Concepção e coleta de informações: um cliente envia um tíquete, solicitação ou feedback.

2. Recebimento de solicitações: a solicitação é processada na sua ferramenta de gestão de relacionamento com clientes, como, por exemplo, o Zendesk.

3. Priorização e alocação de recursos: a solicitação é encaminhada automaticamente à equipe apropriada. Por exemplo, no caso de uma solicitação de vendas, ela é encaminhada à Salesforce para triagem pela equipe de vendas. Os tíquetes e feedbacks também podem ser encaminhados a equipes internas que utilizem ferramentas de gestão do trabalho, como a Asana.

4. Desenvolvimento e revisão: as equipes tentam solucionar o problema do cliente.

5. Monitoramento do progresso: as integrações em tempo real otimizam e automatizam o trabalho entre as equipes. Em vez de informar as atualizações às equipes ou duplicar trabalhos entre ferramentas diferentes manualmente, integrações como a Asana para Zendesk asseguram que as suas equipes contem com as informações mais atuais na ferramenta que utilizam.

6. Aprovação: a solução final é enviada ao cliente pela equipe de clientes. Se necessário, a alteração é documentada. Se a solicitação não tiver sido abordada de maneira satisfatória, a equipe retorna à etapa quatro (desenvolvimento e revisão) para trabalhar numa nova versão.

7. Geração de relatórios: este tíquete específico é monitorado como parte do processo do fluxo de trabalho, a fim de medir o impacto geral do fluxo de trabalho de feedback do cliente. 

Fluxo de trabalho de gestão de campanhas

1. Concepção e coleta de informações: a equipe toda reúne-se para debater novas ideias de campanha. 

2. Recebimento de solicitações: colaborando com sua equipe, o líder do projeto cria briefs para todos os ativos de criação necessários para a campanha, como imagens, animações, vídeos, conteúdo e muito mais.

3. Priorização e alocação de recursos: o líder do projeto revisa todas as partes da campanha para entender como tudo se encaixa antes de priorizar os projetos e tarefas. Em seguida, o líder do projeto cria um calendário geral da campanha, para que todos os membros da equipe tenham uma visão geral do que está acontecendo na campanha.

4. Desenvolvimento e revisão: com os seus planos elaborados, pressione o botão de seguir adiante para acionar a produção de ativos de criação. Os colaboradores externos e colegas entram em cena. Se os ativos de criação exigirem mais trabalho, o fluxo de trabalho retorna ao estágio de produção de ativos de criação.

5. Monitoramento do progresso: enquanto sua equipe trabalha, o líder do projeto monitora o progresso por meio de uma plataforma de gestão do trabalho. Se um colega tiver um problema ou se os entregáveis do projeto estiverem atrasados, o trabalho pode ser desbloqueado facilmente.

6. Aprovação: quando tudo está nos eixos, o líder do projeto aprova o trabalho. A campanha entra no ar.

7. Geração de relatório: uma campanha pode ser um grande sucesso ou nem tanto, mas sempre ensina muito. O líder do projeto analisa os dados e pergunta aos membros da equipe o que funcionou e o que pode melhorar.

Fluxo de trabalho de planejamento de objetivos

1. Concepção e coleta de informações: a liderança corporativa decide com que frequência a organização definirá objetivos e principais resultados. A liderança investe em um sistema de gestão de metas para monitorar o trabalho.

2. Recebimento de solicitações: o líder da equipe, os membros e os principais participantes do projeto colaboram com ideias para as metas vindouras. 

3. Priorização e alocação de recursos: o líder da equipe prepara uma série de objetivos para o próximo período de metas. Idealmente, cada objetivo contribui para o objetivo que está logo acima, gerando clareza e alinhamento.

4. Desenvolvimento e revisão: quando sabem o que pretendem atingir, os membros da equipe podem realizar o trabalho. Com uma plataforma de gestão do trabalho, eles podem conectar o seu trabalho do dia a dia aos objetivos gerais, para que todos saibam quais trabalhos têm prioridade.

5. Monitoramento do progresso: enquanto sua equipe trabalha, o líder monitora o progresso de todos. Se o progresso ficar mais lento ou se prazos forem perdidos, o líder pode intervir e solucionar os percalços. Tanto o líder quanto os membros da equipe fornecem atualizações de status periodicamente na plataforma de gestão do trabalho. 

6. Aprovação: os membros da equipe finalizam o trabalho assim que o concluem. Os gerentes dão uma olhada e aprovam ou solicitam alterações, se necessário.

7. Geração de relatórios: ao fim de cada período, o líder da equipe revisa os objetivos e analisa o que funcionou e o que não funcionou durante o período de metas. Nas metas futuras, a equipe terá duas vezes mais pontos positivos e melhorará os negativos.

Sete etapas para criar um fluxo de trabalho eficaz

As sete etapas para criar um fluxo de trabalho eficaz dividem-se em três fases: planejamento, execução e revisão. Implementar estas etapas ajuda a organizar o trabalho de modo que, além de compreensível, ele também seja reiterável.

Os fluxos de trabalho reúnem os processos reiteráveis, para que não seja necessário reinventar a roda. Para ser eficaz, um fluxo de trabalho deve ser criado em uma ferramenta compartilhada que monitore as informações em tempo real. 

No exemplo abaixo, demonstraremos como criar um fluxo de trabalho na Asana. Se não souber por onde começar, veja como um software de gestão de fluxos de trabalho conecta as pessoas certas aos dados necessários no momento correto, para que as equipes possam se focar no impacto que causarão.

Passo 1: Concepção e coleta de informações

Qualquer fluxo de trabalho começa com uma ideia. Às vezes, as ideias já chegam totalmente formadas, mas a sua equipe também pode embarcar em uma nova iniciativa promissora com alguns princípios orientadores.

Durante esta etapa do processo de fluxo de trabalho, colete informações não estruturadas e debata ideias referentes ao projeto. Se for o caso, considere quaisquer limitações, restrições ou requisitos do projeto antes de passar para a próxima etapa.

Por exemplo, vamos ver um fluxo de trabalho de produção para a Web. O vice-presidente de marketing pede à sua equipe de criação que reformule completamente o site. Ele compartilha uma visão de como se quer a página antes de começar o projeto. Nesta etapa do fluxo de trabalho, a equipe debate algumas ideias iniciais, compartilha sites favoritos para servirem de inspiração e traça alguns esboços de alto nível com sua ferramenta de brainstorming, o Miro. 

Passo 2: Recebimento de solicitações

Quando já houver uma ideia geral do que será feito, é necessário lapidar os detalhes e o planejamento do projeto. Nesta etapa do fluxo de trabalho, certifique-se de reunir quaisquer dados, informações ou necessidades corporativas relevantes. Isso fundamenta o processo criado, os participantes envolvidos e o trabalho a ser entregue.

• Defina os objetivos do projeto e as metas SMART.

• Redija um Termo de abertura de projeto ou transforme o seu Termo em um brief de projeto.

• Crie e compartilhe um planejamento de projeto e um cronograma do projeto de alto nível.

• Identifique os principais participantes do projeto com um gráfico RACI.

• Agende uma reunião de lançamento do projeto.

• Defina o escopo do projeto para evitar desvios de escopo.

• Delineie os marcos importantes do projeto, bem como os entregáveis do projeto.

Nem todos esses materiais são necessários para todos os fluxos de trabalho, mas certifique-se de desenvolver material suficiente para fundamentar o resto do trabalho do projeto. Elimine as idas e vindas em busca de mais clareza, contexto e informações sobre o trabalho.

Para continuar com o nosso exemplo de fluxo de produção para a Web, o debate de ideias da sua equipe pode ser transformado em um brief de criação. Com uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana, é possível incluir os esboços iniciais do Miro no brief e combiná-los com outras informações do projeto, como o plano de comunicação.

3. Priorização e alocação de recursos;

Com o plano criado, está na hora de colocá-lo em prática, começando pela alocação de recursos. É necessário poder ver os seus processos para priorizar e atribuir eficazmente as tarefas com base na capacidade da equipe. 

Fluxos de trabalho eficazes vão além de maximizar a produtividade e realizar a maior parte possível do trabalho; trata-se de abrir um espaço para a criatividade. Quando aplicada com êxito, a gestão de recursos maximiza o desempenho dos funcionários e dissolve o caos, deixando a sua equipe satisfeita ao fim do dia, em vez de exausta.

Para tornar esta etapa do fluxo de trabalho reiterável, ela também precisa ser automatizada. Quando tiver uma noção clara da capacidade de cada membro da equipe, use a automatização de fluxos de trabalho para encaminhar o trabalho ao membro da equipe certo. Esclareça a prioridade de cada projeto e ajude os membros da equipe a ajustarem os prazos, se necessário, para assegurar que o trabalho de maior impacto seja realizado. 

No nosso exemplo, a sua equipe de criação tem um projeto de solicitações de criação na Asana. Quando chega uma solicitação, os fluxos de trabalho automatizados encaminham o trabalho ao membro da equipe certo. Cada iniciativa recebe um nível de prioridade, para que os membros da equipe saibam no que precisam se focar. Na mesma ferramenta, também se obtém um visão geral da carga de trabalho da sua equipe para reatribuir ou reagendar o trabalho conforme necessário. 

4. Desenvolvimento e revisão

Esta é a parte principal do trabalho no seu fluxo de trabalho: desenvolver os entregáveis do projeto, revisar e passar por um ciclo de feedback, e obter feedback por meio de aprovações dos participantes. 

Sem um fluxo de trabalho otimizado, boa parte desse trabalho é manual, sendo difícil encontrar o arquivo correto na hora certa. Fatores que contribuem muito para a perda de tempo com a organização para o trabalho são procurar documentos e solicitar aprovações. Portanto, manter essas informações em uma ferramenta centralizada reduz esse trabalho desnecessário para todos os membros da equipe. 

Quando as comunicações e arquivos são todos compartilhados no mesmo lugar, os membros da equipe dedicam menos tempo à organização para o trabalho e mais tempo ao trabalho propriamente dito. Então, comece a agir, usando a automatização para buscar as informações necessárias no momento certo.

Continuando com o nosso exemplo de fluxo de trabalho de produção para a Web, após atribuir o trabalho, os designers criam uma grade de linhas para a nova página inicial do site no Figma e, em seguida, anexam-na ao projeto. Na revisão, os participantes deixam comentários nos arquivos PDF com feedbacks específicos sobre o que está bom ou não. Quando os participantes do projeto aprovam os designs, eles podem ser entregues à equipe de desenvolvimento Web sem ter de repetir nenhum trabalho. Em vez disso, essas informações ficam armazenadas no projeto de solicitação de criação e no projeto de produção para a Web, para que todos tenham sempre acesso às informações mais atuais. 

5. Monitoramento do progresso;

Uma parte essencial de qualquer fluxo de trabalho é assegurar que todos os membros da equipe estejam a par do trabalho. Muitas vezes, os dados ficam espalhados por diversas ferramentas. Para relatar o progresso de um projeto, é necessário alternar entre ferramentas e coletar as informações manualmente no mesmo lugar. Porém, trabalhos manuais e repetitivos são um desperdício de tempo, e ninguém precisa de mais uma reunião de status.

Em vez disso, compartilhe atualizações de status do projeto na plataforma onde se realiza o trabalho, para que todos tenham o contexto necessário imediatamente. Se o projeto não estiver nos trilhos, o seu relatório de status informará o atraso aos participantes do projeto e como os eventuais obstáculos serão solucionados. 

Por exemplo, vários participantes estão envolvidos no fluxo de trabalho de produção para a Web, pois essa iniciativa foi proposta originalmente pelo vice-presidente de marketing. Porém, os participantes do projeto não precisam ser atualizados sobre todos os detalhes ou percalços. Em vez disso, compartilhe atualizações de status do projeto semanais com eles, adicionando contexto e links para tarefas e marcos concluídos pela equipe. 

6. Aprovação;

Às vezes, só falta aquela última aprovação, que parece impossível de conseguir. Pode ser que os líderes executivos estejam ocupados. Mesmo que só falte uma simples assinatura, o tempo deles é valioso e de difícil acesso. Em vez disso, um fluxo de trabalho de aprovação automatiza essa etapa, facilitando a obtenção da aprovação final. 

No nosso exemplo, a nova página está pronta para ser lançada, mas é necessário obter a aprovação do vice-presidente de marketing para fazer a alteração. Então, uma solicitação de aprovação (e não uma tarefa normal) é enviada ao vice-presidente de marketing. Essa notificação especial informa-o do tipo de feedback que precisa dar, para que possa responder rápida e facilmente. Com um simples clique, a aprovação é obtida, e a página é lançada dentro do prazo. 

7. Geração de relatórios.

Quer o projeto alcance o êxito ou se depare com alguns percalços, sempre há muito a ser aprendido com cada iniciativa. A última etapa de um fluxo de trabalho é relatar o seu progresso e analisar os dados para entender o que funcionou e o que pode ser melhorado. Isso ajuda a otimizar projetos futuros e aprimorar o fluxo de trabalho atual. 

Para concluir o nosso exemplo, a página está agora on-line. Viva! A última etapa é monitorar como a página foi recebida e relatar o progresso de modo incremental. Então, quando for preciso lançar uma nova página, baseie-se nas lições aprendidas neste projeto para aperfeiçoar o próximo. 

Como criar fluxos de trabalho colaborativos digitais

Ralph Waldo Emerson escreveu: “A vida é uma jornada, não um destino”. O mesmo vale para os fluxos de trabalho. Quando nos focamos no processo de trabalho para aprimorá-lo, os membros da nossa equipe passam a ter as ferramentas e as informações necessárias para serem bem-sucedidos.