A Viessmann desenvolve soluções de climatização para o futuro com a Asana

De um fabricante de equipamentos de aquecimento até se tornar líder em tecnologias modernas, a mudança tem sido um aspecto constante na história da Viessmann ao longo dos seus mais de 100 anos. A empresa familiar se transformou em uma fornecedora global de soluções para controle de climatização de espaços habitacionais e tem como foco o desenvolvimento e a implementação de soluções de refrigeração e sistemas de energia sustentáveis e inteligentes para os seus clientes residenciais, industriais e comerciais.  

Com sede na Alemanha, hoje a Viessmann conta com mais de 12.750 funcionários em 74 países, e gerou uma receita de 2,8 bilhões de euros em 2020. A empresa tem grande interesse na inovação e está sempre atenta a tendências técnicas e de negócios para se manter competitiva e atender às necessidades do mercado em constante mudança. 

Criando um espaço de trabalho digital para o futuro

Ao longo das últimas quatro gerações, a Viessmann tem sido liderada por empreendedores visionários que conduziram o contínuo crescimento da empresa. O atual diretor executivo, Maximilian (Max) Viessmann, entrou na empresa em 2015 e deu início à próxima etapa da sua jornada: o foco na transformação digital.

Max empenhou-se em digitalizar a gama de produtos da empresa e os processos de trabalho internos. Ele atribuiu a responsabilidade de planejar e implementar o novo espaço de trabalho digital a Alexander Poellmann, que atuava na época como gerente de escritório e colaboração inteligentes. 

Com a orientação de Max, Alex e sua equipe começaram a buscar uma plataforma de gestão do trabalho simples e intuitiva que todos os funcionários pudessem utilizar para colaborar de maneira mais eficaz. Essa busca os levou à Asana. A plataforma foi escolhida por oferecer aos funcionários visibilidade sobre a estratégia corporativa, desde uma visão abrangente até as metas específicas e tarefas individuais, o que se alinhava à cultura de transparência da Viessmann. A Asana também é fácil de utilizar, então a equipe soube que seria de fácil adoção pelos funcionários, independentemente do estilo de trabalho de cada um. Por fim, ela pode ser acessada de qualquer lugar e a qualquer momento por meio dos aplicativos para computadores e dispositivos móveis, ou por um navegador, proporcionando a flexibilidade necessária para colaborar a partir de vários lugares e trabalhar de maneira remota.

Os primeiros departamentos a adotar a Asana foram as equipes responsáveis pela transformação digital da empresa: TI e Pesquisa e desenvolvimento. Depois, ela foi implementada nas demais áreas da organização. Atualmente, a Asana é a plataforma padrão para implementar metas estratégicas, gerir projetos que envolvem vários departamentos e assegurar a padronização dos fluxos de trabalho da Viessmann. A empresa integrou completamente a plataforma às suas operações. Por exemplo: a Asana é usada para a gestão de todo o processo de desenvolvimento de produtos, desde a concepção até o lançamento no mercado.

Os 50 “Heróis Asana” têm sido fundamentais para a adoção bem-sucedida da Asana na Viessman, atuando como principais pessoas de contato para tirar dúvidas dos colegas e tendo a responsabilidade de otimizar e expandir o software ativamente. Eles são especialistas no mapeamento de processos da Viessmann na Asana e responsáveis pela aceleração do uso de novas funções e capacidades rapidamente e por toda a empresa. Os Heróis trabalham em estreita colaboração com os consultores de Sucesso do cliente da Asana, que oferecem insights e atualizações sobre novos recursos e funcionalidades quando são lançados.

Aproveitando ao máximo esta nova maneira de trabalhar

Para complementar a Asana, a Viessmann também implementou o Google Workspace para comunicação, compartilhamento de arquivos e colaboração. A integração perfeita entre a Asana e o Google Workspace permite que os funcionários criem tarefas da Asana diretamente da caixa de entrada do Gmail, planejem o trabalho no Google Agenda e vinculem arquivos do Google Drive aos projetos. Isso facilita a busca e o acesso às informações.

A Viessmann usa a Asana em quase todas as suas subsidiárias, o que possibilita uma colaboração ininterrupta entre os membros das diversas equipes da empresa. Quando outras empresas são adquiridas, os novos funcionários são convidados para a Asana para começarem a colaborar com os colegas imediatamente. Como a organização está presente no mundo todo, os funcionários podem coordenar projetos na Asana em diferentes fusos horários, equipes e localizações, além de estabelecer marcos realistas e ter metas em comum.

Algumas das maneiras como a empresa usa a Asana:

• Comunicação entre a equipe executiva: os líderes têm acesso às partes mais importantes da estratégia da empresa em um projeto na Asana, incluindo mudanças organizacionais e de produtos de alta prioridade. Quando o trabalho é iniciado, todas as atualizações são compartilhadas com os colaboradores dessas iniciativas, que podem comentar, fazer perguntas e se envolver com o trabalho. 

• Colaboração entre as equipes: as informações costumavam ficar isoladas nas equipes, mas, com a implementação de metodologias ágeis na Viessmann, os funcionários agora precisam conseguir compartilhar as informações entre as diferentes áreas. A Asana permite que pessoas de diferentes equipes e funções colaborem e compartilhem informações em projetos que podem ser acessados por todos. 

• Gestão de solicitações internas: diversas equipes, desde marketing até gestão da qualidade e funções relacionadas à produção, usam a Asana para gerir as solicitações recebidas. Agora, os funcionários preenchem um Formulário Asana para enviar novas solicitações, criando assim uma tarefa no projeto da equipe. Isto garante que as equipes recebam as informações necessárias com antecedência e que todas as solicitações fiquem centralizadas num só lugar, para que possam controlar as suas cargas de trabalho. Além disso, os funcionários podem acompanhar o andamento de suas solicitações, e as equipes podem usar as Regras para automatizar as etapas dos processos de atendimento e processamento. Essa maior transparência entre os solicitantes e as equipes tem contribuído para o aumento da produtividade e eficiência dos processos.

A gestão do trabalho na Asana proporcionou à Viessmann uma vantagem competitiva extraordinária, principalmente desde o início da COVID-19 em 2020. Os processos continuaram em andamento, independentemente do local, o que resultou em uma estabilidade valiosa durante uma época de grandes turbulências para os funcionários que foram obrigados a trabalhar em casa. O número de ações diárias realizadas pelos funcionários na Asana mais do que triplicou nesse período, passando de cerca de 100.000 em setembro de 2019 para aproximadamente 350.000 nos dias de hoje.

Otimização contínua dos processos com a Asana

Com a Asana, a Viessmann aprimorou o alinhamento entre as equipes, permitindo que se tornassem mais ágeis, dinâmicas e proativas para responder às novas necessidades do mercado e gerar mais valor para os clientes.

A Viessmann também atribui à Asana o crédito por aumentar significativamente a transparência corporativa. Ao conectar a estratégia corporativa aos trabalhos operacionais em um local ao qual todos têm acesso, as metas corporativas e as responsabilidades ficam claras para todos. Além do mais, isso ajuda os funcionários a priorizar melhor as tarefas e a ver como o trabalho que fazem contribui para a visão corporativa da empresa. A Asana também ajuda a Viessmann a se tornar uma empregadora mais atrativa para jovens talentos: uma vantagem competitiva evidente numa época em que há falta de trabalhadores qualificados.

De maneira geral, a Viessmann reconhece como a Asana aumentou muito a sua eficiência. A empresa executa os projetos com mais rapidez e evita a duplicação de trabalhos e a burocracia. A Asana também facilita o envolvimento de recursos humanos adicionais aos projetos, ajudando a evitar atrasos e a cumprir os prazos, o que resulta em ciclos de desenvolvimento mais rápidos e aumento na produtividade.

O que está nos planos da Viessmann?

As eficiências e a transparência operacionais conferidas pela Asana deram à Viessmann a liberdade de enfrentar as novas oportunidades dos tempos atuais, como a sustentabilidade, com a força conjunta de uma equipe global. Ela está intensificando os seus esforços para se tornar uma empresa “Net Zero” em emissões de carbono, uma meta que planeja alcançar por meio do desenvolvimento contínuo de soluções inovadoras e sustentáveis para a proteção climática. E tudo isso está intimamente relacionado à sua visão para o futuro, que é beneficiar o meio ambiente e criar oportunidades para as gerações futuras.