Stand.earth promove advocacia ambiental e captação de recursos com a Asana

No último ano, foram descartados mais de seis bilhões de copos da Starbucks, a indústria têxtil utilizou mais de 378 bilhões de litros de água, e os navios de cruzeiro emitiram cerca de dez vezes mais óxido de enxofre nas costas europeias do que todos os automóveis da Europa. As consequências disso são muito grandes para o meio ambiente, mas são também uma ótima oportunidade. A Stand.earth é uma agência de advocacia ambiental sem fins lucrativos que capacita e incentiva corporações e governos a colocar o meio ambiente em primeiro lugar. No seu ponto de vista, objetos como copos de café, navios de cruzeiro e calças jeans representam uma oportunidade de mudar as indústrias e diminuir o impacto que as pessoas e empresas causam ao meio ambiente. Seu objetivo é promover a conscientização para que todos possam fazer escolhas mais sustentáveis e conscientes.

Grande parte do trabalho de qualquer organização sem fins lucrativos consiste em captar recursos. Na Stand.earth, cerca de 80% dos esforços de captação de recursos se concentram nas fundações. O diretor de desenvolvimento da Stand.earth, Stephen Danner, supervisiona a sua equipe de captação de recursos, que é responsável pela elaboração de propostas e argumentos essenciais para obter recursos e financiamento para a organização. Trata-se de um processo centrado nos detalhes e sensível ao fator tempo, que requer que a equipe lide com prazos de inscrição, requisitos para conformidade e longas listas de documentos obrigatórios. E, como a Stand.earth é uma organização sem fins lucrativos de médio porte que compete pelo financiamento com empresas dez vezes maiores que ela, é fundamental enviar as inscrições antes dos prazos usando os argumentos, incentivos fiscais e elementos visuais mais convincentes à sua disposição. Entretanto, conforme mais pessoas se juntavam à equipe e mais projetos e oportunidades de financiamento foram colocados ao seu alcance, surgiam também dificuldades para:

• Manter todos em sintonia, dado que antes as informações estavam espalhadas.

• Entregar propostas a tempo para cumprir prazos rigorosos para propostas de financiamento.

• Reagir a oportunidades urgentes e a solicitações informais, além de uma carga de trabalho repleta que já incluía mais de 15 envios formais ao mês, como consequência dos detalhes que acabavam perdidos.

Como resultado, era necessário implementar um sistema de gestão do trabalho centralizado que preparasse toda a organização para obter um crescimento escalável.

Encontrar uma ferramenta para trabalhar em conjunto de forma mais eficiente

A equipe de liderança da Stand.earth sentia que a organização estava manuseando demasiadas ferramentas de gestão de projetos e que precisa encontrar uma forma coerente para trabalhar em conjunto. Além desta frustração, faltavam às equipes responsabilização e propriedade sem uma fonte confiável. Isto afetou a cultura interna, pois os colegas de equipe não estavam acompanhando como era esperado pelos líderes das equipes e, com isso, as equipes começaram a notar os primeiros sinais da perda de confiança.

Era necessário centralizar o nosso trabalho em uma única plataforma, pois cada equipe estava usando ferramentas distintas, o que levava a falhas na comunicação e a ineficiências.”

Centralizar toda a empresa em uma única ferramenta seria um grande empreendimento, mas também afetaria positivamente o planejamento, a colaboração e a moral de forma significativa. Em primeiro lugar, Stephen reuniu as necessidades e os requisitos de cada equipe, para que tivessem um conjunto de critérios de avaliação claro. A lista, que incluía 35 itens, abordava tudo: funcionalidades da gestão de projetos, custos, integrações e automatizações, visualizações de projeto diferentes e acessos de convidados.

Em seguida, reuniram as recomendações das equipes e foram analisadas 15 possibilidades diferentes. Após avaliar cada ferramenta, a Asana emergiu como vitoriosa, pois atendia a todos os critérios dos quais as equipes precisavam, e sua simplicidade e interface também conquistaram as pessoas. Além das funcionalidades da Asana, ainda conseguiram o desconto para organizações sem fins lucrativos, concedido pela Asana.

Enquanto se preparavam para implementar a Asana, Stephen elaborou materiais de treinamento para que os funcionários aprendessem a usar a Asana, incluindo um treinamento gravado, que agora é obrigatório. Stephen também compartilhou recursos adicionais, como artigos e vídeos da Asana. Por fim, com o objetivo de contribuir para a incorporação e aperfeiçoamento dos funcionários, foram incluídos treinamentos da Asana no processo de integração de novos funcionários.

Melhoria de processos para gerar mais financiamento

Graças à Asana, a Stand.earth simplificou os fluxos de trabalho em toda a organização. Agora ficou ainda mais fácil para a equipe inteira gerir trabalhos que envolvem muitas reuniões e entregáveis, cronogramas complexos e volumes extremamente elevados de trabalho.

Stephen e a sua equipe agora administram o seu processo de gestão ponta a ponta das captações de recursos na Asana. Com a ajuda da integração com a Salesforce, é agora possível manter um alto nível de satisfação dos doadores e aumentar o volume de financiamentos ao assegurar um acompanhamento constante com eles. Ao usar os modelos de projeto, Stephen pode ter a certeza de que sejam atendidos os requisitos para todos os tipos de entregáveis. Por último, as reuniões da equipe passaram a ser mais rápidas, pois agora todos conseguem ver as responsabilidades e os prazos de cada um na visualização de calendário da equipe.

Antes da Asana, uma dificuldade enfrentada por Stephen era a necessidade de ter canais de comunicação centralizados para ajudar a sua equipe a saber onde focar e o que priorizar. Agora ele faz os planejamentos dos trabalhos para o trimestre na Asana com seus subordinados diretos, e elaborou um modelo a ser usado pelo departamento de recursos humanos e por outros supervisores. Como resultado, todos passaram a ter mais foco nos resultados, clareza quanto aos resultados desejados e conhecimento das próprias responsabilidades. Ao focar menos em pequenos detalhes administrativos, os funcionários da Stand.earth podem ter conversas mais estratégicas. Além de ter espaço para pensar de forma estratégica, todos estão capacitados a assumir o controle do trabalho e a se tornar gestores dos projetos.

Agora temos mais responsabilização por parte da equipe, o que nos permite ter conversas mais estratégicas em toda a organização em vez de nos concentrarmos em não deixar escapar detalhes pequenos.”

Além disso, Stephen e a sua equipe agora podem colaborar facilmente com seus parceiros externos, como fornecedores ou designers, usando a Asana. Em vez de recorrer a e-mails e documentos compartilhados, Stephen pode incluir colaboradores externos usando os recursos de privacidade e de convidados da Asana sem necessidade de qualquer documentação adicional. A Asana poupa o tempo de Stephen ao eliminar as tarefas administrativas associadas à integração de parceiros externos e a preocupação de que alguém veja o que não deveria.

Ao melhorarmos a nossa eficiência operacional com a Asana, conseguimos diminuir o estresse em toda a organização e criar confiança entre os membros da equipe. E o trabalho ficou mais divertido.”

Quando a responsabilização leva ao crescimento — e também a um planeta mais saudável

A Asana não só ajudou a Stand.earth e a equipe de Stephen a serem mais responsáveis e focados nos resultados e prazos, como também lhes permitiu identificar 10% a mais de clientes potenciais graças a um processo simplificado e à centralização das informações. Com eles, obtiveram um aumento de 17% no financiamento em apenas um ano devido a uma melhor coordenação entre as equipes de envolvimento com os investidores e de solicitação de leads. Agora conseguem acompanhar e cultivar os relacionamentos em vez de concentrar todos os esforços para manter a organização à tona.

Vendo mais além do dia a dia de Stephen e de sua equipe, percebemos que procuram assegurar financiamentos para causar um gigantesco impacto positivo ao meio ambiente. Ao proporcionar clareza a nível fundamental com pequenas coisas como tarefas e calendários, a Stand.earth consegue fazer grandes mudanças. Assim como os pormenores de nossas vidas têm um impacto desproporcional sobre o meio ambiente — desde copos de café a calças jeans —, o trabalho diário que Stephen e a sua equipe realizam tem um grande impacto na forma como a Stand.earth alcança a sua missão.

Conseguimos identificar 10% a mais de recursos potenciais e obtivemos um aumento de 17% no volume de financiamentos, pois agora o nosso trabalho está mais centralizado, coordenado e eficiente, graças à Asana.”