New Relic fortalece as equipes de DevOps com a Asana

Estabelecida em 2008, a New Relic oferece uma poderosa plataforma baseada na nuvem para ajudar os desenvolvedores em todo o mundo a monitorar o desempenho do sistema. Mais da metade das empresas da Fortune 100 confiam na New Relic para obter uma visão clara e atualizada dos seus complexos ambientes de software. Com mais de 14 mil clientes utilizando mais de 200 estruturas e oito linguagens de programação, a empresa ajuda as equipes de DevOps a melhorar o desempenho, a escala e a eficiência. Esta incrível cobertura de mercado é amparada por mais de 2 mil funcionários dedicados, carinhosamente conhecidos como “Relics”, distribuídos por 16 escritórios em todo o mundo.

Antes, diferentes equipes confiavam na Asana e em outras ferramentas de gestão do trabalho (e até em planilhas, e-mail e chat) para coordenar projetos e tarefas. Sem um local central onde monitorar as atualizações ou captar as etapas seguintes, era necessário mais coordenação presencial, o que retardava o progresso. Os desafios da empresa incluíam:

• A baixa visibilidade do status de trabalho dificulta a comunicação sobre o progresso para a liderança.

• A colaboração interdisciplinar era desafiadora porque faltava clareza aos processos e entregas, e as pessoas não sabiam o que esperar.

• Os projetos eram ad hoc, com planos incompletos e sem cronogramas de trabalho, muitas vezes criando correrias de última hora para que as coisas fossem feitas a tempo.

A New Relic começou a trazer as equipes para a Asana a fim de centralizar a gestão do trabalho e aumentar a visibilidade para os funcionários e líderes.

Costumávamos terminar tudo a tempo, mas isso podia ser estressante. A Asana nos ajudou a visualizar o status dos projetos e antecipar as consequências de atrasos.”

Vários estilos de trabalho, uma plataforma

Para uma empresa do porte da New Relic, era importante achar uma plataforma flexível o bastante para acomodar vários tipos de projeto, processo e estilo de trabalho, bem como vincular equipes diferentes em prol de uma colaboração interdisciplinar. Para facilitar as entregas entre equipes, eles precisavam ver o que deveria acontecer em seguida e como o trabalho estava conectado. Os funcionários não tinham como ver os detalhes do que estava sob a sua alçada nem os prazos; ao mesmo tempo, a gestão precisava de uma visão abrangente do trabalho em andamento.

A equipe de criação no departamento de marketing já vinha usando a Asana para gerir o seu trabalho, por isso Dustin Finkle, diretor sênior de programa da divisão de marketing, a levou para o restante do departamento. Ele escolheu a Asana porque era intuitiva e fácil de usar, assim as pessoas poderiam rapidamente adotá-la e aprender como começar a utilizá-la. Pounder Baehr, colega de Dustin no Centro de soluções para o cliente nos escritórios de gestão de programa da New Relic, e Vivian Wang, gestora de programa sênior da equipe de bonificações gerais e operações, eram dois outros líderes com equipes que geriam o seu trabalho na Asana e queriam levar o uso da plataforma mais além.

A Asana resolve o problema da multiplicidade de ferramentas. É como dispor de planilhas, chat, agenda, uma caixa de entrada, tudo em uma solução. Quanto mais você consolidar tudo numa só ferramenta, tanto melhor ficará a sua rotina.”

Um lançamento formal para dar suporte aos funcionários na adoção da Asana

Para levar os seus departamentos à Asana, Dustin, Pounder e Vivian criaram um plano formal de implementação, que assegurou que todos estariam prontos para desfrutar da plataforma ao máximo. Eles usaram um modelo de treinamento que o seu consultor de Sucesso do cliente na Asana lhes ajudou a desenvolver. O modelo incluía tutoriais em vídeo e guias para ensinar aos membros da equipe como gerir o seu trabalho de acordo com o cargo. As diretrizes de governança e as práticas recomendadas mostraram como usar a Asana de uma forma consistente e aproveitaram as capacidades de elaboração de relatórios.

Para ajudar na implementação, também criaram ligas de embaixadores da mudança. Na divisão de soluções para o cliente, por exemplo, Pounder apresentou primeiro a Asana à equipe de design instrutivo, que serviu de “incubadora” antes de se lançar a Asana para o restante da organização. As equipes adotaram a Asana de imediato e começaram a usá-la instantaneamente para gerir o seu trabalho. Segundo Pounder: “A Asana foi a única ferramenta a ser adotada logo de início. É uma interface incrível, e fica fácil para as pessoas entrarem e verem ali o trabalho que precisa ser feito”.

Poupando o equivalente a um ano de trabalho ao eliminar pormenores organizacionais desnecessários

Hoje em dia, equipes de toda a New Relic estão trabalhando na Asana. Estima-se que esta nova abordagem à gestão do trabalho tenha poupado à empresa 282 dias de trabalho por ano (56 semanas de trabalho de segunda a sexta-feira), um tempo valioso que antes era dedicado à coordenação do trabalho. Esta economia de tempo resultou de processos de padronização, etapas automatizadas, comunicação centralizada e eliminação de informações duplicadas. Em outras palavras, a Asana reduz os pormenores organizacionais do trabalho da New Relic, isto é, todas as atividades que giram em torno do trabalho em si, como a pesquisa de informações e a realização de reuniões desnecessárias.

Segundo o índice Anatomia do trabalho, 60% do tempo de um trabalhador do conhecimento é gasto com os pormenores organizacionais do trabalho. A New Relic reduziu radicalmente esse tempo e obteve ganhos de eficiência impressionantes ao usar a Asana em larga escala: mensalmente, as equipes da New Relic criam cerca de cem projetos a partir de modelos Asana e compartilham mais de 6 mil comentários na plataforma.

Equipe de marketing

A equipe de marketing gere todo o seu trabalho na Asana, inclusive:

• lançamentos de produtos;

• campanhas de marketing;

• eventos;

• relações públicas;

• desenvolvimento de conteúdo;

• marketing voltado ao cliente;

• solicitações de peças criativas; e

• desenvolvimento de site.

Grandes iniciativas, como eventos, recebem o seu próprio portfólio na Asana, e cada qual, por sua vez, aloja vários projetos Asana, os quais representam fluxos de trabalho menores, incluindo apresentações, reuniões com clientes e peças de criação publicitária para o evento.

Dustin, que comanda uma equipe de gestão de projetos com quatro integrantes, criou um núcleo que disponibiliza aos colegas da equipe de marketing vários modelos de projeto Asana, além de outros recursos, para processos em comum. Os modelos permitem iniciar rapidamente o trabalho sem ter de recomeçar do zero: todas as principais etapas estão lá, de modo que nada fica esquecido, e ainda é possível acomodar facilmente os ajustes necessários. Os modelos introduziram previsibilidade e transparência em torno do trabalho de marketing: está claro quando é necessário repassar trabalhos entre pessoas e equipes, e os relatórios facilitam a visualização das atividades em atraso, em andamento e previstas para o sprint dos próximos 14 dias.

Semanalmente, Dustin envia aos executivos de marketing um link para o calendário global de marketing, assim eles podem ver os lançamentos semanais e ter uma ideia do que trata o próximo sprint. Ele afirma: “Faço uma atualização semanal do portfólio com todos os grandes itens. Para a vice-presidência e instâncias superiores, esta atualização é perfeita e não os sobrecarrega”.

Centro de soluções para o cliente

Pounder reproduziu a abordagem de Dustin para levar a Asana às divisões de soluções e capacitação do cliente. Estas equipes agora usam a Asana para gerir todo o seu trabalho, desde grandes eventos, como lançamentos de vendas, até projetos estratégicos que aumentam a produtividade das vendas. Elas até mesmo usam a Asana para fazer a integração de novos representantes de vendas, dirigir as operações comerciais, realizar o planejamento organizacional e produzir avaliações trimestrais de negócios.

Antes da Asana, era preciso dispor de várias ferramentas para gerir tarefas como estas, o que desacelerava a equipe e dificultava a escalabilidade do trabalho. Agora, processos como estes são otimizados e eficientes, unindo perfeitamente até mesmo as equipes que têm estilos de trabalho muito distintos. Independentemente da estrutura em vigor (Kanban, Scrum ou o modelo híbrido de cascata), a Asana deixa claro o trabalho que precisa ser feito. De acordo com Pounder: “A Asana também nos ajuda a preencher a lacuna entre o departamento de soluções para o cliente e a equipe de marketing. Entendemos o que precisamos fazer para lançar os produtos porque a Asana o deixa perfeitamente claro”.

Assim como a de marketing, a equipe de soluções para o cliente, de Pounder, também criou modelos de projeto que facilitam aos colegas de equipe começar novos trabalhos de forma consistente. “Os processos são repetíveis”, disse ele. “Isso nos permite eliminar o que é desnecessário, e está poupando muito do nosso tempo.”

Como núcleo central de referência, a Asana é importantíssima para nós. Não dou conta de participar de todas as reuniões diárias das equipes, mas, ao fim do dia, posso ver todos os status de projeto e repassar facilmente um resumo ao meu chefe. A Asana nos ajudou a alcançar a nossa missão como diretores de gestão de projetos, a qual consiste na transparência, colaboração e previsibilidade.”

Equipe de bonificações gerais e operações

Assim como a de marketing e a de soluções para o cliente, a equipe de bonificações gerais e operações, de Vivian Wang, aproveitou os modelos de projeto para sistematizar o conhecimento institucional. Isso lhe possibilitou expandir e acelerar a integração de novos membros da equipe. Ela acham que os modelos são igualmente úteis para projetos recorrentes, como programas anuais de desempenho e compensação, com tarefas e subtarefas pré-preenchidas.

A equipe de bonificações gerais e operações também utiliza a Asana para gerir os roteiros anuais. Todas as atividades de um ano fiscal entram em um projeto dedicado da Asana, assim é possível acompanhar quando ocorre cada uma das atividades numa visualização única; em seguida, estas tarefas são adicionadas a roteiros separados e por função. Dessa maneira, cada líder funcional pode ver em detalhe o trabalho da sua equipe.

“A Asana nos ajuda a alinhar tudo com os principais interessados e a começar a planejar mais deliberadamente”, disse Vivian. “Para a nossa equipe, é tentador se comprometer imediatamente com um pedido urgente sem sondar os potenciais impactos sobre outras prioridades. A Asana nos permite acessar as informações cruciais ao planejamento e envolver todas as pessoas certas para uma tomada de decisão eficaz. Com isso, podemos definir expectativas adequadas junto aos principais interessados e preparar o projeto para o sucesso”.

A equipe de recursos humanos usa as integrações para tornar a Asana o seu núcleo central de referência em relação às ferramentas do dia a dia. Por exemplo, a integração da Asana para Slack notifica as pessoas que são mencionadas num projeto da Asana; já a integração da Asana para Zendesk permite que os tickets da Zendesk voltados ao cliente sejam geridos com tarefas da Asana.

A Asana vem nos ajudando a apreciar melhor a gestão de projetos como uma prática, além de aprender e utilizar as práticas recomendadas de modo que possamos continuar otimizando a nossa forma de trabalho. ”

Agora, a New Relic tem mais visibilidade sobre o seu trabalho, o que, por sua vez, dá às equipes de DevOps mais visibilidade sobre o software

Dustin, Pounder e Vivian planejam continuar melhorando os seus processos na Asana para tornar as suas equipes ainda mais ágeis. Pounder afirma: “Estamos finalizando a configuração na Asana e mal posso esperar para ver os rumos que a nossa organização vai tomar. Poderemos expandir as operações ajudando todos a executar na Asana, de forma unificada, desde a gestão de projetos e equipes até o recrutamento de funcionários e a realização de reuniões a dois”.

Afinal, quando todos os Relics se sentem valorizados e apoiados no trabalho, eles fazem com que os clientes da New Relic também se sintam valorizados e apoiados.

A Asana impulsionou a nossa capacidade de expansão. Ela estrutura visualmente o nosso trabalho e ajuda os líderes a ver onde falta pessoal e monitorar a velocidade necessária para a realização das atividades. A Asana nos ajudou a entender a importância da gestão de projetos. ”