HelloFresh entrega receitas inovadoras aos clientes com a Asana

A HelloFresh tem uma missão ambiciosa: mudar para sempre a forma como as pessoas se alimentam. O seu objetivo é fornecer a cada família refeições saudáveis e caseiras, sem compras de supermercado e sem complicações. E eles estão no caminho certo para alcançá-lo. A empresa é atualmente a principal fornecedora de kits de refeições do mundo, com um crescimento impressionante desde que começou na Alemanha em 2011.

Em apenas uma década, a empresa cresceu e chegou a entregar aproximadamente um bilhão de kits de refeições a clientes em 17 países somente em 2021, gerando uma receita líquida anual de 6 bilhões de euros. Em 2017, a HelloFresh concluiu com êxito uma oferta pública inicial na Bolsa de Valores de Frankfurt e consolidou o seu status como o fornecedor de kits de refeições mais popular do mundo.

Para mudar a forma como as pessoas se alimentam, a HelloFresh fornece kits de refeições contendo todos os ingredientes necessários para cozinhar uma refeição saudável e saborosa em casa. Tudo o que é preciso para uma refeição deliciosa é cuidadosamente planejado, adquirido e entregue na porta de cada cliente em um horário conveniente. Isso também reduz o desperdício de alimentos e ajuda os consumidores a economizar dinheiro, já que a HelloFresh só compra os ingredientes nas quantidades exatas.

Tecnologia: um dos principais motivos do sucesso da HelloFresh

A tecnologia tem sido um fator essencial para o sucesso da HelloFresh à medida que expande suas operações em todo o mundo. Como compartilhado em seu blog HelloTech, que aborda temas como gestão da cadeia de suprimentos, a empresa usa a tecnologia para proporcionar maior valor ao cliente, usando clusters Kubernetes e Kafka para orquestração de dados.

A cadeia de suprimentos é um dos fatores de sucesso mais críticos para uma organização como a HelloFresh. A empresa precisa buscar constantemente ingredientes de alta qualidade para os seus kits de refeições, enquanto se adapta continuamente às mudanças nas preferências dos clientes e à disponibilidade sazonal dos produtos.

Para isso, a HelloFresh conta com o seu departamento de Compras estratégicas, composto por doze pessoas, que coordena as atividades de compras na região da Alemanha, Áustria e Suíça. A equipe faz a gestão desse processo complexo na Asana para ter visibilidade dos trabalhos realizados em todo o departamento e, com isso, poder reduzir possíveis erros. 

A Asana proporciona uma coordenação eficaz entre os departamentos da HelloFresh

A equipe de Compras estratégicas trabalha em estreita colaboração com os criadores de receitas da HelloFresh para criar refeições inovadoras e, ao mesmo tempo, simples, saborosas e sazonais para os seus clientes. É uma relação de mão dupla: os criadores de receitas precisam saber o que está disponível, e o setor de Compras estratégicas deve conseguir obter esses ingredientes em quantidades suficientes. Além disso, existe a complexidade adicional de comprar ingredientes pelo preço adequado, já que a HelloFresh se compromete em oferecer aos clientes opções de refeições frescas e acessíveis. A empresa também está constantemente incorporando o feedback dos clientes às suas receitas para melhorar a qualidade e torná-las mais atrativas.

Assegurar um processo tranquilo entre a aquisição de ingredientes e o desenvolvimento de receitas não é tarefa fácil. Na sua sede na Alemanha, a HelloFresh conta com a Asana para assegurar que departamentos, como o de Compras estratégicas, e a equipe de desenvolvimento de ingredientes possam coordenar o trabalho e colaborar de maneira integrada.

Antes de gerir o trabalho na Asana, a HelloFresh usava planilhas para mapear o processo de aquisição e inventário de ingredientes e as compartilhava por e-mail com as equipes. A HelloFresh sabia que precisava de uma nova abordagem para administrar esse importante trabalho, visando melhorar a comunicação, promover o comprometimento e priorizar os ingredientes e as receitas mais impactantes para aumentar a satisfação do cliente. 

Agora, todos os membros da equipe podem facilmente acessar o projeto de inventário de ingredientes na Asana para conferir se algum ingrediente está disponível apenas em determinadas estações ou para uma culinária específica, e remover produtos impróprios para consumo in natura de alguma receita. Com a Asana, as informações sobre os ingredientes podem ser facilmente acessadas a qualquer momento, permitindo uma execução mais rápida da equipe. 

A equipe de Desenvolvimento de ingredientes rapidamente adotou a Asana, trabalhando em estreita colaboração com a equipe de Compras estratégicas em novas solicitações de ingredientes e na gestão do inventário utilizado nos cardápios adquiridos pelos clientes. Em um mês movimentado, eles recebem mais de 100 solicitações de novos produtos e ingredientes, e há muitos aspectos dinâmicos para controlar, equipes com as quais colaborar e tarefas a serem realizadas. A HelloFresh da região da Alemanha, Áustria e Suíça, por exemplo, oferece 30 receitas diferentes a cada semana, portanto, a flexibilidade e a agilidade são essenciais. 

Uma migração tranquila e ininterrupta para a Asana

De acordo com Mónica Mora, desenvolvedora de ingredientes, a migração para a Asana ocorreu de forma tranquila e ininterrupta. “Para implementar a Asana, seguimos um processo simples em cascata. Começamos mapeando todo o nosso trabalho, depois o transferimos para a Asana”, compartilhou Mónica. “Em seguida, identificamos os envolvidos em cada estágio do processo de compra de ingredientes e definimos quais detalhes e subtarefas precisam ser atribuídos a cada ação para dar continuidade à solicitação. Tentamos replicar o processo anterior o mais fielmente possível para que fosse familiar à equipe, assegurando uma adoção tranquila.” 

O uso da Asana capacita a equipe de ingredientes. Segundo Mónica: “Fazemos uso extensivo das regras para automatizar as etapas do nosso processo. Cada solicitação de ingrediente é representada por uma tarefa no projeto, que, por meio de regras, é movida automaticamente para diferentes seções à medida que avança pelas diferentes etapas do processo. Quando a solicitação é movida para uma nova seção, a tarefa é automaticamente reatribuída ao membro da equipe que executará essa etapa. Por exemplo, assim que uma amostra é entregue, a respectiva tarefa é reatribuída à pessoa responsável pela etapa de controle de qualidade. Depois disso, a solicitação é movida e reatribuída ao departamento de Compras estratégicas, que é responsável pela aquisição do produto.” Isso permite que a equipe veja em que estágio cada solicitação se encontra e quem é o responsável por essa etapa. “Depois que o ingrediente ideal é testado e aprovado, a Asana informa automaticamente a todos os participantes que ele foi adicionado ao inventário”, compartilhou Mónica. “A partir daí, os nossos criadores de receitas podem começar a usar o novo ingrediente.”

Os processos da HelloFresh são mais ágeis com a Asana

Com a introdução da Asana para a gestão do processo de aquisição e inventário de ingredientes, a HelloFresh pode desenvolver e lançar mais rapidamente novas receitas sazonais que satisfazem as preferências dos seus clientes. Mónica destaca que, com a Asana, as ações a realizar são visíveis, as responsabilidades estão claras e os membros da equipe sabem quando o seu trabalho deve ser concluído, o que ajuda a assegurar o cumprimento dos prazos. E esse é um deleite que todos podem apreciar.

Um futuro saboroso com a Asana

Com base nos seus grandes sucessos até agora, a HelloFresh está atualmente integrando novos processos, como a implementação de novos fornecedores para licitar projetos e a remoção de ingredientes, com o intuito de sincronizar perfeitamente com as solicitações de ingredientes. No futuro, Mónica prevê um uso mais generalizado da Asana por outras equipes, as quais percebem os benefícios que as equipes de Aquisição estratégica e Desenvolvimento de ingredientes estão tendo. Por exemplo, outras equipes já estão testando a Asana para fins de amostragem e geração de relatórios de receitas. Na sua equipe, Mónica planeja aproveitar mais as potentes funcionalidades da Asana e as capacidades de geração de relatórios para poupar tempo e, assim, ajudar a desenvolver receitas inovadoras que atendam às preferências em constante evolução dos clientes. Que delícia!