A equipe responsável pelos eventos dos clientes da Autodesk é 50% mais eficiente graças à Asana

Apesar da suspensão temporária de todos os eventos presenciais em todo o mundo devido à pandemia do COVID-19, a Autodesk continuou a usar a Asana para gerir os eventos digitais, aceitar solicitações técnicas e agilizar o processo de produção de futuros encontros ao vivo.

A Autodesk desenvolve software para pessoas que inventam coisas — de arranha-céus a veículos de alto desempenho e smartphones. As ferramentas de criação, engenharia e design 3D da Autodesk atraem uma comunidade global para os seus eventos: mais de 30 exposições comerciais do setor e três conferências de usuários por ano — Autodesk University (AU). O evento da AU em Las Vegas recebe mais de 12.000 participantes.

Composta por 30 pessoas, a equipe de eventos globais dos clientes da Autodesk é responsável pela logística de cada evento, e a Organização de Gerenciamento de Projetos (PMO, na sigla em inglês) mantém as operações fluindo com facilidade. A PMO atende às solicitações de outros colegas na Autodesk, além de supervisionar os prazos de produção e gerenciar o desenvolvimento de tecnologias para os eventos, como uma página de inscrições na Web ou um aplicativo móvel para conferências.

No passado, a equipe de eventos globais dos clientes não tinha uma ferramenta de gerenciamento de projetos centralizada para acompanhar os cronogramas dos eventos, pedidos de trabalho e notas de reuniões. As informações ficavam fragmentadas, o que resultava em:

• Confusão com relação às responsabilidades e prazos, o que levava a um planejamento ineficiente e mais tempo gasto se organizando para poder trabalhar

• Perda de tempo ao procurar ou refazer registros de informações dos gerentes de eventos individuais, em vez de acessá-los a partir de um local central

• Falta de continuidade dos trabalhos quando os colegas de equipe trocavam de função, o que resultava em falta de informações referentes ao histórico e uma execução mais lenta

"Joël St-Pierre, diretor de gestão de projetos dos eventos globais dos clientes, queria encontrar uma plataforma de gerenciamento de trabalho que servisse de base para as iniciativas de gestão de projetos e também aumentasse a responsabilidade e a eficiência de toda a equipe de eventos.

Responsabilização, visibilidade e clareza são benefícios decorrentes de uma gestão de projetos adequada e da utilização das ferramentas certas. ”

Uma ferramenta tão fácil que qualquer pessoa pode usar

Joël queria uma plataforma que pudesse ser facilmente usada por qualquer membro da equipe. Outras ferramentas já haviam sido experimentadas, mas a maioria era excessivamente complexa. Uma solução intuitiva unificaria o trabalho de toda a equipe — planejar eventos, gerenciar pedidos de trabalho ou simplesmente tirar o máximo proveito das reuniões. Para Joël, era importante saber que todos os cronogramas e iniciativas seriam monitorados e respeitados e que as informações permaneceriam acessíveis. Com isso, os projetos teriam sucesso mesmo se algum colega de equipe tivesse que se ausentar dele.

Não dispúnhamos de um recurso dedicado que permitisse à equipe usar uma ferramenta, por isso queríamos encontrar algo que fosse fácil de compreender, ou até mesmo uma ferramenta que já estivesse em uso pelas pessoas. ”

Menos e-mails? Gostei da ideia!

Joël acabou optando pela Asana por ser intuitiva e abranger todas as funções essenciais para a equipe de eventos globais dos clientes. Ele elaborou um cronograma de produção que foi usado durante as reuniões com o objetivo de apresentar a Asana para a equipe mais ampla da Autodesk University. As pessoas fizeram o Treinamento básico da Asana para aprender a usar a ferramenta. Joël também fez apresentações individuais para que cada membro visse o sistema sendo usado na prática com os eventos e programas com os quais estavam trabalhando ativamente.

A equipe adotou a Asana enquanto planejavam o cronograma para o evento da AU em Las Vegas de 2019. Não demoraram a perceber o quanto a Asana seria útil — permitindo desde a diminuição do número de e-mails à redução do trabalho manual.

Trabalho mais ágil, menos erros e reuniões mais eficientes

"Atualmente, a equipe de eventos globais dos clientes da Autodesk conta com a Asana para fazer o gerenciamento geral de seus projetos e planejar os principais cronogramas, para que todos trabalhem com base nas mesmas informações. Eles também usam projetos realizados anteriormente na Asana como modelos para eventos futuros, aprimorando-os com base no que vão aprendendo. Esses modelos agilizam o planejamento e garantem que etapas fundamentais não sejam esquecidas — afinal, esquecer um simples detalhe pode arruinar todo o evento.

Além disso, Joël e a sua equipe reformularam o processo de recebimento de solicitações e o automatizaram com o uso das Regras. Agora, outras equipes da Autodesk podem preencher um formulário Asana para enviar uma solicitação, como de transmissão de um debate ao vivo, organização de um evento VIP, ou divulgação de uma aula no site da AU. As Regras atribuem automaticamente as tarefas aos colegas de equipe certos, definem campos personalizados e conduzem o projeto por meio de aprovações, quando então essa solicitação recebe um projeto dedicado na Asana.

Graças ao sistema de triagem, agora a equipe consegue atuar cinco vezes mais rápido nas solicitações recebidas, já que todas as informações são coletadas em um único lugar, a equipe pode pular três etapas manuais nas aprovações e os e-mails foram completamente eliminados do processo de solicitações. Além disso, ocorrem menos falhas humanas, pois as Regras garantem que todas as etapas sejam seguidas corretamente. As solicitações centralizadas também possibilitam à equipe identificar padrões e tendências recorrentes, como o volume de transmissões ao vivo necessárias, permitindo assim reportá-los à equipe de liderança e melhorar os planejamentos futuros. Os Portfólios e as atualizações de status de projetos são usados para acompanhar o progresso em todos os projetos.

Ao gerenciar o trabalho na Asana, a equipe diminuiu em 75% o número de e-mails na coordenação do trabalho. Além disso, foi estimado um aumento de 50% na eficiência, pois o acompanhamento das informações, planejamentos e prazos está sendo feito em um único lugar. A colaboração também melhorou, pois a equipe conta com a Asana para registrar pautas e notas de reuniões e atribuir itens de ação em tempo real aos colegas. As responsabilidades são revisadas semanalmente para que haja debates produtivos a respeito das funções e os demais saibam o que está por vir.

Adoramos poder fazer a nossa gestão na Asana e diminuir significativamente o número de e-mails. ”

Aperfeiçoar os processos para operações sem percalços

O cenário dos eventos mudou com a chegada da pandemia do COVID-19, e os encontros presenciais foram suspensos. Joël aproveitou essa pausa temporária nos planejamentos para continuar desenvolvendo a gestão de projetos, enquanto a equipe de eventos globais dos clientes da Autodesk passou a se dedicar ainda mais à melhoria das eficiências criando processos, fluxos de trabalho e novos modelos de eventos voltados para o universo digital. Com isso, a Autodesk estará mais apta do que nunca a reunir os inovadores do amanhã.

No primeiro ano de um evento específico, é preciso empenho para elaborar um projeto robusto na Asana. Já no ano seguinte, basta duplicar o modelo e alterar as datas, e estará tudo pronto para começar a pleno vapor. ”