仕事のミスを恐れていますか？

誰でも転ぶことはあります。人間に失敗はつきものであり、赤ちゃんのよちよち歩きから、学校生活、人間関係、仕事まで、失敗は成功に欠かせない要素です。

つまり、そこからどう立ち直るかが重要なのです。

仕事でミスを犯したとき

いくら普通のこととは言え、ミスしてしまったときにはいい気持ちはしないものです。特に自分や家族の衣食住が仕事の収入にかかっている場合、仕事は重要なものであり、仕事でミスをするということは大きな問題のように感じられます。そうした気持ちから、小さなミスにも敏感になってしまうのです。

しかし、常に完璧であるというのは現実的ではありません。いずれどこかでミスしてしまうものであり、それは仕方のないことです。それに、犯したミスは思ったより重大なものではなかったということがほとんどです。ミスを認め、それを隠すのではなく修正することに努めれば、失敗は学習の機会となります。

ミスを犯したらこの世の終わりというわけではありません。それは学び、成長し、改善する機会です。誰かに相談したり起こったことを認めたりせず、ミスを隠そうとすることこそが、本当のミスと言えます。

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生産性の敵、完璧主義

何でも完璧にやろうとすると、なかなか仕事はこなせません。常にダブルチェックをしたり、仕事を人に任せにくくなったり、ミスを恐れて仕事を先延ばしにすることもあるでしょう。それだけでなく、極端な完璧主義はメンタルヘルスにも悪影響をもたらし、燃え尽き症候群や仕事への不満、うつ病のリスクを高めることが調査でわかっています。

完璧主義者であること、または完璧主義の部下をマネジメントすることは、そう簡単ではありません。しかし、ミスに関する思い込みをなくし、ミスからの学び方をオープンに話すことで、完璧主義からくるネガティブな影響に対処できます。これは「心理的安全性」と呼ばれるコンセプトに基づいており、職場環境に人間関係のリスクがなく、質問や悩み、ミスなどを安心して打ち明けられる環境であると示すことを目的とするものです。

完璧を目指さなくても、高い基準を持つことはできます。それに、考えてみれば完璧な社員を求めているわけではないはずです。必要なのは仕事をできるだけよいものにするための、しっかりとしたプロセスです。新聞社に編集者と校正者がいるのはそのためです。初稿に完璧は期待しない代わりに、フィードバックを伝え、原稿の質を高めていき、最終製品を完成させるためのプロセスを作っているのです。

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仕事でミスを犯してしまったら

たった今ミスを犯してしまったという人も、焦る必要はありません。状況を整理し、アクションを起こし、ミスを乗り越えるためのステップをご紹介します。

1. 深呼吸をする

ミスを犯してしまったときに、イライラしたり、不安になったり、恥ずかしさを感じたりしても大丈夫です。こうした感情を覚えるのは普通のことです。ただし、この感情が正しい意思決定の妨げになることがあります。冷静な頭でアクションに移れるよう、まずは感情を処理しましょう。

少しの間、気持ちを落ち着かせる時間を取りましょう。深呼吸をして、一旦仕事から離れ、散歩に行ったり、信頼できる友達と話したりしましょう。段々とネガティブな気持ちは薄れていき、状況に対処できるだけの力が湧いてくるはずです。

2. 誰かに話す

ミスを犯してしまったとき、一番大切なのはその問題が大きくなる前に誰かに話すことです。ほとんどの場合ミスは自分が思っているほど深刻ではなく、ミスを隠そうとすると状況は悪化します。上司や信頼できるチームメンバーに何が起こったのかを伝えましょう。今は問題の解決策が思いつかなくてもかまいません。上司やメンバーが一緒に解決策を探してくれるでしょう。

自分の失敗は認めたくないものですが、長期的に人間関係を維持し、一個人として、そして社会人として成長するためには、自分の非の認め方を学ぶことが不可欠であると心理学者も認めています。自分の過ちを認めることは、結果的には自分を弱く見せるということにはならず、むしろ自らの弱さをさらけだし、自分の行動を客観的に評価できるだけの強さを示すことになるのです。あなたがミスを犯したということになっても、結果として、あなたの今後の行動にチームは信頼感を持つことができます。

3. 自分のミスを認める

一息ついて、誰かにミスを打ち明けた後で、起こったことを認め、謝罪する必要がある場合があります。謝罪をしたからといって、あなたがとんでもない問題を起こしたということにも、仕事ができないということにもなりません。ただ単に何かがうまくいかず、そこから学びを得たというだけです。

ミスについて謝るときは、やりすぎないようにしましょう。言い訳や正当化、自分を卑下するようなことはやめて、率直かつ礼儀正しく謝罪しましょう。「(同僚の名前) さん、こういったミスを犯してしまい、現在対応中です。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。」これだけでかまいません。

4. 解決策のブレーンストーミングを行い教訓を整理する

ミスを犯したときに重要なのは、立ち直り方を学び、ミスを修正することです。ミスが修正できるものであれば、状況を改善するためのアクションプランを作りましょう。たとえば、プロジェクトのキックオフミーティングに主要なステークホルダーを招待するのを忘れてしまったのであれば、会議のメモを送ってアクションアイテムや会議で決まったことなどへのフィードバックをもらえるようにしましょう。

修正のきかないミスもありますが、それは仕方のないことです。結局のところ、大事なのはミスから学び、今後同じミスをしないように作戦を立てることです。先ほどの例であれば、プロジェクトの開始時に必ずステークホルダーの分析を行うようにすれば、適切な人々と正しいタイミングで情報共有できます。

5. 自分を大切にする

とはいえ、失敗には精神的なコストがかかります。自分を大切にし、ネガティブな感情と健全に付き合えるようにしましょう。残業せず普段通りの生活習慣を守り、不安や羞恥心、フラストレーションから周りとの関わりを絶たないようにしましょう。毎日仕事から離れる時間を作り、プライベートの生活に集中しましょう。散歩に出かけたり、健康的な食事を作ったり、友達や家族と過ごしたりといった時間を作ることで、ミスから一旦離れ、仕事は人生の一面にすぎないことに気付くことができます。

6. 俯瞰的に見る

それでも落ち込んでしまうということもあるかもしれません。誰でも不安を感じてしまうものです。でも実は、あなたのミスは自分で思っているほど重大ではないかもしれません。物事を俯瞰的に見ることで、心に残った不安を和らげることができます。

人はミスをするとよく、以下のような「思考の罠」に陥ってしまいます。思考の罠とは、物事を俯瞰的に捉えられなくなり、本来の状況が理解できなくなるネガティブな思考パターンです。失敗に関する不安に悩んでいるなら、以下のリストをチェックして思考の罠にはまっていないか確認しましょう。

白黒思考: 物事を 100% 良い、100% 悪いで捉えている。

• 例: 大きな失敗をしてしまい、ある成果物が納品できない。プロジェクトは失敗だ。

• 解決策: 白と黒の混ざった部分を探しましょう。状況が完璧、または全くダメということはほとんどありません。1 つでも希望の光を探すようにしましょう。

過度な一般化: ミスを今後もずっと続く失敗パターンとして捉えている。

• 例: また期日を過ぎてしまった。いつもプロジェクトを時間通りに完了できない。もう誰も信用してくれない。

• 解決策: 過去の成功やポジティブな出来事を思い出してみましょう。過去に達成したことで、自慢できることはありますか？

心の読みすぎ: 自分の失敗のせいで、他の人が自分についてネガティブな感情を抱くと思い込んでいる。

• 例: プレゼンで緊張して失言をしてしまった。みんな私のことを仕事のできないダメな人だと思っているだろう。

• 解決策: 世界はあなたを中心に回っているわけではなく、他の人にもただ何もせずあなたについてネガティブなことを考えるほかにやることがあるはずです。これまで他の誰かがミスしたとき、それはそれほど大きな問題でしたか？

感情の理由づけ: あなたが真実だと思っていることを、きっと真実だろうと決めつけている。

• 例: クライアントとのミーティングにメモを持っていくのを忘れてしまい、慌てふためいてしまった。きっと昇進はできないし、明日から職場の皆に合わせる顔がない。

• 解決策: いったん距離を置きましょう。これまでに最悪のシナリオが実現したことがどれだけありましたか？指の爪が割れるのを 0、核兵器による壊滅を 100 とすると、あなたが今悩んでいる出来事は何点ですか？一週間、一か月、一年経ってもその失敗のことを覚えているでしょうか？

破局視: 最悪のケースを想像し、そうなれば対処できないだろうと悩んでいる。

• 例: 面接で大失敗してしまい、転職活動が長引くことになった。もう新しい職を見つけられず、貯金がなくなれば住むところも失ってしまう。

• 解決策: 人、場所、物など、あなたの持っているすべてのリソースについて考えてみましょう。最悪の事態に陥ったとき、まず何をして、その後どうするでしょうか？

個人化: 多くの原因があるにもかかわらず、自分自身などの個人に責任があると考えている。

• 例: 自分のプロジェクトマネジメントが下手なせいで、取り組みが失敗に終わった。タスクがスケジュール通りに完了するように、ステークホルダーをうまく管理すべきだった。

• 解決策: 完璧な人はいません。人を責めることよりも、解決策を考えることに集中しましょう。

部下がミスを犯したとき、上司はどうすべきか

チームメンバーがミスをしてしまったときの上司やマネージャーの対応は重要です。上司の対応はチームのカルチャーの基調となり、チームの精神的な安心感にも影響します。安心感を持つことで社員は失敗を恐れることなくリスクを負うことができるのです。

部下からミスの報告を受けたときの対応のポイントをご紹介します。

• 非難しない: 誰かが自分のミスを報告してきたときは、その人のせいだと非難するのはやめましょう。報告してくれたことに感謝し、実際に何があったのかという点に注目して状況の改善に必要なステップをチームメンバーと一緒に考えましょう。ミスが起こった直後に報告された場合も同様です。思いやりを持ち、誰の責任かということよりも問題そのものに集中しましょう。

• 興味を持つ: 何が起こったかについて推測を立てるのではなく、質問をしてチームメンバーの視点を把握しましょう。アクティブリスニングを実践して、相手の言っていることをしっかりと理解し、あなたがその問題に注目していることを示しましょう。そうすることで全体像を把握し、メンバーのミスを修正するために必要なすべての情報を得ることができます。

• ビデオ通話で直接話し合う: チームの誰かがミスを犯したとき、あなたがイライラしたり怒ったりしていないことを視覚的に示すことも重要です。Slack やメールでは伝わらない雰囲気もあるので、直接話し合って誤解を防ぎましょう。

• チームメンバーに自分で考えさせる: メンバーに仕事を任せると、失敗することはあるものです。ミスが起こるとわかっていても、小さなミスはあえて起こさせて、自力で対処させるのもいいでしょう。すぐに介入して問題を修正するのではなく、まずはメンバーに自分で考えさせましょう。そうすることでメンバーは状況から学び、今後の問題を解決していくために必要な問題解決スキルと自信を得ることができます。任せることでメンバーを信頼していて、一度の失敗で評価が下がることはないと示すこともできます。

• 学習体験にする: チームメンバーに自分で問題を解決させる機会を与えたら、フィードバックを提供してメンバーが状況から学び、今後同じ間違いを繰り返さないようにしましょう。できれば自らがこれまでどのようにミスに対処してきたかについても共有し、メンバーとの信頼関係を築くと同時に、成長に失敗はつきものであることを伝えましょう。

• ミスが繰り返されるようであれば、解決策をブレーンストーミングする: 何度も同じミスが繰り返し発生している場合は、何かメンバーが十分な能力を発揮できない根本的な問題や習慣があるのかもしれません。よく会議に遅刻するのであればカレンダーのアラームを設定させるなど、どんな習慣や変化があれば今後のミスを防げるかブレーンストーミングを行いましょう。

完璧を目指すのではなく、優れたプロセスを作りましょう

失敗も人生の一部です。あらゆる失敗を防ぐというのは現実的ではありません。完璧を目指すのではなく、誤った判断やミスが発生する前提で、しっかりとしたチームのプロセスを作りましょう。たとえば、最初から完璧な製品を作ろうとするのではなく、何度も繰り返して製品を改善していけるようなプロセスを作りましょう。そうすれば、チームはよりすばやく動き、リスクを背負い、変化にも柔軟に対応できます。

Asana のワークフロービルダーなら、チームのプロセスを計画、視覚化、合理化し、さまざまな層のフィードバックやステークホルダーの意見を取り入れたワークフローを構築できるため、すぐに完璧な結果を出そうとするのではなく、ミスにも柔軟に対応し、改善を重ねていくことができます。