タスクに優先順位を付けて、仕事時間を管理する方法

大抵の人は、できるだけ生産性を発揮するつもりで仕事に着手するでしょう。しかし、1 日が進むにつれて、いつの間にか急ぎのリクエストに追われ、タスクリストはどんどん長くなっていきます。そしてその日、そもそも達成するつもりだったことがいつも先送りになってしまいます。

心当たりがある、という方。それはあなただけではありません。仕事の優先順位の付け方がわからないため、いつも仕事に追いかけられているような感覚に陥る人は多くいます。そして重要な期日に遅れるリスクを抱え、仕事を予定通りに進められるのかいつも不安に思い、集中を維持できなくて困っているのです。でもそんな悩みはもう終わりにしましょう。優先順位を設定し、仕事量を管理する簡単な方法をいくつかマスターするだけで、仕事をコントロールし、期日を守ることができるようになります。

では、それぞれのステップを詳しく見ていきましょう。

1. To-Do を集めてタスクリストを作成する

まずはじめのステップは、タスクを集めて To-Do リストを作ることです。

そもそも、すべての仕事を 1 か所で見ることができなければ、どうタスクに優先順位を付ければよいか判断できません。基本的なことのようですが、たとえばいきなりプロジェクトに取り掛かろうとすると、このステップは案外見落とされがちです。慌てずに、取り組む必要があるものをすべてリストアップしてください。大きなタスクはサブタスクに分割すれば、途方に暮れずに済みます。

タスクを集めて 1 か所でリスト表示したら、以下の情報を追加しましょう。

• 所要時間

• 重要度

• 緊急度

• 期日

すべてのタスクが 1 か所にあると、するべきことの全体像を見ることができ、仕事量を可視化することができます。時間管理にも役立つ上、今すぐチェックしたほうがよさそうなタスクも一目で把握できるでしょう。

この時点では、タスクを整理することはまだ心配しなくても大丈夫です。まずはすべてのタスクを同じ場所にまとめることが大切な第一歩です。プロジェクトや四半期の初めに自分の頭を整理しておけば、長期的に仕事を整理し、手際よく進めることがずっと簡単になります。

Asana ヒント: マイタスクは Asana の機能の 1 つで、自分に割り当てられているすべてのタスクを自動的に 1 つのビューに集めてくれます。集中すべき仕事に集中できるようにマスターチェックリストとして機能し、期日に基づいてタスクの整理や優先順位付けができます。

2. To-Do リストを整理する

タスクリストが完成したら、整理にとりかかりましょう。

最終的にどうタスクに優先順位を付けるのかは、その仕事の性質や個人の働き方によるので一概には言えません。ここではよく採用される「タスクの優先順位付けメソッド」をいくつかご紹介するので、自分に合った方法を見つけてください。

① “カエルを食べる”

カエルを食べるメソッドは、文字通りカエルを食べろと言っているのではなく、かの賢人として名高い作家マーク・トウェインの「カエルを食べることがあなたの仕事なら、朝一でやってしまうのがベストだ」という名言に基づくテクニックです。

ワークマネジメントの世界に置き換えれば、最初に大きなタスクや、複雑なタスクに取り組み、その後に、重要度の低いタスクや時間に制約のあるタスクに移る方法に当たります。

最も重要な目的に貢献し、トップレベルの目標、つまり OKR に紐づいている大切なタスクは、1 日を始めるときに優先順位リストの一番上にあるべきです。その日のカエルを食べてしまったら、期日などの要素に基づいてその他のタスクを入れていけば、最重要の仕事は終わっているのでストレスも軽減されます。

「カエルを食べる」メソッドの実践

週の終わりに経営陣に向けて行う大切なプレゼンを真っ先に仕上げましょう。メールの返信やレビューフォームの作成、クライアントへの電話、契約の修正はそれからです。細かい仕事の前に、大きなプロジェクトを始めてしまうことで、集中を維持し、ばらばらと飛び込んでくるタスクや質問に気を取られず、大きな仕事を片付けやすくなります。

② アイゼンハワー意思決定マトリクス

もうひとつのメソッドがアイゼンハワーマトリクスです。意思決定マトリクスとして知られ、「緊急度と重要度のマトリクス」とも呼ばれるこの手法は、タスクをまず次の 4 つの枠組みに整理することから始めます。

• 重要かつ緊急なタスク

• 重要だが緊急ではないタスク

• 重要ではないが緊急なタスク

• 重要でも緊急でもないタスク

このアプローチは、今すぐやるべきこと (重要かつ緊急)、計画を立てるべきこと (重要だが緊急ではない)、人に任せられること (重要ではないが緊急)、やめてしまってもいいこと (重要でも緊急でもない) を判断するために役立ちます。タスクの優先順位を付け、決断をすばやく下し、仕事を整理しておくためにうってつけのツールです。

アイゼンハワー意思決定マトリクスの実践

あなたは今、同僚からセールスプレゼンテーションを手伝ってほしいというメールを受信したとします。今日やらなければならないので、緊急のリクエストですが、これは (あなたにとって) 他の仕事を先送りにするほど重要なことでしょうか？自分自身の To-Do リストを見て、各タスクの重要度と緊急度を確認してから、同僚を手伝うために自分のタスクをずらせるのか、それとも同僚のリクエストを後回しにする必要があるのかを判断します。自分のするべきこととその優先度を把握しているので、必要に応じてリクエストを断りやすくなるでしょう。

③ ABCDE メソッド

ABCDE メソッドでは、ステップ 1 で作成したタスクリストに挙げた各タスクに、重要度に応じてアルファベットを割り当てて、それに従って取り組みます。すばやくタスクの重要度の重みづけをし、優先度を決めて時間管理をしやすくする方法です。A (とても重要で最優先) から E (可能なら削除) までタスクの優先度を評価をすると言い換えてもいいでしょう。A と B に評価されたタスクが優先タスクです。これらのタスクにまず取り組むようにしてください。

なお、ABCDE メソッドは、「カエルを食べる」メソッドと相性のいい方式です。1 日の初めにグレード A と B のタスクに取り組んだら、後は重要度の低い、C、D、E のタスクを片付けましょう。

ABCDE メソッドの実践

勤務時間は 8 時間ですが、リストには合計 15 時間に相当するタスクがあります。各タスクにアルファベットを割り当てると、そのうち 2 つだけが A のタスクで、大多数は他のメンバーに割り振れる、またはスケジュールの変更が可能な D のタスクでした。

これで A のタスクだけに集中すればよいことがわかったので、D のタスクは後回しにするか、他のチームメイトに頼むことができます。こうしてタスクの量に圧倒されていた状態から、その日必ずやるべき仕事にポイントを置いた、優先順位のあるタスクリストを前に仕事に取り組めます。

④ チャンクメソッド

チャンクメソッドの「チャンク」とは、「集中して行う仕事」と定義されています。チャンクの例は、以下のようなことがらが挙げられます。

• 「受信トレイを空にする」といった、それだけで完結するタスク

• 「ドキュメントの初稿を完成させる」などの、大きなプロジェクトの一部

• 互いに関連性のないミニタスクの集合体

ここで大切なのは、これらのチャンクを一定時間、中断せずに集中して行うことです。

そのためには、以下を実践してみてください。

• 集中を妨げる外部からの刺激をオフにする

• サイレントモードなどの機能があるコラボレーションツールを利用して、今手が離せないことを他の人に知らせておく

• カレンダーを使って深く集中する"フォーカスタイム"を指定しておく

• 集中すべき時間にかぶるようなスケジュールを立てないようにシグナルを出す

このメソッドが有効だと思ったら、可能であれば、水曜日はノー会議デーという方針を自分たちのチームのために作るのも一考です。ただし、チャンクとチャンクの合間に休憩を取ることも、リラックスして気分転換するために重要です。

チャンクの実践

1 日 の初めにまず、1 時間のデザイン作業を行い、コーヒー休憩を入れます。その後は、予定されているミーティングが 2 時間あり、それから昼食、そして 30 分間メールの返信をしたら、次に新しいクライアントのリサーチを 1 時間行います。すべてのアクティビティをカレンダーに記して、作業の内容を明確にし、他の人があなたの計画と重なるようなスケジュールを立てないようにします。1 日の終わりにはちょっと SNS をチェックして一息入れ、チームの進捗会議に参加し、最後の 1 時間はデザイン作業を行って締めくくります。

Asana ヒント: Asana を使ってタスクの管理をするなら、カスタムフィールドを作成して、アルファベットによる優先順位付け (ABCDE メソッド)、緊急度と重要度 (アイゼンハワー意思決定マトリクス)、優先度 (「かえるを食べる」メソッド)、または完了までの推定所要時間など、ニーズに応じた情報追加もできます。

3. カレンダーを使ってスケジュールを立てる

所要時間が数分でも、数週間でも、どんなタスクにも開始と終了があります。そのため、① と ② で To-Do の整理ができたら、各タスクに開始日と終了日を設定します。こうしておけば、新たな展開があったり、優先順位を変えることが必要になったりしても、何かを見落とすことはありません。

開始日と終了日が明確に設定されていないタスクを割り当てられたら、必ずそれを確認して、そのタスクに取り組む時間を予定に入れ、予測を立てましょう。日付がわかったら、実際の終了日よりも早い終了日を個人的に設定して、不測の事態に備えたり、仕事を早めに提出したりすることもできます。仕事をパズルに喩えてみましょう。各ピースは最終的にお互いにかみ合うはずです。そして開始日と終了日はパズルのピースの両端に相当します。

タスクはパズルのピース、開始日と終了日はその両端だと考えると、カレンダーは全体像を組み立てるパズルボードです。過負荷にならず、期日を守れるように、仕事のスケジュールを立てて工数の多いタスクや優先度の高いタスクのバランスを取ります。これまで説明した優先順位付けのメソッドのいずれかや、気に入ったものを組み合わせて応用するなら、その枠組みに沿ってスケジュールを立てて、時間を管理してください。

Asana ヒント: 仕事の見える化に効果的なAsana でカレンダービューを使用すると、仕事が多くて過負荷になりそうな日や、空いている時間帯を見つけることができます。このビューを利用して、タスクを動かし、仕事が均等になるように分散させましょう。主体的にカレンダーを管理することで、仕事を整理し、完了させるべき重要なタスクを正確に把握して、一日を始められます。

4. 仕事の進捗を共有する

整理したタスクは、チームメンバーと共有するようにしましょう。自分のタスクが完了するのを待っている同僚にはその進捗を、タスクを振ろうとしている仲間には、自分の現在の仕事量とカレンダーを共有します。

タスクの進捗、タスクの完了予定、場合によっては遅れや問題発生などに関するステータス更新を積極的にチームメイトに提供することで、更新情報を聞かれる頻度を減らすことができます。こうした質問にせっせと答える代わりに、効率よく、生産性を発揮して自分の仕事を継続してください。

Asana ヒント: Asana のタスクのコメント機能を使えば、タスクに関する最新情報を共有したり、直接フォローアップの質問をしたりできるので、コミュニケーションと実際に取り組んでいる仕事を結び付けておくことができます。また、プロジェクトのステータス更新を使って、関係者全員にタスクだけでなく該当するプロジェクトの進捗を通知することもできます。

優先順位が付けられた仕事は「生産的な仕事」

仕事の優先順位の決め方とその手法について解説しました。仕事に優先順位をつけるメリットは、ずばり仕事の生産性が上がることです。時間をより適切に管理することで業務効率化にもつながり、毎回期日を守れるという自信も持てるでしょう。タスクの大きさに関わらず、そのすべてを 1 か所で整理し、管理できる Asana のようなワークマネジメントツールを使って、生産性をさらに上げましょう。

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