仕事を整理整頓する方法: 効果的な 17 のヒント

整理整頓は「生まれつきの資質」のようなもので、得意か不得意かのどちらかだと考えている人もいるかもしれません。しかし、仕事における整理整頓は他のソフトスキル同様、習得し、磨きをかけられるものなのです。

このスキルは、学ぶ価値があるものです。整理整頓ができる人は、重要なタスクを見逃す可能性が低く、ストレスを感じにくい傾向があります。仕事が整理整頓されていれば、毎日の To-Do がどこにあるのか、いつも使っているテンプレートはどうやって手に入れるのか、今日送るべきメールはどれなのかがわかりやくなります。これにより、ブレーンストーミングやクリエイティブな作業、インパクトのある問題解決に費やす時間とスペースが増えるのです。逆に言えば、整理整頓できない人は、仕事の効率が下がると言えるでしょう。

整理整頓は、近藤麻理恵さんの「こんまりメソッド」のファンだけができることではありません。ちょっとした工夫で、誰でも日常生活に整理整頓を取り入れ、仕事の効率を上げ、ストレスを軽減させることができます。

仕事を整理整頓するメリットとは？

整理整頓はストレスの軽減につながります。どこに何があるかがわかっていれば、慌てることなく、より多くのことを達成できます。つまり、これを職場環境づくりに応用すれば、燃え尽きることなく、インパクトの大きな仕事に取り込めるようになるのです。

また、すべての仕事を一か所で確認できれば、タスクの優先順位を決めやすくなり、最も重要な仕事を確実にこなせるようになります。

仕事を整理整頓をすることで、重要な仕事に費やす時間を増やせます。整理整頓は、仕事に前向きになり、充実感を高められる効果的な方法なのです。これによって得られるメリットは次のとおりです。

1. 【スケジュールの柔軟性が高まる】時間管理ツールを使ってスケジュールを整理し、管理することで、時間の無駄を省き、集中できる時間を増やし、ディープワークに時間を割けます。

2. 【ストレスが減る】すっきりと仕事が整理整頓されていれば、どこに何があるのか、期日はいつか、どのような手順で仕事を終わらせればいいのかが把握しやすくなります。すべてのタスクが担当者に割り当てられ、締め切りが設定されていれば、気持ちを楽にして仕事に取り組めます。

3. 【クリエイティブな仕事をする余裕を生み出す】頭の中にタスクリストがあると、やらなければならないことを常に意識してしまうものです。これが、貴重な脳のキャパシティを大幅に消費してしまいます。このようなことを頭の中で行うのではなくアウトソーシングすることで、集中してクリエイティブに働ける余裕が生まれます。

4. 【燃え尽き症候群のリスクが下がる】ストレスや負担を感じているときは、慌てて決断する傾向が強くなります。これがストレスとなり、悪化すると燃え尽き症候群につながるのです。多くの場合、「やることが多すぎて時間が足りない」と感じることが原因で、圧倒されてしまいます。整理整頓をすることで、仕事をコントロールできている感覚を持つことができ、働き過ぎを減らすことができます。

5. 【生産性を高める】すべての仕事に、目的、担当者、期日が割り当てられていることが、理想的です。しかし、正直なところ、なかなか理想通りにはいきません。そこで、管理システムを活用すると、無意味な作業に費やす時間を減らし、生産性を向上させることができます。

また、仕事の整理整頓に取り組むことで、タスクのフォローアップやアプリの切り替え、ステータス更新の確認といった仕事のための仕事を減らせます。1 日のうち 60% が仕事のための仕事に浪費される中で、仕事で最も重要な「スキルを要する仕事」や「戦略」に費やされているのは、わずか 40% なのです。どこに何があるのかが把握できれば、情報を探す時間を減らし、実際の仕事に取り組む時間を増やせます。

整理整頓し、それを維持するための 17 の方法

整理整頓が苦手な方にとって、仕事の整理は大変な作業に思えるかもしれません。しかし、仕事上のその他のタスクと同様に、仕事の整理整頓も扱いやすい複数のステップに分割することで、取り組みやすくなります。ここでは、個人のタスク、プロジェクトレベルの仕事、チーム全体のシステムなど、どのように整理を始めればよいかをご紹介します。

To-Do を整理するための 6 つの方法

まず、個々のタスクを整理することから始めるとよいでしょう。To-Do を把握し、書き出すことで、より早く、より効果的に物事を進められます。

1. To-Do を一元管理する

頭の中で To-Do を把握しようとすればするほど、生産性は低下します。効果的な To-Do リストを作るには、まず頭の中からリストを追い出す必要があります。

これは Getting Things Done (GTD手法) の重要なポイントです。この手法では、To-Do を頭の中ではなく、ツールに記録することで脳の力を解放することが推奨されています。To-Do をすべて書き出したら、To-Do リストツールを使ってタスクを整理し、実行可能なステップに変えていきましょう。デジタルな To-Do リストマネージャーを使えば、すべてのタスク、締め切り、期日を一度に確認できるので、より早く、より効果的に行動を起こせるようになります。

2. 時間を管理できるようにする

タイムマネジメントは、仕事を整理整頓をする上で非常に重要な要素です。時間をコントロールできなければ、タスクもコントロールできません。

幸いなことに、タイムマネジメントは整理整頓と同様、習得可能なスキルです。時間を効果的に管理するテクニックや戦略にはさまざまなものがあります。

自分に合ったテクニックを見つけるまで、不安がらずにいろいろ試してみてください。代表的なタイムマネジメントのテクニックは、以下のとおりです。

• 【タイムブロッキング】1 日のすべての時間をスケジュール化する手法です。これには、会議、タスク、そして Instagram の閲覧から昼休みまで、すべてのものが含まれます。詳細なスケジュールを作成することで、カレンダーをうまく管理できます。自分がどのように時間を使っているかを正確に把握し、改善できるポイントも発見できます。

• 【タイムボクシング (時間区切り)】特定のタスクを一定の時間内に終わらせるという目標を設定する手法です。タスクは放っておくと、「仕事は与えられた時間を満たすように拡大していく」という、パーキンソンの法則の罠にはまる可能性があります。タイムボックスはこれを防ぐもので、必要以上の時間をかけずにタスクに取り組むことができます。

• 【ポモドーロテクニック】集中して仕事をこなす必要があるときに役立ちます。ポモドーロはシンプルな構造で、25 分間の作業時間と 5 分間の休憩で構成されています。ポモドーロの時間中は、気が散るものを制限し、通知機能もオフにします。目標は、目の前のタスクにのみ集中することです。

• 【カエルを食べてしまえ】一風変わったタイムマネジメントテクニックに聞こえるかもしれませんが、これは、「カエルを食べることがあなたの仕事なら、朝一でやってしまうのがベストだ」という有名なマーク・トウェインの名言に基づいています。つまり、他の仕事をする前に、最も困難な仕事にまず取り組むということです。毎日、最も困難なタスクを特定し、それを達成することから始め、1 日の終わりを一番簡単なタスクで締めくくるまで、順を追って進めていきましょう。そうすることで、仕事を始めたばかりの時間帯などの、最も生産性の高い時間帯を活用し、1 日を成功へ導けます。

タイムマネジメントを実践することで、自分のスケジュールを効果的にコントロールし、好きなことに時間を割けるようになります。

3. インボックスゼロを実践する

インボックスゼロは、受信トレイにあるメールをゼロにすることだと誤解されがちですが、実はこのコンセプトは、メールを整理し、散らかっているデジタルデータを減らし、重要なタスクや最新情報を把握することを目的としています。

インボックスゼロを実践するには、毎週、または必要に応じて毎日、受信したメッセージを分別する時間を設定します。受信トレイを確認し、すべての項目をタスクや優先順位で整理しましょう。スムーズに進めるためには、簡単なルールを作ってみることが効果的です。たとえば、ワークマネジメントプラットフォームを使用している場合、メッセージを確認しながらタスクを割り当てる、またはキーボードショートカットを使ってメッセージをすばやく確認し、必要な場合に簡単な返信を送る、などです。

インボックスゼロを実践するたびに、再現しやすくなるはずです。週間リマインダーや毎日のアラームを使えば、受信したメッセージを確実に把握でき、さらにはその先を読むこともできます。

4. 最も大切な仕事を優先する

生産的だと感じる仕事 (ただ時間がかかるだけの仕事) と、チームやビジネスを前進させる仕事は別物です。前者は、To-Do リストに完了済みのチェックを入れて、充実感を得られるかもしれませんが、後者は、最終的には自分のキャリア、チーム、そして会社の成長をサポートするような仕事です。

最も重要な仕事を明確にするには、会社の戦略計画と組織全体の OKR (目標と主要な結果) が必要です。どんなに小さなタスクでも、大きな会社全体の包括的な目標につながっていなければなりません。個々のタスクを大きな目標に結びつけることで、最も重要な仕事を成し遂げるために必要な背景情報を得ることができます。

自分の仕事が会社全体のイニシアチブの中でどのような役割を担っているのかを知ることで、締め切りや優先順位を調整するのに必要な情報を得られます。そうすれば、期日が変わったり、新しいプロジェクトが追加されたりしても、その作業を現在の優先事項と照らし合わせ、それに合わせて仕事を整理整頓できるようになります。

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5. タスクを任せる

タスクをアウトソーシングや委任することで、インパクトの高いプロジェクトに集中できます。しかし、同僚や企業の上層部に仕事を任せる場合は特に、委任することが気まずく感じられることがあります。実際には、適切な人物に仕事を任せることは、信頼と承認を示す行為なのです。

委任するためには、まず現在の仕事量に含まれるすべてのタスクを特定することから始めます。次に、アイゼンハワーマトリクスを使って、最も優先度の高いタスクを特定します。タスクは以下の領域を使って分類します。

• 【重要かつ緊急】最も重要な仕事です。これらのタスクは自分に割り当て、これに当てはまるタスクは最優先します。

• 【重要だが緊急ではない】これに当てはまるタスクは重要ですが、今日やる必要はない可能性があります。確実に完了するために、スケジュールを立てましょう。

• 【重要ではないが、緊急である】これは、人に任せられるタスクです。重要でなくても、絶対にやらなければならないことがこれに当てはまります。これらのプロジェクトは、すばやく、効率よく対処できる人に任せましょう。

• 【重要でも緊急でもない】これに当てはまるタスクは、仕事のための仕事です。完全に削除しましょう。

「重要ではないが、緊急である」タスクで、他のチームメンバーの方が効率的に達成できるものがあれば、委任することが最適な解決策となります。

6. デスク周りやバーチャルな作業スペースを片付ける

清潔で心地よいオフィス空間は、足を踏み入れると元気が出て、やる気が出ますよね。散らかったデスクを整理整頓しキレイに片付け、気が散らないようにすると、自信とクリエイティビティが湧いてきて不安も軽減されます。

同じことが、デジタルデータの散らかりにも言えます。未読のメールや期限切れのタスクは、ワークスペースに期日が過ぎた書類が山積みになっているのと同じことです。

ストレスや手に負えないと感じるまでタスクを山積みにするのではなく、毎週、四半期、毎月など、自分に合った方法で定期的に仕事を整理整頓する時間を確保しましょう。たとえば以下の方法で、デジタルデータの整理整頓を実践してみましょう。

• 期日を過ぎてしまったタスクは、新しい適切な期日で再割り当てする。

• 通知に目を通し、消去する。

• インボックスゼロを実践する。

• カレンダーをタイムブロックして、フロー状態に入る時間を増やす。

仕事の整理整頓で大切なのは、それを行うことで未来の自分を不要なストレスから守っていることを忘れないことです。

プロジェクトタスクを整理するための 6 つのコツ

整理整頓の第一歩は、To-Do を整理することです。その次にやらなくてはいけないのは、プロジェクトタスクの整理です。ここでは、プロジェクトの整理で実践できる 6 つのコツをご紹介します。

1. すべてのものに収納場所を作る

デジタルまたは物理的なモノをすべて適切な場所に収納します。そうすることで職場の整理整頓を実現し、機能性を向上させるだけでなく、時間の節約と生産性の向上にもつながります。

ファイルやタスクは、適切なプロジェクト内で整理しましょう。これには 2 つの効果があります。1 つ目は、チームがファイルを延々と探し続ける必要がなくなること、2 つ目は、同僚に必要なプロセスやワークフローを正確に知らせることで、デブリーフィングや反省会の回数を減らせることです。

セットアップするには、プロジェクトスペースを作成し、チームの関連ファイル、タスク、目標、ドキュメントをすべて、このスペースに保管します。Asana のようワークマネジメントプラットフォームを使えば、参考資料やテンプレートも含め、すべての情報を 1 か所にまとめて保管できます。

2. プロジェクト成果物を分割する

プロジェクトの本質は、特定のプロジェクトに関連するすべてのタスクと成果物を一元的に管理することです。プロジェクトは、イベントや製品リリースのような期日のある取り組みである場合もあれば、エディトリアルカレンダーのような継続的なプロセスである場合もあります。

チームで取り組んでいる内容にかかわらず、プロジェクトのタスクはチームメンバー一人に割り当てられる程度の小さな構成要素まで分割してください。

なぜそれが重要なのか、その理由を説明します。複雑な成果物を複数の担当者で完成させなくてはいけないとします。ブログを例にとって考えてみましょう。ライター、コピーエディター、そしてデザイナーが、このプロジェクトを担当するとします。しかし、その 1 つの責任を 3 人で均等に分担した場合、誰が仕事の進行を担当し、誰がそれを追跡し、誰が期限変更や関係者への更新を担当するのでしょうか。

均等に責任を分担する代わりに、プロジェクトの成果物を小さな構成要素に分割しましょう。この例の場合、ブログのデザイン、ブログの初稿、ブログ原稿の確認というように、各チームメンバーにそれぞれのタスクを与えることで、誰がいつまでに何をするのかを把握できます。この方法は、作業分解構成図 (WBS) とも呼ばれています。

プロジェクト追跡ソフトウェアを活用すると、これが簡単に実行できます。プロジェクトを明確に定義し、タスクを割り当てることで、誰が何を担当するのかが確実に把握できるようになります。こうすることで、チームメンバーは担当者に質問でき、タスクや質問の背景情報である「誰が、何を、いつ、どんな理由でやるのか」などを探すプロセスを省けます。

3. ファイルのバックアップを取る

パソコンがクラッシュしたり、ソフトウェアに不具合が発生したせいで、大切なデータを失ってしまった経験は誰にでもあることでしょう。しかし、クラウドストレージを使えば、そんなことはもう過去の話です。多くの企業が従業員向けのストレージソリューションを提供しているので、可能であれば利用してみてください。

まずは、すべてのファイルを管理するシステムを構築することから始めましょう。必要に応じてフォルダーを追加し、細分化を行って、自分に合ったスペースになるように、あらかじめ整理しておきます。ファイルをきちんと整理せずに大量にアップロードしてバックアップを開始すると、後で特定のものを検索する必要が生じたときに、悩みの種になる可能性があります。

仕事でどのシステムを使うとしても、自動保存機能を活用するか、定期的に作業内容を保存するようにしましょう。可能であれば、自動バックアップを設定してください。そうでない場合は、タスクを完了したときと、1 日の終わりにもう一度バックアップを取るようリマインダーを設定します。

4. ステータスレポートを一元管理する

レポートの作成は、最も手作業が多く、時間のかかる作業です。メールで済むような進捗報告会に参加したことは誰にでもあるはずです。その上、複数のソースからデータを集め、手作業で一か所にまとめるには、かなりの時間がかかります。

レポート作成を行う代わりに、仕事をする場所で報告する方法を探しましょう。プロジェクト横断レポート機能の付いたプロジェクト管理ツールを使えば、作業を追跡しているスペースにレポート用ダッシュボードを作成できます。このダッシュボードを使用して、プロジェクトのステータスレポートを作成すれば、関係者に最新の情報を提供したり、チームがそれぞれ都合のよい時間にデータを確認したりすることができるため、会議の数を最小限に減らせます。

5. 繰り返し行うタスクやプロセスを自動化する

一般的なナレッジワーカーは、既に完了した作業に 13% の時間を費やしています。その結果、従業員は同じ作業を重複して行い、年間 236 時間を無駄にしています。

仕事を整理整頓をすることで、手作業や重複したプロセスを削減し、チームが重要な仕事に割く時間を増やせます。そして、整理整頓を促進するには、オートメーションが最適です。

タスクを自動化することで、予定通りにタスクを完了できるようになります。毎週 26% の締め切りが守られていないことを考えると、これは非常に重要なことです。言い換えれば、4 件に 1 件の割合で、予定通りにタスクが完了せず、簡単に回避できるはずの大きなバックログが発生していることになります。

オートメーションに慣れていない方におすすめの方法は、次のとおりです。

• オートメーションを使って、適切な担当者に自動的に仕事を割り当てる。

• 依存関係に基づいて期日を変更、調整する。

• カスタマイズ可能なプロジェクトテンプレートで、手作業のプロセスを標準化する。

6. 仕事を一元管理する

チームのすべての仕事が一元管理されていれば、誰が、いつまでに、何をするのかを正確に把握できます。それぞれのタスクがいつ完了するのか、プロジェクトを次の段階へと進めるために、いつ自分の担当するタスクを始めるべきなのか、どの To-Do を優先して取り組むべきなのか、といったことを把握できることで、自信を持って計画を立てられます。

まず、チームの To-Do をすべて一か所に集めることから始めましょう。全員がすべてのタスクにアクセスできるようにして、各自が取り組んでいることをリアルタイムで更新してもらいます。こうすることで、誰もが各タスクのステータスを正確に把握できるようになります。

さらに、ワークフローの自動化を設定し、同僚がプロジェクトを進める番が来たときに通知を受信するように設定することもできます。ワークフローは次のステップをトリガーし、自動的に締め切りを割り当てるため、プロジェクトを順調に進めることができます。設定に多少の手間がかかりますが、一度設定すれば、あなたとチーム、そして日々の仕事に役立つ一元管理された情報源として機能します。

チーム全体で整理するための 5 つのステップ

仕事を整理整頓するための最後のステップであり、最も難しいのは、複数チームによる連携をスムーズに行うことです。各部門にはそれぞれのやり方があり、好みのツールがあり、長い時間をかけて築かれてきたプロセスがあります。しかし多くの場合、仕事は複数の部門間で行われます。以下では、複数チームで行う仕事をシンプルにし、プロジェクトを成功に導くための 5 つのコツをご紹介します。

1. お気に入りのビジネスツールを連携する

あるタスクやアプリから別のタスクやアプリに素早く移動するといった、「コンテキストの切り替え」は、深刻な混乱を生みます。切り替えるたびに脳は調整しなければなりません。これが原因でエネルギーや集中力が低下し、仕事に集中したり、効果的な意思決定をしたりすることが難しくなります。

コンテキストの切り替えは、私たちの多くが抱える問題です。一般的な労働者は、1 日に 10 個のアプリを最大 25 回も切り替えています。その結果、労働者のおよそ 4 分の 1 (27%) は、アプリの切り替えによってアクションやメッセージの見落としが発生すると答え、26% は、アプリが多すぎると仕事の効率が落ちると答えています。

ビジネス連携の導入により、使用するアプリの数を減らし、精神的な負担を軽減できます。お気に入りのビジネスツールを連携することで、一か所でさまざまなソースからの情報にアクセスできるようになります。つまり、ワークマネジメントプラットフォームで情報を一元管理しながら、Salesforce や Google Docs のような強力なツールのメリットも享受でき、まさに両者のいいとこ取りができるのです。

2. 大きな目標を小さなタスクに分割する

大きな目標には圧倒されそうになるものです。社運を賭けた大胆な目標がきちんと整理されていないと、チームは「達成は不可能だ」「自分の仕事は重要ではない」と感じてしまう可能性があります。しかし、チームを成功に導くには、従業員のモチベーションを高めることが欠かせません。39% の労働者が、自分の仕事が会社に価値をもたらしていることを実感したいと思っています。

このような大きな目標を各自の役割と結びつけることで、それぞれの仕事が重要であることをチームに示せます。たとえば、長期目標として今後 5 年間で顧客基盤を 300% 増加させるという目標があるとします。このような大まかな目標では、年ごと、タスクごとの短期目標に分割しなければ、どのようなステップを踏めばよいのか、会社にとってどのような意味があるのかが把握しにくいでしょう。この例の場合、次のように分割できます。

[目標] 5 年間で顧客基盤を 300% 増加させる

[年次目標] 初年度末までに 30% 増加させる

[下位目標]

• セールスチームを 25% 増員する: 社員紹介プログラムを導入し、紹介者数を 5% 増加させる

• 四半期ごとに製品機能を 1 つリリースする: カスタマーサクセスマネージャーを採用し、製品ユーザーとのコミュニケーションを図る

• マーケティングリーチを 10% 拡大する: 新しいチームリーダーを 3 名採用する。SNS への投稿を 300 回分スケジュールする

目標を実行可能なステップに分解することで、自分に合ったペースで目標を達成できると同時に、日々のタスクがインパクトの高い大きな目標にどのように貢献しているかをチームメンバーに正確に示せます。

3. プロジェクトの依存関係を明確にする

チームは互いに依存し合いながら、自分たちの仕事を進めていくものです。しかし、自分のタスクと依存関係にあるタスクが遅延した場合、どうなるのでしょうか。依存関係を簡単に可視化する方法がなければ、仕事が遅れていることに気づかず、調整が必要なことも、自分の遅れが他の誰かのタスクに影響を与えていることも把握できません。

プロジェクトの依存関係を明確に把握することで、チーム全員の不明点を減らせます。プロジェクトの依存関係は、自分の作業が他の人のタスクに依存しているかどうか、つまり、自分が作業を始める前に、他の人がタスクを完了するのを待つ必要があるかどうかを確認するのに役立ちます。

プロジェクト管理ソフトウェアで依存関係を追跡することで、先行タスクが完了したときにチームメンバーに通知されるように設定できます。また、何かが遅れた場合、タスクの担当者は誰に連絡すれば期日や締め切りを更新してもらえるかを正確に把握できます。

4. 繰り返し使えるテンプレートとリファレンスガイドを作成する

たとえ日頃から行っていることであっても、新しいプロジェクトの立ち上げにはストレスがつきものです。たとえば、主要な関係者やタスクをすべて記憶しておくなど、細かい配慮が必要なため、重要な要素を見過ごしがちです。また、新しいプロジェクトの計画を立てるたびに、何時間もかけてステップを一から考えるのも大変です。そこで、カスタマイズ可能なプロジェクトテンプレートを利用し、プロジェクト特有のニーズに対応しましょう。

テンプレートやリファレンスガイドは、繰り返し行うタスクを構造化し、そのタスクを追跡したり、重複するのを防いだりすることができます。このような適応力のあるツールを活用することで、短時間でよりよい成果を出せるようになります。

テンプレートを使うメリット

• 小さなタスクを一か所で把握できるため、見落としが少なくなる。

• テンプレートは変更しやすく、これまでに学んだ教訓に合わせて調整しやすい。

• テンプレートを利用することで、プロジェクトマネージャーの知識が民主化され、誰もがアクセスできるようになる。

• 新しいチームが既存の取り組みをベースとして活用できる。

5. 情報を一元管理できる場所を構築する

チームの仕事を整理整頓するには、多くの場合、情報を一元管理できる場所を作る必要があります。情報を一元管理することで、各自が何をいつまでに行い、どこでそのためのツールを入手すればよいかが把握できるので、チーム全体の混乱が抑えられます。また、関係者が一目でインサイトを把握でき、ステータス更新が簡単になり、余分なステータスミーティングを減らせます。

プロジェクトポートフォリオ管理を使用すると、一元化されたポートフォリオに仕事をまとめ、プログラムやプロジェクトを俯瞰できるようになります。これは、共有スペースにあるデジタル版ホワイトボードのようなものです。ここではチーム全員の仕事がリストアップされ、適切なチームメンバーに割り当てられるので、リアルタイムで調整と報告が可能な、アクティブなプロジェクトスペースが生まれます。

整理整頓してスマートに働く

仕事を整理整頓するコツをまとめました。このようなコツを実践し、ビジネスライフをシンプルにするには、ちょっとした努力と時間が必要です。しかし、事前準備を行っておけば、今後、効率よく整理整頓ができるはずです。そうすれば、1 日の中で、自分が最も得意とするタスクや、最も充実感を感じるタスクに集中する余裕が生まれ、今まで以上に効率よく、満足して仕事ができるようになります。

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