業務改善を確実に進める方法: 役立つアイデアを紹介

顧客ニーズの変化や市場競争の激化、技術の進化。目まぐるしく変化する現代のビジネスシーンにおいて、企業は柔軟かつ迅速にその変化に対応し、持続的に成長を遂げなければなりません。そのために不可欠なのが、業務の改善です。業務改善は効率性や生産性のアップ、コストの削減だけでなく、従業員のモチベーションも上げ、結果的に顧客満足度の向上をももたらす企業戦略の鍵となる要素と言えます。

この記事では、業務改善の重要性を紹介し、その手法や実践的なアプローチについて解説します。未来に向けて企業が発展し、市場での競争優位性を確立するために、業務改善への知識を得ましょう。

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業務改善とは何か？

業務改善とは、現状の作業やそのプロセス、業務フローを分析し、改善策を考え、それを実行することを言います。

ルーティン化している組織内の手続きやシステムには、実は「ムリ・ムダ・ムラ」があることが多々あります。それらを洗い出し排除することで、仕事自体の生産性や商品、サービスの品質を向上させるための取り組みが、業務改善です。そのうえでポイントとなるのは、ヒト、モノ、カネ、時間、そして情報といったリソースです。そこに潜んでいる問題や課題を洗い出し、対策を打ち出すことが重要となります。

業務改善とよく共に用いられる用語に「QCD」があります。

• Quality: 品質

• Cost: コスト、予算

• Delivery: 納期

もともとこの「業務改善」が製造業をはじめとする「ものづくり」や生産管理の現場で発展したことから、業務改善と QCD は強くつながっています。すなわち業務改善とは、この 3 つの要素をバランスよく向上することであるとも言えます。つまり、品質を上げ、コストを維持もしくは削減し、納期の厳守、短縮を実現する。これは顧客やユーザーの満足度向上にも直結し、企業の価値にダイレクトに関連するため、重要視されています。

たとえ業界や業種は異なっても、この QCD の考え方を考慮に入れて業務改善に取り組んでいくことが大切です。

業務改善を行うメリットとは

業務改善の必要性と重要性が叫ばれても、具体的なメリットが分かっていないと、ピンとこないことがあるかもしれません。ここで業務改善のメリットをいくつか挙げてみたいと思います。

• 業務の効率化と生産性の向上: 「ムリ・ムダ・ムラ」を取り除くことで、業務がよりスムーズに進み、作業の効率化を実現できます。それに伴って、結果的に仕事全体の生産性も向上します。

• 品質向上とコスト削減: QCD を意識した業務改善を適切に行うことで、商品やサービスの品質を向上させるだけでなく、経費削減にもつながります。

• 労働環境の改善: 業務を改善し効率性を上げることで、従業員一人ひとりの負担やバーンアウトを防ぐことができます。仕事のしやすさ、進めやすさ、働きやすさを各メンバーが実感することで、モチベーションも上がります。

• 競争力の強化: QCD の向上と従業員のモチベーション向上は結果的に顧客満足度にもつながり、企業や組織の市場での競争力も強まります。

• 企業価値とブランド力の向上: 品質向上、競争力の強化を実現できれば、企業の価値を高め、結果的にブランド力の向上ももたらすことになります。

仕事を円滑に進めるには、SaaS型ワークマネジメントソフトウェアが効果的です。WBS 作成や工数管理もできる Asana なら、すべての仕事を 1 か所に整理できるから、業務効率が向上します。

業務改善の手順は？

業務改善には絶対的な手順はありません。各チームや組織、企業が自身のニーズや課題を理解した上で、フレキシブルに調整しましょう。ここでは、ベースとなる業務改善の進め方をご紹介したいと思います。

1. 目的を明確化する

闇雲に業務改善を始めても、失敗するリスクは大きいのが実情です。まずは何を目的に業務改善を実施するのかについて熟考しましょう。ここでいう業務改善の目的もしくは目標とは、企業戦略やビジョンと合致すべき要素です。

2. 現状を分析する

何のために業務改善を行うのかがはっきりしたら、まずは現状把握からスタートします。現在の状況はどのようなものか、業務プロセスを詳細に分析しましょう。データ収集やプロセスマッピングを行い、全体像を可視化するようにします。このとき、問題点やボトルネックが現れてくるはずです。

3. 課題を整理し、解決策を考える

前のステップで顕著となった問題点を改善すべき課題としてピックアップしましょう。対策を取るべき内容はしっかりと明確化しなければ、対処できません。改善策を練る前に、何が問題なのかをはっきりさせます。

課題が整理されたら、ブレインストーミングなどを通して解決策を練ります。このとき、次の問いかけが役に立つでしょう。

• 排除しても他に影響が出ないか？

• 回数や量を減らせないか？

• 簡素化、シンプル化できないか？

• 標準化できないか？

• 担当者は適当か？

• デジタル化や自動化は可能か？

4. 実行計画を策定する

課題に対する解決策が明確になったら、実際にどのように改善していくか、計画を立てます。必要な場合は予算の確保も必要になるでしょう。いずれにせよ、無理のないスケジュールを立てるよう気を付けます。

5. 業務改善計画を実行し、モニタリングする

計画を実行に移します。このとき、並行してモニタリングすることが大切です。計画通りに進んでいるか、修正点や変更すべき部分はないかをチェックしましょう。

6. 振り返りとフィードバックを行う

業務改善は実行して終了ではありません。継続的な業務改善のためには、計画が期待通りに機能したかどうかを見極めなければなりません。それには定期的に見直し作業、フィードバックを集めることが大切です。そこでさらなる改善点や修正点が明らかになれば、適時実行していきます。

業務改善を成功させるためのポイント

業務改善は仕事の効率性と生産性向上、さらに企業の競争力をも強化できる取り組みですが、その成功には入念な計画策定が必須となります。ここでは、業務改善が上手くいくためのコツを何点かご紹介します。

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設定した目標は正しく共有する

業務改善の第一歩として、目的と目標の設定は重要であると前述しましたが、目標は立てるだけで終わりにしないようにしましょう。ステークホルダーと必ず共有し、日々 “見える” 場所で管理しておくことがおすすめです。たとえば、メンバーがいつでもアクセスできるワークマネジメントツールなどに保管しましょう。毎日の仕事と目標がつながっていることがわかれば、従業員のモチベーションも上がります。

仕事を見える化する

業務改善を始めるにはまず、仕事を見える化することにこだわりましょう。日々それぞれのメンバーはどんなタスクをこなしているのか。イレギュラーに発生する作業も含め、徹底的に洗い出し、仕事の全体像を可視化するようにします。

仕事の見える化を普段から意識していないケースでは、骨の折れる作業になる可能性もあります。チーム全体で使用しているワークマネジメントプラットフォームがあれば、作業の洗い出しは簡単なうえ、改善したワークフローやシステムもリアルタイムで迅速に更新し、周知させることができます。

デジタルツールを採用する

限られたリソースで仕事を最適化するのに推奨されるのが、デジタルツールの導入です。初期コストはかかっても、今後を見据えればそのメリットは多いでしょう。

たとえば、Asana のようなワークマネジメントプラットフォームは直感的で UI も使いやすく、導入しやすいツールと言えます。Asana はチームの仕事を一元管理し、くり返し作業の自動化、プロセスにルールを作ることで標準化 (マニュアル化) し、最大限の効率化をもたらすツールです。

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業務改善のために役立つフレームワーク

最後に、業務改善を推進時に役立つフレームワークをご紹介します。次の 2 つが最も代表的な手法と言われます。

PDCA サイクル

PDCA サイクルは、Plan (計画)、Do (実行)、Check (評価)、Action (改善) という 4 つの段階をくり返し行う手法です。

PDCA は一回きりのプロセスではなく、くり返し回すことで、継続的なフィードバックループとして機能します。このようなサイクルの中で、業務はだんだん改善されていくのです。

ECRS

もうひとつの業務改善フレームワークは、ECRS (イクルス) です。Eliminate (排除)、Combine (統合)、Rearrange (再整理)、Simplify (簡素化) という要素を順番に検証し、業務から「ムリ・ムダ・ムラ」を取り除く手法として知られます。業務改善によく使われるフレームワークとして、たとえばトヨタのような生産管理の現場で用いられることが多いです。

まとめ

業務改善についてまとめました。この記事で紹介したような、適切な業務改善のためのアイデアを活用し、業務効率化を目指しましょう。

業務改善は、持続的な成功を収めるための鍵となる取り組みです。一過性のプロセスではなく、継続的に続けていくことで、業務は最適化されていきます。業務改善の進め方で紹介した基本ステップに沿って、まずは第一歩を踏み出してみましょう。そのときの心強いサポートとして、クラウド型ワークマネジメントツールの導入がおすすめです。