Asana で世界の DevOps チームに力を与える New Relic

2008年に設立された New Relic は、世界中の開発者がシステムパフォーマンスをモニタリングできる強力なクラウドベースのプラットフォームを提供しています。同社は、200 以上のフレームワークと 8 種類のプログラミング言語にわたり、14,000 社以上の利用者にサービスを提供し、DevOps チームがより優れたパフォーマンス、スケール、および効率を達成できるようにサポートしています。Fortune 100 企業の半数以上が、New Relic のサービスを活用して複雑なソフトウェア環境を明確に分単位で可視化しています。この素晴らしい市場カバー率を支えているのは、世界 16 か所のオフィスで働く、2,000 人以上の勤勉な社員 (「Relic」) たちです。

これまでに、さまざまなチームがスプレッドシートやメール、チャットはもちろんのこと、Asana やその他のワークマネジメントツールに頼って、プロジェクトやタスクの調節を行ってきました。ひとつの場所で更新状況を確認したり、次のステップを把握したりできないため、対面による調整が必要となり、効率が下がっていました。チームが直面した課題は以下の通りです。

• 仕事の状況に関する可視性が低いため、上層部に進捗状況を報告するのが難しい。

• プロセスや引き継ぎが不明確で、チームが指示内容を把握できないため、複数部門間のコラボレーションが困難である。

• プロジェクトが場当たり的に作成され、計画が不完全で、期日から逆算して作成したスケジュールもないため、時間内に終わらせるために慌てて作業することがある。

New Relic は、作業管理を一元化し、従業員とリーダーの双方にとって見える化を進めるために、Asana を導入しました。

時間内にすべてを終わらせても、ストレスがたまることがありました。Asana のおかげで、プロジェクトがどの段階にあるのか、マイルストーンが遅れたらどうなるのかが把握できるようになったのです。”

多様なワークスタイル、ひとつのプラットフォーム

New Relic のような規模の企業にとって、さまざまな種類のプロジェクト、プロセス、ワークスタイルに対応し、さまざまなチームをつないで部門間コラボレーションを実現できる柔軟なプラットフォームを見つけることは重要なことでした。チーム間のスムーズな引き継ぎを行うために、次に何が必要なのか、自分たちの仕事がどのようにつながっているのかを把握できる環境が必要だったのです。また、従業員一人ひとりが自分の担当する仕事の内容や期日を簡単に確認でき、さらに経営陣が進行中の仕事を俯瞰できる仕組みも必要でした。

マーケティング部門のクリエイティブチームは、すでに Asana を使って仕事を管理していました。そこでマーケティングプログラム部門シニアディレクターの Dustin Finkle 氏は、他の部門にも Asana を導入することにしたのです。直感的で使いやすいので、すぐに導入して使い方を覚えられるという理由から Asana を選んだそうです。New Relic プログラムマネジメントオフィス (PMO) のカスタマーソリューションハブで Dustin 氏のパートナーを務める Pounder Baehr 氏と、人事部門トータルリワード & オペレーションチームのシニアプログラムマネージャー Vivian Wang 氏のチームも Asana で仕事を管理しており、その活用法をレベルアップしたいと考えていました。

Asana は、スプレッドシート、チャット、カレンダー、受信トレイをひとつにまとめたようなもので、さまざまなツールの問題を解決してくれます。1 つのツールにまとめるほど、効率が上がります。”

従業員の Asana 導入をサポートする正式なロールアウト計画

各部署に Asana を導入するために、Dustin 氏、Pounder 氏、Vivian 氏は正式な導入計画を作成し、全員が Asana プラットフォームから最大の価値を得られるような体制を整えました。このトレーニングテンプレートには、Asana のカスタマーサクセスマネージャー (CSM) が作成したハウツー動画やガイドが含まれており、チームメンバーがそれぞれの役割に応じて仕事を管理する方法を学べます。また、ガバナンスガイドラインとベストプラクティスでは、Asana を一貫性を保って使い、レポート機能を活用する方法を取り上げています。

また、ロールアウトを支援するために、チェンジチャンピオンコホート (変化を先導するチーム) も結成しました。たとえば、カスタマーソリューション部門では、Pounder 氏はまずインストラクショナルデザインチームに Asana を導入し、同チームを「インキュベーター」として活用した後、組織内の他のチームにも展開していきました。各チームはすぐに Asana を採用し、仕事の管理に使い始めました。Pounder 氏はこう言っています。「私たちはすぐに Asana を導入しました。クールなインターフェイスで、使いやすく、必要な作業が確認しやすいのです。」

無駄な「仕事のための仕事」を排除し、1 年分以上の労働時間を節約

現在では、New Relic のすべてのチームが Asana で作業を行っています。この新しいワークマネジメントのアプローチにより、同社は年間推定 282 日分、または 56 週間分 (週休二日制の場合) の勤務時間を節約しています。これは、これまでビジネス上の調整事項に費やされていた貴重な時間です。プロセスの標準化、ステップの自動化、コミュニケーションの一元化、情報の重複の排除などにより、時間の節約を実現できました。Asana は New Relic の「仕事のための仕事」、つまり情報を探したり不要な会議を開いたりといった、意義がある仕事に取り組む時間を減らしてしまうアクティビティを削減できるのです。

「仕事の解剖学」インデックスによると、ナレッジワーカーは 1 日の 60% を仕事のための仕事に費やしています。New Relic はその時間を劇的に削減しました。Asana を大規模に導入することで実現した、業務効率の向上はすばらしいものです。毎月、New Relic チームは Asana のテンプレートから約 100 件のプロジェクトを作成し、プラットフォーム上で 6,000 以上のコメントをやりとりしています。

マーケティングチーム

マーケティングチームは、次のような仕事をすべて Asana で管理しています。

• 製品リリース

• マーケティングキャンペーン

• イベント

• PR

• コンテンツ開発

• カスタマーマーケティング

• クリエイティブリクエスト

• ウェブサイト開発

イベントのような大規模なイニシアチブには、個別の Asana ポートフォリオが用意されます。各ポートフォリオには、プレゼンテーション、顧客との会議、イベントのクリエイティブアセットなど、小さなワークストリームを表す複数の Asana プロジェクトが格納されています。

4 人の PMO チームを率いる Dustin 氏は、マーケティングチームのメンバーが共通プロセスの Asana プロジェクトテンプレートやその他のリソースを取得できるハブを作成しました。テンプレートを使えば、無駄な手順を省き、すばやく作業に取り掛かれます。重要なステップがすべて揃っているため、見落としがなく、調整は簡単ですが、ゼロから始める必要はありません。テンプレートを使用することで、マーケティング業務の予測可能性と透明性が向上し、担当者やチーム間で引き継ぎが必要なタイミングが明確になります。また、レポートを活用することで、何が遅れていて、何が進行中で、今後 14 日間のスプリントがどのようなものになるかを簡単に把握できます。

毎週、Dustin 氏はマーケティングエグゼクティブに Asana グローバルマーケティングカレンダーへのリンクを送信し、毎週のリリースを確認し、次のスプリントを把握できるようにしています。「大きな項目をすべて含むポートフォリオの更新を毎週行っています。SVP レベル以上であれば、この 1 回の更新で十分で、相手を通知まみれにすることもありません」と Dustin 氏は語ります。

カスタマーソリューションハブ

Pounder 氏は、Dustin 氏のやり方を真似て、カスタマーソリューション & イネーブルメント部門に Asana を導入しました。同チームは現在、販売キックオフのような大きなイベントから、セールスチームの生産性を高める戦略的プロジェクトまで、あらゆる仕事を Asana で管理しています。さらに、新しいセールス担当者の採用、ビジネスオペレーションの実行、組織計画の実行、四半期ごとのビジネスレビューの作成にも Asana を使用しています。

Asana を導入する前は、このようなタスクを管理するために複数のツールが必要だったため、チームのスピードが落ち、仕事の規模を拡大することが困難でした。現在では、このようなプロセスが合理的かつ効率的になり、まったく異なる仕事の進め方を持つチームでもシームレスに連携できます。かんばん、スクラム、ウォーターフォール手法のハイブリッドなど、どのようなフレームワークであっても、Asana を使えば、やるべき仕事が明確になります。Pounder 氏は、「Asana は、カスタマーソリューションとマーケティングチームの間のギャップを埋めるのにも役立っています。Asana がハイライトしてくれるので、製品リリースのために何をすべきかを把握できるのです」と言っています。

マーケティングチームと同様に、Pounder 氏のカスタマーソリューションチームもプロジェクトテンプレートを作成しました。これにより、一貫した方法で新しい仕事を始めることが簡単になったのです。「テンプレートは繰り返し使えます」と Pounder 氏は語ります。「そのため、無駄な工程を省くことができ、時間を大幅に短縮できました。」

Asana は信頼できる情報源として、大きな役割を果たしています。私自身、すべてのスタンドアップミーティングに出席することはできませんが、Asana を活用することで、一日の終わりにプロジェクトの進捗状況を確認し、難なく上司にサマリーを提供できます。また、Asana のおかげで、PMO としてのミッションである透明性、コラボレーション、予測可能性を達成できました。”

トータルリワード & オペレーションチーム

Vivian Wang 氏が所属する人事部のトータルリワード & オペレーションチームは、マーケティングやカスタマーソリューションと同様に、プロジェクトテンプレートを活用して組織的な知識を体系化し、チームの規模拡大やメンバーの加入を迅速に行っています。また、年間パフォーマンスレビューや報酬プログラムなどの定期的なプロジェクトでも、あらかじめタスクやサブタスクが設定されたテンプレートが重宝されています。

トータルリワード & オペレーションチームでは、年間ロードマップの管理にも Asana を使用しています。1 つの会計年度のすべてのアクティビティを専用の Asana プロジェクトに入力することで、いつ何が起きているかを 1 つのビューで把握できるようにし、これらのタスクを、部門に焦点を当てた個別のロードマップに追加します。こうすることで、各部門のリーダーは、自分のチームの仕事にズームインして確認できるようになります。

“Asana は、関係者と連携し、意図をもって計画を立てるのに役立ちます」と Vivian 氏は言います。「チームメンバーは、他の優先事項への影響を検討することなく、つい緊急の依頼にすぐに取り掛かろうとしがちです。Asana を使用することで、計画に不可欠な情報にアクセスし、しかるべき人の協力を募って効果的に意思決定を行えます。こうすることで、関係者と期待事項を確認し、プロジェクトを成功に導けるのです。”

人事チームは、日常的に使用するツールを Asana と連携し、Asana を信頼できる情報源にしています。たとえば、Asana for Slack の連携を活用すると、Asana プロジェクトでメンションされたときに Slack で通知が送信されます。Asana for Zendesk の連携では、顧客向けの Zendesk チケットを Asana タスクで管理できるようになります。

Asana のおかげで、プロジェクト管理に関する理解を深められました。また、ベストプラクティスを学び、活用することで、これからも続けて、仕事のやり方を最適化できます。 ”

New Relic の仕事に対する可視性が高まり、DevOps チームのソフトウェアに対する可視性の向上を実現

Dustin 氏、Pounder 氏、Vivian 氏の 3 人は、今後も Asana で仕事のプロセスを改善し、チームをさらにアジャイルにしていく予定です。Pounder 氏は、「Asana の導入を終えて、今後、New Relic がどのように発展していくのかが楽しみでなりません。プロジェクトやチームの管理から、従業員のオンボーディング、1on1 会議の実施まで、全員が統一された方法で Asana を使って仕事を行える環境を整えることで、スケールアップができるようになるでしょう」と述べています。

なぜなら、すべての Relic が職場で評価されサポートされていると感じることで、New Relic の顧客も評価されサポートされていると感じるようになるからです。

Asana は、New Relic のスケールアップの原動力となっています。Asana は仕事を可視化してくれるので、経営陣はどこで人手が足りないのか、いつまでに何をする必要があるのかを把握できます。また、この経験を通して、プロジェクト管理がいかに重要であるかということも理解できました。 ”