Guide pratique de la WBS : comment structurer efficacement votre projet

La WBS (Work Breakdown Structure) est une méthode de planification de projet qui consiste à décomposer le travail en tâches plus petites et plus gérables pour faciliter sa gestion et son suivi. Elle permet de visualiser les différentes étapes d'un projet et d'organiser les livrables en plusieurs niveaux hiérarchiques.

Les informations de cet organigramme étant présentées sous forme visuelle, vous pouvez le concevoir en associant un logiciel de gestion des processus à certaines méthodologies de gestion de projet prévues à cet effet : chronologies, tableaux Kanban, calendriers…

Vous vous demandez comment établir une WBS et quels sont les éléments à y inclure ? Suivez le guide ! En prime, nous vous proposons plusieurs exemples pour vous aider à créer les vôtres.

Qu’est-ce que la WBS en gestion de projet ?

L’organigramme des tâches, en anglais « Work Breakdown Structure » (WBS) ou Organigramme Technique de Projet (OTP), est un outil qui permet d’établir un plan de projet, hiérarchisé sous forme visuelle. Grâce à lui, vous pouvez décomposer les livrables en sous-livrables afin de mieux visualiser les projets et mettre en évidence leurs principales dépendances.

Chaque organigramme est constituée des éléments suivants :

• un référentiel de projet ou énoncé de portée, comprenant le plan du projet, un bref descriptif et son nom ;

• les participants au projet ;

• un planning de projet bien organisé ;

• les livrables et sous-tâches associées du projet.

Les chefs de projet se servent de ce type de structure pour aider leurs équipes à décortiquer les projets complexes pour mieux saisir leur portée et visualiser les projets et livrables liés à des dépendances, mais aussi pour donner aux membres de l’équipe un aperçu concret du projet et non une simple liste de tâches à accomplir. Cet outil de gestion de projet est aussi très utile pour déterminer les ressources nécessaires.

La WBS (Work Breakdown Structure) permet de diviser le projet en lots de travail plus petits et plus gérables, facilitant ainsi la répartition des tâches et la gestion du projet dans son ensemble.

Le mind mapping peut être utilisé pour élaborer une WBS (Work Breakdown Structure) en permettant de représenter visuellement les différentes tâches et sous-tâches du projet de manière hiérarchique et logique. La WBS présente également l'avantage de permettre une double vérification des principaux livrables avec les parties prenantes, offrant ainsi une meilleure assurance de la qualité du travail effectué.

A savoir: Bien que la WBS et la Product Breakdown Structure (PBS) partagent des similitudes, la WBS se concentre sur la décomposition des tâches tandis que la PBS se concentre sur la décomposition des produits livrables.

Les 2 types de WBS

1. Les WBS basées sur les livrables : celles-ci vous permettent de structurer le travail de façon hiérarchique en fonction des livrables. Si cela vous semble un peu alambiqué, pas d’inquiétude ! En bref, vous allez examiner la portée globale du projet et diviser votre travail en livrables qui viendront la soutenir. Cette approche est idéale pour les projets courts dont le résultat est clair (par exemple, l’élaboration de votre rapport annuel pour faire le point sur la situation financière de votre entreprise).

2. Les WBS basées sur les phases de projet : il s’agit ici de vous appuyer sur les phases de votre projet pour créer des blocs de travail, lesquels abritent des groupes de tâches. Ces derniers sont ensuite accomplis par étapes. Optez pour une WBS par phases pour les projets plus longs dont les résultats sont un peu plus vagues (par exemple, améliorer la fidélisation de 20 % au cours des trois prochaines années).

Pourquoi faire une WBS ? Les avantages

La création d'une WBS (Work Breakdown Structure) présente plusieurs avantages pour la gestion de projet. En voici quelques-uns :

1. Organisation : la WBS permet de diviser le projet en tâches plus petites et plus gérables, facilitant ainsi l'organisation et la planification du travail.

2. Communication : la WBS permet de communiquer clairement les objectifs, les délais et les livrables à toutes les parties prenantes du projet.

3. Coordination : la WBS facilite la coordination des tâches et des ressources en permettant de suivre l'avancement des différentes étapes du projet.

4. Suivi : la WBS permet de suivre et d'évaluer l'avancement du projet en identifiant rapidement les tâches en retard ou les problèmes à résoudre.

5. Réduction des risques : la WBS permet d'identifier les risques potentiels dès le début du projet, ce qui permet de les gérer plus efficacement.

6. Amélioration de la qualité : en permettant une meilleure planification et organisation, la WBS contribue à améliorer la qualité des livrables et à minimiser les erreurs et les retards.

Les 3  niveaux d’une WBS

La WBS (Work Breakdown Structure) peut être divisée en trois niveaux principaux d’arborescence :

• Niveau 1 : le niveau le plus élevé de la WBS correspond au projet dans son ensemble. Il s'agit de la mission principale et des objectifs généraux du projet.

• Niveau 2 : ce niveau correspond aux grands livrables du projet. Il s'agit des principaux résultats attendus, qui peuvent être divisés en plusieurs tâches plus petites.

• Niveau 3 : ce niveau correspond aux tâches spécifiques nécessaires pour réaliser les livrables du niveau 2. Les tâches sont généralement de taille plus petite et plus gérables, et peuvent être attribuées à des membres de l'équipe pour leur réalisation.

Que faut-il inclure dans une structure WBS ?

En substance, ce type d’organigramme est un plan de projet condensé, hiérarchisé sous forme visuelle. Il doit donc disposer de tout le contenu d’une bonne charte de projet : objectifs, livrables, échéances, acteurs clés, etc.

Pour créer votre propre organigramme des tâches, vous devez déjà savoir quels éléments y ajouter. Heureusement, nous sommes là pour vous aider. Jetons un œil à toutes les informations clés à inclure dans celui-ci.

Lexique de la WBS

Avant de concevoir une nouvelle structure de projet, nous vous conseillons d’établir un lexique. La nature visuelle de la WBS ne laisse pas de place aux explications approfondies : vous allez donc simplement créer un document expliquant chaque tâche un peu plus en détail. Un lexique de ce type sera utile pour préciser la teneur des tâches aux membres de votre équipe.

Même si c’est vous qui vous chargez de sa création, il est recommandé de faire appel à des collègues issus de différents services pour produire un lexique aussi pertinent que possible, donnant des explications claires pour chaque élément.

Quelques-uns des champs à inclure dans votre lexique :

• Nom des tâches : faites simple, et clair et concis.

• Descriptions : donnez quelques détails supplémentaires, sans dépasser une phrase ou deux.

• Livrables : la précision sera une nouvelle fois votre meilleure alliée. Indiquez clairement vos attentes à votre équipe.

• Budget : indiquez les dépenses prévues, y compris la somme que vous comptez dépenser, à quelles fins et quand.

• Jalons : chaque jalon indique qu’un bloc de tâches est terminé et qu’une étape clé a été franchie dans le planning du projet.

• Approbations : indiquez les tâches qui demandent une approbation, le cas échéant.

Vous avez le choix au niveau des champs à ajouter, l’important étant de créer une ressource qui permet à vos collègues de retrouver les informations de projet nécessaires pour réaliser toutes les tâches.

Description de la tâche

La description de tâche précise le nom d’une tâche et décrit brièvement ses objectifs. Une description exhaustive n’ayant pas sa place dans votre organigramme, ces informations complémentaires seront ajoutées au lexique.

Ce type de description a pour objectif d’aider les membres de votre équipe à comprendre en quoi consiste la tâche le plus rapidement possible. Évitez donc de trop entrer dans les détails pour le moment.

Responsable de la tâche

Ajouter un responsable de tâche est essentiel pour des raisons de responsabilisation et de communication. Plus les réponses sont faciles à obtenir, plus les tâches sont terminées rapidement. Les chefs de projet sont souvent aussi responsables des tâches, mais selon la situation, les chefs de service et les managers pourraient également être concernés.

Il n’y a rien de pire que de perdre son temps à rechercher des informations. Mieux vaut donc attribuer des responsables de tâches pour gagner en productivité d’équipe : les participants au projet pourront ainsi directement poser des questions à la bonne personne.

Budget de la tâche

Ce champ n’est pas toujours indispensable, mais dans le cadre de projets à gros budget, il demandera une surveillance rigoureuse. Si vous voulez suivre vos dépenses de budget de façon à rester dans les clous, nous vous recommandons d’attribuer des plafonds à ne pas dépasser pour certaines tâches.

Une absence de suivi pourrait mener à un surplus de dépenses, ce qui pourrait entamer votre marge. Veillez donc bien à contrôler non seulement votre budget total, mais aussi le coût individuel de chaque tâche.

Date d’achèvement

Cela ne vous surprendra pas, mais la date d’achèvement est un détail dont vous devez tenir compte. Cela dit, vous devez aussi vous attendre à devoir la modifier.

Si les retards peuvent rendre la gestion de plusieurs projets difficile, il s’agit parfois d’une situation inéluctable. Pour suivre votre progression, vous devriez ajouter chaque tâche à un calendrier ou autre outil de gestion de projet. Vous pourrez ainsi repérer les écarts de planning en temps réel et agir pour éviter que les problèmes d’échéances ne prennent de l’ampleur au point de vous faire passer à côté de la date d’achèvement prévue.

Statut de la tâche

Outre le suivi de votre planning, documenter le statut des tâches vous sera bien utile pour repérer rapidement où vous en êtes. Vous avez plusieurs options pour désigner leur statut, mais de nombreuses équipes choisissent d’utiliser des termes du type « ouvertes », « en cours » et « terminées ».

Non seulement vous aurez plus de facilité à repérer où vous en êtes de votre progression, mais vous vous ferez aussi une bonne idée générale de la productivité de votre équipe. Par exemple, si certaines équipes ont régulièrement tendance à ne pas terminer leurs tâches, c’est qu’il y a certainement une cause sous-jacente. Vous pourrez ainsi mieux gérer la charge de travail de l’équipe ou régler les problèmes de communication avant que la situation ne s’envenime.

Les meilleurs outils pour faire une WBS projet

Et maintenant, place à l’amusement ! La WBS se présentant sous la forme d’une hiérarchie visuelle, vous avez plusieurs choix pour créer le vôtre. Et le plus intéressant, c’est que votre équipe pourra sélectionner la méthode qui lui convient le mieux.

Parmi les méthodes visuelles couramment employées par les équipes, on retrouve notamment les chronologies, les tableaux Kanban et les calendriers. Selon le logiciel que vous utilisez, certaines fonctionnalités auront peut-être une apparence différente. Intéressons-nous de plus près à ces trois méthodes pour vous aider à comprendre comment créer la bonne structure d’organigramme pour chacune.

Les chronologies (ou diagrammes de Gantt)

Si vous êtes à la recherche de supports de travail visuels, amusants et colorés, vous avez frappé à la bonne porte. En outre, les chronologies offrent toutes les fonctionnalités nécessaires à la création d’un WBS. En voici quelques-unes auxquelles vous aurez accès grâce à une chronologie, également appelée organigramme ou diagramme de Gantt :

• Importation de vos feuilles de calcul traditionnelles

• Suivi de la progression

• Modification des tâches

• Liens entre les tâches sous forme de dépendances

• Modification des échéances

• Attribution de responsables aux tâches

• Mémorisation des tâches non programmées

• Choix des couleurs de suivi

• Segmentation par niveaux

• Filtrage et tri des tâche.

Au moment de vous lancer dans la création de votre WBS, vous avez plusieurs choix : vous pouvez notamment importer une feuille de calcul existante ou concevoir l’organigramme directement sur un logiciel d’échéancier. Les chronologies diffèrent des tableaux Kanban et calendriers en cela qu’elles proposent un rendu visuel et des fonctionnalités configurables. Vous avez donc toute liberté de sélectionner le visuel qui convient le mieux à votre équipe.

Les tableaux Kanban

Les tableaux Kanban se rapprochent globalement des chronologies, si ce n’est dans leur organisation visuelle. En effet, ils ne s’affichent pas sur une ligne horizontale, mais se présentent sous la forme de tableaux. Un logiciel dédié aux tableaux Kanban peut vous aider à réaliser les opérations suivantes :

• Suivi de la progression

• Modification des tâches

• Liens entre les tâches sous forme de dépendances

• Modification des échéances

• Planification des processus

• Centralisation des communications

• Conception de feuilles de route produit

Faire appel à un tableau Kanban pour créer votre WBS est aussi une très bonne idée, cet outil étant plébiscité par de nombreuses équipes pour gérer leurs ressources au quotidien. Le plus pratique, c’est qu’il vous permet d’afficher directement davantage de détails au sujet des tâches. C’est donc une bonne alternative à la création d’un lexique pour votre organigramme.

Pour commencer à appliquer cette méthode, le mieux reste encore de concevoir votre hiérarchie au sein de votre tableau Kanban.

Calendriers

Troisième option intéressante pour créer une WBS : le logiciel de calendrier d’équipe. Moins utilisé pour les organigrammes que les autres alternatives, cet outil constitue pourtant une bonne solution pour visualiser ses projets. Les calendriers sont particulièrement utiles dans le cadre de projets volumineux qui nécessitent d’afficher tour à tour une vue au jour le jour, hebdomadaire ou mensuelle.

Les calendriers sont des outils pratiques pour concevoir une WBS. Avec eux, vous bénéficiez d’une autre expérience visuelle que celles proposées ci-dessus. Pour commencer à créer votre structure avec cet outil, vous pouvez là aussi importer une feuille de calcul existante ou vous lancer directement dans votre logiciel de calendrier.

A savoir: Le diagramme de Pert est un complément utile à la WBS, car il permet de visualiser les dépendances et les séquences temporelles des tâches dans un projet, en se basant sur les éléments découpés dans la WBS.

Exemple de WBS

Voici un exemple détaillé de WBS (Work Breakdown Structure) pour un projet de conception de site Web, avec l'attribution des tâches aux membres de l'équipe :

Nom de l’organigramme : conception de site Web

Description : refonte de notre ancien site Web pour l’adapter au nouveau branding.

Date d’achèvement : 15/09/2021

Budget : 50 000 €

Niveau 1 :

1. Refonte du site Web

Niveau 2 :

1. Révision de la charte de marque (terminé)

2. Création de la structure du message (terminé)

3. Refonte du logo (en cours)

4. Ajout d’une nouvelle photo (ouvert)

Niveau 3 :

1. Révision de la charte de marque

• Couleurs de marque – Camille Mourin

• Mood board de marque – Camille Mourin

• Conception UX – Rémi Brousse

2. Création de la structure du message

• Titre – Daniela Vargas

• Énoncé de mission – Daniela Vargas

• Directives linguistiques – Daniela Vargas

3. Refonte du logo

• Ébauche – Kabir Madan

• Maquettes – Camille Mourin

• Designs finaux – Camille Mourin

4. Ajout d’une nouvelle photo

• Séance photo – Kabir Madan

• Retouches photo – Camille Mourin

• Sélections définitives – Kabir Madan

La WBS permet de décomposer le projet en tâches plus petites et plus gérables, ce qui facilite la planification, la coordination et le suivi du projet. Les membres de l'équipe peuvent être assignés à des tâches spécifiques, ce qui facilite la répartition des responsabilités et le suivi de l'avancement du projet.

Intégrer la WBS dans votre gestion de projet pour améliorer votre efficacité

En pratique, la création d’une WBS n’est pas particulièrement difficile. Et une fois cette habitude prise, votre équipe aura tout intérêt à bien visualiser ses tâches de projet et leur hiérarchie. Que vous soyez adepte de l’apprentissage visuel ou verbal, chacun trouvera un outil de gestion du travail adapté.

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