Les points de blocage en gestion de projet : 3 moyens de les identifier

Souvenez-vous du dernier retard rencontré lors d’un projet. Peut-être attendiez-vous un retour, luttiez avec un système dépassé ou encore tentiez de jongler entre les révisions et approbations ? Quoi qu’il en soit, ce retard était probablement dû à un même phénomène : le point de blocage.

De même qu’un goulot de bouteille ralentit l’écoulement de son contenu, un point de blocage en gestion de projet affecte la fluidité des processus. Prenons l’exemple d’un processus de fabrication où ce type de situation est relativement simple à détecter : une machine défaillante ou un manque de matière première peut freiner la production. Il est en revanche un peu plus difficile à discerner puis à résoudre dans le cadre de la gestion de projet.

Découvrons en quoi consiste un point de blocage en gestion de projet, la façon de l’identifier et les moyens à votre disposition pour le maîtriser.

Les points de blocage en gestion de projet

Un point de blocage peut s’apparenter à une congestion qui provoque des retards dans votre processus. En gestion de projet, la capacité ainsi limitée entraîne un ralentissement du rythme de travail.

Il existe deux types de point de blocage en gestion de projet :

• Les points de blocage dus au personnel : ce type de point de blocage survient lorsqu’un membre ou l’ensemble de l’équipe n’atteint pas le niveau de performance attendu. Le plus souvent, le problème ne vient pas de vos collègues, mais d’un manque de ressources ou de clarification. Dans ce cas, vous devriez discuter avec les membres de votre équipe pour en trouver la cause, à savoir comprendre pourquoi ils éprouvent des difficultés à réaliser leur travail. Afin de lever ce frein, vous pourriez par exemple recruter des renforts, externaliser les tâches simples ou encore améliorer la communication interne.

• Les points de blocage dus aux systèmes : un système lent ou obsolète peut ralentir votre projet et générer un point de blocage. Parmi les causes possibles : une imprimante hors d’âge, un système d’archivage manuel, un logiciel de gestion du travail qui n’est plus adapté à vos besoins, etc. Toutefois, le simple fait de passer à une nouvelle application pourrait suffire à vous remettre sur les rails.

Identifier le type de point de blocage est la première étape pour y remédier. Faites-vous face à un problème de personnel ou de systèmes ? Cette classification établie, vous pourrez déterminer plus précisément la cause du problème.

Identifier un point de blocage

Une analyse des points de blocage, appelée également analyse des causes racines, est la meilleure façon d’identifier ceux-ci et de trouver les moyens d’y remédier. Suivez ces trois étapes qui vous permettront de les repérer, de trouver des solutions et de suivre les performances.

Étape 1 : cartographiez les processus et identifiez les points de blocage

Le meilleur moyen d’identifier et de prévenir les points de blocage est de cartographier vos processus. Vous pouvez notamment utiliser un logiciel de gestion du travail comme Asana pour étudier votre projet selon différents angles, que ce soit à l’aide d’un tableau Kanban, un diagramme de Gantt ou une liste de tâches. 

Un autre outil d’analyse des points de blocage fréquemment utilisé est le diagramme en arêtes de poisson, ou diagramme d’Ishikawa, qui représente votre projet de manière visuelle. Il est parfaitement adapté aux séances de brainstorming destinées à résoudre les problèmes. 

Dans un diagramme en arêtes de poisson, la tête représente le problème ou point de blocage auquel vous faites face, les arêtes sont quant à elles les différentes catégories ou tâches associées. Cartographier ainsi vos processus vous permettra d’identifier la cause racine du blocage plus facilement.

Notez qu’il arrive facilement de se perdre dans un diagramme en arêtes de poisson. Plus d’une cause peuvent en effet être à l’origine de votre point de blocage. Restez donc prudent et évitez de vous égarer dans ses méandres.

Pour créer un tel diagramme sur Asana, vous pouvez utiliser l’intégration Lucidchart qui vous permettra également de le partager avec votre équipe et de le réutiliser dans des situations similaires à l’avenir.

Maintenant que vous visualisez vos processus, votre équipe doit les étudier attentivement et en déduire les forces et faiblesses. Vous pourriez toutefois avoir l’impression que le travail s’accumule dans le cas, par exemple, d’une équipe qualité en sous-effectif (blocage orienté personnel) ou d’un logiciel obsolète qui perd régulièrement des données importantes (blocage orienté systèmes).

Étape 2 : mettez en œuvre des solutions

Une fois la cause du point de blocage connue, déterminez la manière de l’aborder : vous pouvez créer un plan d’action détaillé, déléguer certaines tâches aux membres de l’équipe ou encore augmenter la capacité en allouant des ressources supplémentaires à votre projet. Voici quelques exemples de solutions à mettre en œuvre selon les scénarios :

• Des tâches en attente à cause d’une équipe en sous-effectif : si votre équipe est surchargée, vous pourriez envisager d’externaliser les tâches les plus simples, ou au contraire rechercher de l’aide en interne, en demandant du soutien lors de délais serrés ou en donnant vous-même un coup de main si votre emploi du temps le permet. Pour éviter les points de blocage lors des projets à venir, vous devriez considérer un agrandissement de l’équipe par d’éventuels recrutements ou une allocation de temps supplémentaire.

• Des temps de réponse client trop longs : attendre régulièrement le retour d’un client peut provoquer un point de blocage dans vos processus de livraison. Organisez une réunion avec lui et déterminez la meilleure manière de le joindre dans ces cas-là. Il préfère peut-être recevoir des livrables groupés ou des e-mails avec un sujet en lettres capitales pour éviter de les manquer. Une fois les causes connues, vous serez mieux préparés pour y remédier.

• Un logiciel de gestion de projet obsolète pose problème : tous les chefs de projet seront d’accord à ce sujet, un logiciel dépassé est un véritable cauchemar. Que la sauvegarde automatique ne soit pas gérée, que l’interface soit compliquée ou que les temps de chargement soient trop longs, une analyse du retour sur investissement peut vous permettre de justifier un remplacement du logiciel par un outil plus fiable.

• Votre équipe effectue de nombreuses tâches redondantes : non seulement les tâches redondantes ralentissent les processus, mais elles provoquent aussi tension et frustration au sein de votre équipe. Utilisez un outil de gestion du travail pour clarifier les responsabilités de chacun, définir les dépendances et attribuer les tâches au fil de l’eau.

Plus une organisation se développe, plus la communication fait défaut. Ce manque d’efficacité a clairement causé du tort à Hope for Haiti : difficile d’apporter notre aide à un maximum de personnes lorsque tout ne fonctionne pas comme prévu ! Nous devons aussi nous améliorer sur ce point.”

• La microgestion ralentit les processus : un manager ou autre participant qui ne cesse d’interférer avec le projet peut ralentir les processus. Vous pouvez dans ce cas organiser une réunion avec la personne concernée pour définir des limites et lui rappeler que déléguer du travail et avoir confiance en l’équipe participe à sa réussite et à celle du projet.

Une fois que vous avez mis en œuvre une solution, il ne reste alors plus qu’une seule chose à faire : surveiller et évaluer son bon fonctionnement.

Étape 3 : évaluez la performance

Pour vous assurer d’avoir bien géré un point de blocage donné, vous aurez besoin de surveiller et d’évaluer les performances de votre plan d’action. Pour cela, suivez la progression de votre projet et comparez la qualité et la vitesse des processus avec celles qui précèdent la mise en œuvre de la solution.

Vous pouvez également profiter de cette évaluation pour recueillir de précieuses informations en vue des prochains points de blocage. Gardez à l’esprit que l’objectif n’est pas nécessairement de prévenir les points de blocage, car ils sont pour ainsi dire inévitables à partir d’une certaine taille de projet. Le plus important est de toujours rester proactif dans leur identification et leur gestion. Cartographier les processus permet à votre équipe de consacrer son énergie à d’autres tâches pendant la congestion due au point de blocage, puis de revenir sur le travail concerné plus tard afin d’éviter tout arrêt.

Maîtriser un point de blocage après son apparition

Selon la complexité du point de blocage, vous pourriez être en mesure de le maîtriser rapidement en réorganisant l’équipe ou en allouant plus de ressources à l’étape concernée de votre processus. Cependant, un point de blocage peut parfois requérir plus d’attention, et sans le prendre en compte dès son identification, les conséquences peuvent s’avérer très coûteuses et nuire à votre équipe.

Voici comment maîtriser un point de blocage une fois celui-ci survenu.

1. Ne tournez jamais au ralenti : bien que la réduction de la quantité de travail semble être une bonne solution pendant la durée du blocage, cette approche peut allonger la durée des processus et entraîner des répercussions sur l’ensemble de votre projet. Préférez plutôt travailler à plein régime, tout en résolvant le problème le plus vite possible.

2. Réduisez la pression au niveau du point de blocage : au lieu de diminuer la quantité de travail à réaliser durant le blocage, vous pouvez essayer de réduire la pression en vous assurant que les tâches se présentent dans les meilleures conditions. Prenons l’exemple d’un manager qui doit réviser des documents avant qu’ils ne puissent être partagés avec vos collègues. Faites de votre mieux et fournissez-lui ceux-ci avec le moins d’erreurs possible pour faciliter la vie de tous et rendre le travail plus fluide.

3. Réalisez le travail de façon groupée : selon le projet et le point de blocage, vous devriez pouvoir réduire la pression en regroupant les tâches similaires. Faites cependant attention à la taille du groupe et gardez-le le plus restreint possible pour en faciliter la gestion et éviter tout stress supplémentaire.

4. Protégez le moral de l’équipe : quand la situation dégénère, votre équipe peut perdre sa concentration, sa confiance et sa motivation. Il est important de communiquer efficacement avec elle sur la façon dont vous comptez maîtriser le point de blocage. Conseillez-la également sur la manière dont elle peut faire avancer le projet pendant cette période.

5. Faites preuve de créativité : augmentez si possible la capacité de travail pendant la période de blocage. Le manager dont nous parlions ne pourra peut-être pas aller plus vite sur la révision des documents, mais vous pourriez demander le soutien d’un autre responsable pour accélérer le processus. Gardez toujours un œil sur les solutions alternatives et n’oubliez pas que le fait de sortir des sentiers battus est ce qui rend la gestion de projet si intéressante !

6. Ne faites aucun compromis sur la qualité : sauter des étapes, effectuer des retouches rapides et terminer des tâches par lot peut vous faire gagner du temps. Cependant, si vous faites des compromis sur la qualité du travail, vous risquez de devoir recommencer votre projet, ou de perdre des clients, voire la confiance de votre équipe. En évitant cela, vous sortirez vainqueur à long terme.

Le plus important est d’éviter toute inactivité, cela générerait en effet de la frustration pour votre équipe et allongerait d’autant plus le cycle de production global du projet. Essayez donc de toujours aller de l’avant et d’inclure votre équipe dans le processus de résolution du problème.

Maîtrisez vos points de blocage avec un logiciel de gestion de projet

Quoi que nous entreprenions pour prévenir les points de blocage, ils ne cessent de survenir. Le cas échéant, essayez de mettre votre perfectionnisme de côté et réunissez votre équipe pour trouver des solutions concrètes et empêcher le travail de s’accumuler.

Avec les bons outils, vous pouvez limiter les désagréments des points de blocage, et ce, même dans un environnement Agile. Élaborez des chronologies et tableaux Kanban pour vos projets afin que votre équipe ait toujours une représentation visuelle de sa charge de travail et puisse ajuster facilement ses tâches, dépendances et échéances en temps réel.