Le petit guide du chef de projet : la planification des ventes et opérations (S&OP)

Comme beaucoup d’autres managers, vous rencontrez des difficultés à coordonner vos équipes au sein de votre organisation ? Ne vous inquiétez pas, nous avons la solution.

La planification des ventes et opérations se déroule en six étapes et permet à l’équipe de direction d’obtenir un maximum de concentration et de coordination dans toutes les branches de l’entreprise : grâce à elle, vous pourrez tout harmoniser, de la chaîne logistique à la demande de produits, sans oublier de vous adapter aux différents besoins le cas échéant. Si la tâche semble ardue au premier abord, il vous suffira de suivre ce guide pas à pas pour gagner en transparence et en coordination à l’échelle de toute votre structure.

Cet article abordera tous les points essentiels, des étapes du processus à ses incidences commerciales une fois celui-ci mis en place. En outre, nous vous proposons des modèles de plan de projet pour bien démarrer.

1. Établir les prévisions

Première étape du processus de planification des ventes et opérations, les prévisions visent à recueillir les données nécessaires pour prévoir les ventes futures. Le type de données réunies dépendra de ce sur quoi vous vous focalisez, mais dans tous les cas, vous devrez prendre en compte aussi bien les facteurs internes (processus actuels, cash-flow, stocks…) qu’externes (tendances du secteur, concurrence…).

Ces prévisions initiales vous aideront à bien planifier et mettre en œuvre votre processus S&OP, ainsi qu’à vous assurer que vos données sont suffisamment récentes et fiables. Outre ces prévisions internes et externes, vous pouvez faire appel à différents types de méthodes prévisionnelles, parmi lesquelles l’analyse des leads, l’étape d’opportunité, ou encore la planification intuitive.

Vous devrez trouver le type de méthode prévisionnelle qui vous convient en faisant des tests de votre côté. Quelle que soit la méthode utilisée, vous devrez récolter suffisamment de données pour passer à l’étape deux, qui consiste à adapter la demande de produits à vos résultats prévisionnels.

Prévisions de l’analyse des leads

L’analyse prévisionnelle des leads a pour but d’établir des relations avec les clients et d’analyser les sources de leads pour convertir les leads qualifiés en ventes. En attribuant des valeurs aux différents leads, vous serez mieux en mesure de prévoir les ventes futures et les recettes générées.

Grâce à un modèle de tunnel de vente comme celui que vous voyez ci-dessous, vous mettez en place un processus simple pour consigner toutes les informations nécessaires, suivre votre progression et classer les leads par ordre de priorité. Vous pouvez ainsi analyser les tunnels de vente précédents et prévoir les ventes à venir en toute simplicité.

Pour appliquer cette méthode, vous devez analyser :

• Le nombre de leads acquis

• Le taux de conversion des leads acquis

• Les recettes générées pour chaque lead

• Le canal d’obtention des leads

Lorsqu’elle aura analysé les données de ces derniers mois ou même années, votre équipe sera en mesure d’estimer précisément les chiffres à prendre en compte dans votre processus S&OP.

Prévisions du stade d’opportunité

Ce type de méthode prévoit de diviser chaque tunnel de vente en plusieurs étapes. Un tunnel de vente récapitule l’ensemble des opportunités de vente à venir. Vous pouvez analyser ces opportunités pour créer un plan facilement gérable et une stratégie limpide à appliquer pour chaque étape du cycle de vie client.

Un tunnel de vente peut vous aider à anticiper vos recettes et votre cash-flow, à mettre en lumière certains déficits de ressources et à identifier les pénuries de compétences. Pour ce faire, vous devez diviser votre tunnel en huit étapes distinctes :

1. Prospection : à ce stade, il s’agit de circoncire vos recherches à une entreprise ou un contact potentiel en particulier, puis entrer en contact avec le prospect (en général en organisant une première réunion).

2. Démonstration : à l’occasion de la seconde étape, profitez de cette réunion pour développer votre argumentaire et faire une démonstration du produit au prospect.

3. Analyse : à l’étape de l’analyse, vous vous appuyez sur les informations obtenues et sur votre démonstration pour déterminer si votre produit ou service répond aux besoins du client potentiel.

4. Essai : vous en avez conclu que tel est bien le cas ? Votre client pourra alors tester le produit pour déterminer s’il résout ou non son problème.

5. Proposition : lorsque le client vous fait part de sa volonté d’utiliser votre produit, envoyez-lui une proposition contenant davantage d’informations, notamment le prix de ce partenariat.

6. Obstacles : une fois le produit implémenté au sein de la structure du client, remédiez ensemble aux obstacles initiaux (ex. : problème avec le contrat, le produit, etc.).

7. Négociations : les obstacles écartés, revoyez la proposition pour y réaliser les changements de dernière minute avant de clore la vente, en incluant les formalités juridiques nécessaires.

8. Opportunité remportée/perdue : si la négociation est concluante, l’opportunité sera remportée et la proposition signée, puis acceptée. Si la proposition est rejetée, l’opportunité sera perdue.

Une fois le tunnel de vente divisé en plusieurs étapes tel qu’expliqué ci-dessus, les équipes des ventes analysent les données recueillies pour prévoir les résultats à venir.

Prévisions intuitives

La prévision intuitive des ventes se base sur des données communiquées verbalement par vos commerciaux. Pour faire appel à cette méthode, échangez avec votre équipe des ventes au sujet des nouveaux leads arrivés dans le tunnel, anticipez les revenus liés à ces leads et identifiez la probabilité de conclure la vente.

Bien que cette méthode soit davantage subjective que les deux précédentes, la prévision intuitive est plébiscitée par les équipes qui cherchent à réaliser des prévisions générales rapidement plutôt que d’obtenir des informations précises et exactes. Elle peut aussi s’avérer utile pour les structures qui n’ont pas encore de données précédentes à analyser.

2. Ajuster la demande

La prochaine étape du processus de planification consiste à adapter la demande aux prévisions réalisées à l’étape précédente. Analysez ces dernières selon différents facteurs internes et externes, puis ajustez les stocks voulus au besoin. Vous pourrez ensuite vous appuyer sur ces informations pour concevoir votre calendrier de projet.

Un bon processus de planification de la demande doit inclure les éléments suivants :

• La promotion commerciale

• La gestion du portefeuille de produits

• L’analyse statistique

À ce stade, vous pouvez également décider d’agir sur la demande en mettant en place différentes tactiques, par exemple des incitations tarifaires et autres révisions des coûts qui auront pour but de vous aider à atteindre vos objectifs en matière de demande. Ces ajustements ne seront pas toujours indispensables, mais pourront vous être utiles dans certains cas.

La gestion de la promotion commerciale

Lorsque l’on parle de gérer sa promotion commerciale, on se réfère à la planification et la mise en œuvre des dépenses commerciales, parfois en s’aidant de certains logiciels. La promotion commerciale est utilisée au moment de planifier la demande, pour mettre en place une tarification produits particulière et ainsi augmenter la demande sur ces produits.

La promotion commerciale englobe un large éventail d’activités, notamment :

• Les réductions : les réductions font partie des promotions les plus couramment mises en place par les entreprises. Il s’agit ici de vendre un ou plusieurs produits à tarif réduit pour pousser à l’achat.

• Les lots ou promotions groupées : les promotions groupées consistent à vendre ensemble plusieurs produits d’une même famille, parfois à un prix réduit. Outre le fait d’encourager l’achat de plusieurs produits, c’est une bonne technique pour montrer comment fonctionnent vos produits les uns avec les autres.

• Les remises : une remise est une réduction accordée sur un produit après achat. Dans la mesure où les consommateurs doivent réclamer ou envoyer leur offre de diverses manières, le taux de réussite est moindre, entre 5 et 80 %.

• Les concours : les concours sont un autre moyen de promotion. Une campagne de concours proposera de remporter une récompense à l’achat, par exemple un produit gratuit ou une somme d’argent.

La promotion commerciale est étroitement liée au marketing, à la différence près que ce dernier s’intéresse à de nombreux indicateurs de performance différents, tandis que la promotion commerciale cherche uniquement à accroître les ventes directes. La mise en œuvre de ces tactiques peut contribuer à faire augmenter la demande pour votre produit et donc à favoriser les ventes.

La gestion du portefeuille de produits

Si vous gérez bien votre portefeuille de produits, vous pourrez exercer un meilleur contrôle sur les produits vendus par votre entreprise, autrement dit votre portefeuille de produits, et ce sur différents aspects : sont notamment concernées l’évaluation des performances et la hiérarchisation de la valeur des produits, entre autres.

La gestion du portefeuille de produits peut aussi inclure les activités suivantes :

• L’alignement des produits : il s’agit ici d’aligner les produits par offre, branding, singularité et prix de façon à créer un portefeuille produit cohérent.

• L’analyse produit : vous analysez les produits selon leur position sur le marché et leur incidence pour mieux développer votre portefeuille.

• Élimination des produits peu rentables : débarrassez-vous des produits moins rentables pour disposer d’un portefeuille performant et assurer une croissance régulière.

• Allocation des ressources : cette activité consiste à allouer et programmer différentes ressources pour développer un produit répondant à la demande du marché.

Ce sont les gestionnaires de portefeuilles qui sont chargés de gérer ces aspects de votre feuille de route produit, ainsi que s’assurer que l’équipe dispose des bons outils pour travailler efficacement.

L’analyse statistique

L’analyse statistique a pour but de recueillir et d’interpréter des données pertinentes pour identifier des schémas et tendances, puis d’analyser ces données afin de repérer les changements nécessaires à la demande produit.

Elle se divise en plusieurs étapes, que voici :

1. Identifier la nature des données

2. Analyser la relation entre les données et les tendances du marché

3. Résumer les liens entre les données et les tendances du marché

4. Démontrer ou réfuter la validité de cette relation

Au fil de ces étapes, vous obtiendrez des informations détaillées sur le produit, notamment concernant la demande, le prix et la demande du marché. Vous pourrez ainsi élaborer un plan stratégique clair et étayer la planification de votre demande par des données fiables.

3. Planifier l’approvisionnement

Au moment de planifier votre approvisionnement, qui verra s’allier responsables des finances, des opérations et des produits, il est temps de faire jouer la collaboration interéquipes.

Au cours de cette étape qui s’appuie sur les ajustements précédemment réalisés au niveau des stocks, vous cherchez à déterminer quelles sont les contraintes éventuelles exercées sur les personnes, les fournisseurs, les machines ou les technologies. Après avoir analysé ces facteurs, l’équipe pourra créer un plan d’approvisionnement décrivant les changements à apporter.

Si les changements à opérer restent simples, organisez votre plan d’approvisionnement comme vous le feriez pour un business case. Dans le cas contraire, planifiez des réunions à intervalle régulier avec les personnes impliquées dans l’approvisionnement pour une meilleure coordination d’équipe. Vous pouvez également mettre en place des mesures supplémentaires, notamment en unifiant chaîne d’approvisionnement et planification d’entreprise, en anticipant les besoins du client final et en tirant le maximum de vos données.

Unifiez chaîne d’approvisionnement et planification d’entreprise

La planification des approvisionnements est considérée comme efficace lorsque l’on a trouvé l’équilibre entre approvisionnement et demande ; quant à la planification d’entreprise, elle vise à gérer les objectifs stratégiques et opérationnels de l’approvisionnement produit.

Faites coïncider objectifs et besoins de votre chaîne d’approvisionnement afin que tous les secteurs, de l’exécutif au consommateur, soient sur la même longueur d’onde et obtiennent les résultats escomptés.

Anticipez la demande

Vous pouvez commencer à anticiper l’offre et la demande lors de la phase de prévision initiale de votre processus S&OP en vous fondant sur des données internes. Toutefois, au cours de la phase d’approvisionnement, l’anticipation de la demande reposera sur le consommateur final.

Pour ce faire, vous pouvez analyser les données internes issues de vos prévisions et les données externes recueillies auprès de vos clients, notamment tout ce qui a trait au suivi de leurs habitudes (comportement d’achat, concurrents qu’ils fréquentent, études de marché ciblées...).

Servez-vous de données en temps réel

L’utilisation de données en temps réel lors de la phase de planification d’approvisionnement garantira une utilisation adéquate des données recueillies au cours des phases initiales, et ce dans tous les domaines de votre chaîne d’approvisionnement.

Vous pouvez les obtenir à la main ou faire appel à des ressources dépendant de l’intelligence artificielle, comme l’automatisation des processus métier, qui automatise la collecte de données et l’attribution des informations aux profils de consommateurs concernés.

En recueillant ces données, vous serez mieux en mesure d’adapter les processus de la chaîne d’approvisionnement en vue d’améliorer son efficacité et de gérer les stocks au plus proche.

Réunion initiale de S&OP

Une fois les prévisions et les plans de produits établis, vient le processus d’implémentation, qui débute par une première réunion de lancement. C’est l’occasion pour les chefs de service concernés par la phase précédente, mais aussi les ressources humaines, le marketing, les ventes et toute autre équipe susceptible d’être affectée, de se réunir pour débattre des changements.

Faites appel à un modèle d’ordre du jour de réunion pour bien vous préparer à la réunion et veiller à ce que tous les points importants soient abordés dès la première session.

Voici quelques exemples de questions à vous poser lors de cette réunion :

• Quelles seront les répercussions financières de ces changements ?

• En quoi le cash-flow sera-t-il affecté ?

• Cette action permettra-t-elle de réduire les incertitudes pour l’entreprise ?

Cette réunion a pour objectif d’examiner les répercussions qu’auront ces changements d’approvisionnement aussi bien sur les finances qu’au niveau du contact client. Personne n’étant en mesure de traiter tous ces sujets à la fois, chaque responsable devra être invité à s’exprimer sur ce qui le concerne.

5. Réunion de S&OP avec la direction

Après la réunion préliminaire, une fois les conséquences identifiées et résolues, il est temps d’organiser une réunion avec la direction. Cette dernière aura pour objectif de faire approuver les plans de changement d’approvisionnement établis précédemment (autrement dit votre plan de S&OP général) par l’équipe de direction.

Dans la mesure où vous vous êtes déjà réunis une première fois, vous devriez aisément pouvoir donner toutes les informations nécessaires aux membres de l’équipe de direction. Vous pouvez aussi leur envoyer un récapitulatif des sujets que vous comptez aborder la veille de la réunion.

En cas de rejet de la proposition, il vous faudra revoir votre plan de projet initial. À l’inverse, s’il est approuvé, vous pourrez passer à l’implémentation de votre processus S&OP.

6. Finalisation du S&OP

Pour finaliser et mettre en œuvre votre processus, il vous faudra déléguer les tâches aux acteurs du projet concernés. Pensez également à stocker les informations au sein d’un espace partagé de façon à donner le maximum de visibilité à votre équipe et lui permettre d’accéder aux ressources en temps réel.

Une fois ces tâches terminées et votre processus S&OP mis en place, gardez un œil attentif sur les changements apportés à votre système de gestion de l’offre et de la demande. Il s’agit ici de contrôler les flux de trésorerie et d’offrir un maximum de protection à votre entreprise face à tout incident financier, c’est pourquoi vous devez vous y astreindre scrupuleusement.

Pour ce faire, vous pouvez vous fier à des indicateurs clés de performance (ICP/KPI) de ce type :

• Prévision de la demande et de la production

• Rotation des stocks

• Capacité d’utilisation

• On-time delivery (OTD) ou fiabilité de livraison (DR)

• Respect du bon de livraison

• Ventes totales

• Marge brute

• Flux de trésorerie

Surveillez tout changement si vous voulez pouvoir régler le moindre problème en temps réel avant qu’il ne nuise à votre rentabilité.

Avantages et répercussions du processus S&OP

La mise en œuvre d’un plan de ventes et opérations peut avoir une incidence positive sur bon nombre d’aspects de votre organisation : rationalisation de la valeur ajoutée, collaboration transverse et travail d’équipe améliorés, meilleure stratégie de vente globale, etc. Nous allons énumérer certains de ces avantages, mais aussi les conséquences possibles pour votre équipe.

Coordonner les objectifs en matière de valeur

Le plan S&OP permet de réunir fréquemment l’équipe de direction de façon à bien coordonner les activités, créant ainsi une valeur cible cohérente pour chaque service.

Chacun ayant une idée précise des attentes quant à la valeur attendue et des étapes à suivre pour y parvenir, la résolution des problèmes et la prise de décisions difficiles en sont facilitées, d’où une plus grande clarté organisationnelle du haut au bas de la pyramide.

Incidence sur l’équipe : crée de la valeur ajoutée pour votre équipe en interne et vos clients en externe, sans compter le fait de faciliter la création d’un business plan cohérent, étayé par des données pertinentes.

Augmenter la visibilité sur la chaîne d’approvisionnement

Dans les grandes structures, obtenir une bonne visibilité sur la chaîne d’approvisionnement n’est pas toujours une mince affaire lorsque les différentes équipes travaillent chacune dans leur coin. Si vous mettez en place un processus S&OP, les chefs de service pourront se faire une idée précise du plan de gestion de la chaîne d’approvisionnement, pour à leur tour clarifier les choses auprès de leurs subordonnés.

Mais quel est l’avantage ? C’est bien simple : chaque service peut s’appuyer sur le plan de demande général pour prendre les bonnes décisions.

Incidence sur l’équipe : permet de rationaliser le plan de production et le taux de livraison, d’où une meilleure satisfaction client et une hausse des ventes.

Améliorer la collaboration interfonctionnelle

Autre avantage décisif du plan S&OP : étant donné la nécessité pour les responsables de travailler régulièrement en équipe et de faire coïncider tous les aspects de l’entreprise, il permet d’améliorer la collaboration entre équipes, services et responsables.

Cette collaboration transverse peut créer une dynamique plus cohérente entre les différentes unités opérationnelles et encourager le développement d’un environnement de travail plus agréable, axé sur le travail en équipe.

Incidence sur l’équipe : améliore la communication entre services et l’efficacité de leur collaboration, ce qui permet d’accélérer le cycle de vie produit et d’éviter le dépassement des délais.

Quelques solutions logicielles S&OP à tester

Si vous envisagez de mettre en place votre propre solution S&OP, nous vous conseillons de faire appel à des outils logiciels qui pourront rationaliser et automatiser ces tâches à votre place. En outre, ils ont l’avantage de coordonner toutes les informations au même endroit, ainsi que de les rendre accessibles aux membres de votre équipe en temps réel, peu importe là où ils se trouvent.

Appuyez-vous sur un modèle de planification des ventes pour suivre et gérer ces tâches au même endroit. Et pour bien organiser vos plans et clarifier les objectifs de projet toutes équipes confondues, partagez ce modèle avec les concernés.

Vous pouvez également intégrer d’autres aspects de la planification de la chaîne logistique à votre logiciel de planification des ventes et opérations de façon à rendre votre plan le plus efficace possible : planification des stocks, de la demande, de l’approvisionnement, etc.

Voici quelques exemples de solutions à employer selon les besoins pour un processus S&OP plus fiable :

Pour les grandes équipes

Les grandes entreprises qui cherchent à faire évoluer leurs processus de ventes et opérations doivent absolument limiter le gaspillage et automatiser autant de tâches que possible afin de créer un processus plus efficace et d’octroyer davantage de temps à ceux qui en ont besoin.

Quelques fonctionnalités logicielles utiles au développement d’une grande entreprise :

• L’automatisation : automatisez les processus métier pour vous débarrasser des petites tâches répétitives, accroître l’efficacité de votre structure et ainsi faire gagner du temps à votre équipe.

• La gestion des risques : pour éviter tout gaspillage au cours de vos projets, vous devez empêcher les risques de se concrétiser. Mettez en place un registre des risques pour en assurer le suivi en temps réel.

• L’analyse des données : évaluez vos données avant, pendant et après chaque projet pour aider votre équipe à y apporter des améliorations en continu.

Ces fonctionnalités sont loin d’être les seules que peuvent vous proposer ce type d’outils, mais elles vous seront nécessaires si vous voulez planifier la croissance de vos activités.

Pour tous vos besoins en matière de chaîne d’approvisionnement

Une chaîne d’approvisionnement compte de nombreuses variables, c’est pourquoi le fait d’adopter un logiciel peut vous aider à rationaliser vos processus de développement produit actuels, ainsi qu’à les améliorer.

Quelques-unes des fonctionnalités logicielles utiles à l’amélioration d’une chaîne d’approvisionnement :

• La planification produit : avec le bon outil, vous pouvez élaborer des plans et les communiquer aux membres de votre équipe en toute simplicité pour des lancements de produits grandement facilités. De plus, vous suivez la progression de votre équipe au fil de l’eau et vous assurez que les échéances sont respectées, d’où un processus de gestion des stocks allégé.

• Les prévisions : si vous voulez que votre chaîne d’approvisionnement soit efficace, vous devrez réaliser des prévisions fiables non seulement pour répondre à vos besoins en interne, mais aussi dans le cadre de la relation client, à qui vous voudrez éviter une mauvaise expérience. Choisissez le bon outil et vous aurez accès à des données aisément assimilables, visualisables sur des feuilles de calcul.

• La production : les besoins de production sont variés et peuvent aller du plan commercial à l’approvisionnement produit, en passant par les délais. Grâce à un bon logiciel S&OP, vous pouvez organiser ces tâches et veiller à ce que les membres de votre équipe soient informés lorsque les dépendances de production sont satisfaites.

En résumé, avec le bon outil, votre chaîne d’approvisionnement aura davantage de facilités à atteindre ses objectifs de rentabilité.

Pour décupler vos aptitudes à la collaboration

S’il y a bien un facteur clé qui favorise la réussite des équipes, c’est la collaboration. Donnez à votre équipe tous les outils nécessaires pour travailler main dans la main en toute transparence, chacun étant au clair sur ses responsabilités.

Quelques-unes des fonctionnalités que pourra proposer un outil adapté :

• Les communications coordonnées : un outil adéquat devrait regrouper toutes les communications au même endroit et ainsi aider les équipes à échanger autour des différents projets, tâches et plans tactiques.

• L’attribution des tâches : attribuez des tâches aux membres de l’équipe pour responsabiliser chacun et organiser les dépendances de façon à ce qu’aucun détail ne vous échappe.

• La cohérence entre activités et objectifs : faites le lien entre vos activités et les objectifs de projet afin que tous les membres de votre équipe soient sur la même longueur d’onde et gardent les OKR en tête.

• Les rappels de tâches automatisés : les logiciels de collaboration vous permettent d’automatiser les différents rappels et de vous assurer que ceux-ci parviennent aux personnes concernées, sans perdre de temps à tout faire à la main.

Si la collaboration est déjà primordiale dans de nombreux domaines d’activité, elle l’est d’autant plus lorsque l’on cherche à élaborer un plan S&OP rigoureux, qui aidera les différentes équipes de l’entreprise à se coordonner.

Des équipes coordonnées avec le S&OP

Mettez en place un processus de planification des ventes et opérations pour coordonner vos équipes et toute votre structure dans son ensemble. Aidez votre entreprise à passer à la vitesse supérieure en rationalisant vos valeurs cibles et en améliorant la collaboration entre services, entre autres.

Associez un plan S&OP à un logiciel de gestion du travail pour vous débarrasser des tâches répétitives et gagner en efficacité générale. Vous êtes prêts à franchir le pas ? Testez Asana et découvrez comment mettre en place votre propre processus S&OP.