Modèle de matrice des risques : évaluer efficacement les risques d’un projet pour assurer sa réussite (exemples inclus)

Le risque zéro n’existe pas. Impossible de savoir avec certitude ce qui se produira et à quel moment. Certains projets se dérouleront sans la moindre anicroche, tandis que d’autres vous donneront du fil à retordre et l’impression que le sort s’acharne contre vous. À moins d’avoir une boule de cristal, la seule façon de prévenir efficacement les risques liés à votre projet est de s’y préparer en amont.

Une matrice des risques est un outil d’analyse qui attribue à chaque événement un degré d’impact élevé, moyen ou faible sur une échelle de 1 à 25. Une fois la gravité et la probabilité de chaque risque évaluées, vous pourrez alors les hiérarchiser et vous y préparer en conséquence. Dans cet article, découvrez comment créer un modèle de matrice des risques et analyser correctement vos résultats pour passer à l’action.

Astuce: Assurez-vous que votre projet reste sur la bonne voie en téléchargeant notre modèle de plan de gestion des risques, un outil essentiel pour tous les chefs de projet.

Qu’est-ce qu’une matrice des risques en gestion de projet ?

Une matrice des risques est un outil d’analyse qui permet d’évaluer en amont la probabilité et la gravité des risques liés à un projet. Une fois ces deux éléments évalués, vous pouvez alors représenter chaque risque de manière visuelle dans votre matrice afin d’en calculer les éventuelles répercussions. Ces résultats aideront votre équipe à hiérarchiser les risques du projet plus facilement et à les gérer efficacement.

Types de risques

Pour ce faire, vous devrez tout d’abord dresser une liste complète des risques à représenter dans votre matrice. Les risques auxquels vous pourriez être confronté appartiendront pour la plupart aux catégories suivantes :

• Risque stratégique : les risques stratégiques correspondent aux problèmes de performances et mauvaises décisions, concernant par exemple le choix du fournisseur à qui faire confiance ou du logiciel à utiliser pour un projet.

• Risque opérationnel : les risques opérationnels sont des erreurs de processus ou de procédure, comme une mauvaise planification ou un manque de communication entre les équipes.

• Risque financier : ces risques concernent l’ensemble des événements entraînant des pertes de bénéfices pour l’entreprise, notamment les évolutions du marché, les actions en justice ou encore la concurrence.

• Risque technique : les risques techniques sont en lien avec la technologie de l’entreprise. Il peut s’agir par exemple de failles de sécurité, de pannes de courant et de connexion internet ou de dommages matériels.

• Risque externe : les risques externes échappent totalement à votre contrôle : inondations, incendies, catastrophes naturelles ou encore pandémies.

D’autres catégories de risques seront à prendre en compte selon votre secteur d’activité. Si vous avez par exemple des clients gouvernementaux, vous devrez réfléchir plus particulièrement aux risques juridiques, et si votre entreprise vend un bien matériel, aux risques liés à la fabrication.

Créer un modèle de matrice des risques

Lorsque vous créez un modèle de matrice des risques, vous devez commencer par définir votre échelle de gravité. Celle-ci correspondra aux colonnes de la matrice et mesure la gravité des conséquences de chaque risque. Dans une matrice 5 × 5, elle compte cinq niveaux :

• Négligeable (1) : le risque aura peu de conséquences s’il se produit.

• Mineur (2) : les conséquences du risque seront faciles à gérer.

• Modéré (3) : les conséquences du risque mettront du temps à être atténuées.

• Majeur (4) : les conséquences du risque seront importantes et pourront engendrer des dommages à long terme.

• Catastrophique (5) : les conséquences du risque seront véritablement néfastes et il sera probablement difficile de s’en remettre.

Vous devrez ensuite définir votre échelle de probabilité, laquelle correspondra aux lignes de votre modèle de matrice des risques. Cette échelle estime la probabilité que chaque risque se produise réellement.

• Très probable (5) : ce risque se produira très certainement à un moment ou à un autre du projet.

• Probable (4) : il y a de fortes chances que ce risque se produise.

• Possible (3) : ce risque pourrait se produire, mais pas nécessairement. Que la chance soit avec vous.

• Peu probable (2) : il y a peu de chances que ce risque se produise.

• Très improbable (1) : il y a très peu de chances que ce risque se produise.

Lorsque vous représentez un risque dans votre matrice en fonction de sa probabilité et de sa gravité, vous pouvez alors déterminer son degré d’impact. Celui-ci répond à un code couleur, allant du vert au rouge, et est évalué sur une échelle de 1 à 25.

• Faible (1 à 6) : ces événements ont peu de chances de se produire, mais dans le pire des cas, ils n’auraient pas de graves conséquences sur votre projet ou votre entreprise. Pas besoin d’en faire votre priorité dans votre plan de gestion des risques.

• Moyen (7 à 12) : nuisibles, ces événements peuvent ralentir votre projet. N’ayez crainte, il suffit de prendre les mesures nécessaires pendant la phase de planification du projet pour les prévenir et atténuer leurs effets. Ces derniers ne doivent pas être pris à la légère, sans pour autant devenir une priorité absolue.

• Élevé (13 à 25) : attention ! Ces risques peuvent mettre en péril votre projet si vous n’en tenez pas compte pendant la phase de planification. Comme ces risques aux conséquences graves sont susceptibles de se produire, ils doivent être prioritaires dans votre plan de gestion des risques.

Vous pouvez bien évidemment modifier les éléments ci-dessus afin de mieux les adapter aux besoins de votre entreprise ou de votre projet, tout comme la taille et la terminologie de votre matrice des risques.

Utiliser une matrice des risques

Votre matrice des risques est un outil d’analyse complet, et une fois votre modèle créé, plus besoin de repartir de zéro pour chaque nouveau projet. Vous pouvez en effet le réutiliser à votre guise et le partager avec vos collègues.

1. Identifiez les risques du projet

Pour pouvoir utiliser votre matrice, il faudra tout d’abord dresser la liste complète des risques qui pourraient potentiellement affecter le projet sur lequel vous travaillez.

Afin d’identifier au mieux ces risques, il est essentiel de bien comprendre la portée de votre projet ainsi que ses objectifs. Veillez donc à bien considérer les éléments suivants :

• Calendrier

• Budget

• Ressources

• Contraintes

Servez-vous de la portée de votre projet pour guider votre réflexion et identifiez les situations à risques qui pourraient perturber l’atteinte de vos objectifs. Vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique, utilisez des techniques de brainstorming comme les cartes heuristiques ou encore le starbursting pour vous aider à répertorier autant de risques de chaque type que possible.

2. Déterminez la gravité des risques

En créant votre matrice, vous avez défini les critères de gravité et de probabilité de vos risques. Maintenant que vous disposez d’une liste claire des risques liés à votre projet, classez-les sur la base de ces critères. Examinez chacun d’entre eux en considérant tout d’abord l’échelle de gravité et posez-vous les questions suivantes :

• Quelle est la pire conséquence que pourrait entraîner ce risque ?

• Quels sont les pires dommages que pourrait entraîner ce risque ?

• À quel point sera-t-il difficile de s’en remettre ?

• Lequel des cinq niveaux de gravité correspond le mieux à ce risque ?

Il n’est pas toujours évident d’avoir le recul nécessaire pour évaluer avec justesse la gravité des conséquences d’un risque. Dans ce cas, rapprochez-vous des autres parties prenantes du projet pour mieux déterminer les répercussions potentielles.

3. Estimez la probabilité des risques

Une fois la gravité de chaque risque déterminée, la moitié de l’équation de l’analyse des risques est alors complétée. Il faut ensuite estimer la probabilité de chaque risque. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :

• Ce risque s’est-il déjà produit ? Si oui, à quelle fréquence ?

• Des risques similaires à celui-ci se sont-ils déjà produits ?

• Ce risque peut-il réellement se produire ? Si oui, quelle en est la probabilité ?

Il est important de noter que la collaboration d’équipe est essentielle à cette étape. En effet, il est parfois difficile de se faire une idée des risques similaires s’étant déjà produits lors de projets précédents. Veillez à bien examiner ces derniers et à analyser la probabilité de chaque risque avec votre équipe afin d’élaborer le plan d’atténuation des risques le plus précis possible.

4. Calculez le degré d’impact de chaque risque

La deuxième partie de votre équation d’analyse des risques consiste à calculer le degré d’impact du risque. La formule est la suivante :

Probabilité × gravité = impact du risque

Représentez chaque risque dans votre matrice en fonction de sa probabilité et de sa gravité, puis multipliez les chiffres correspondant à sa ligne et à sa colonne pour déterminer son degré d’impact. Par exemple, si vous pensez que le risque associé à une faille de sécurité est d’une gravité majeure (4) et d’une probabilité probable (4), vous multiplierez 4 par 4 pour obtenir un impact de risque égal à 16. Il s’agira donc d’un risque élevé.

5. Hiérarchisez les risques et prévoyez des mesures

Chaque risque ayant désormais une valeur numérique de 1 à 25 représentant son degré d’impact, les risques prioritaires sont alors clairement identifiables. Lorsque des risques présentent le même score d’impact, c’est à vous et à votre équipe de trancher. Ces risques seront cependant à considérer avec la même attention lors de l’élaboration de votre plan d’action.

Si par malheur les choses tournaient mal, il est essentiel que votre plan d’action de réponse aux risques comprenne des mesures de prévention et d’atténuation. Étant donné la quantité de travail que représente la planification d’un projet, répartir les tâches au sein de votre équipe peut être un bon moyen de gagner en efficacité.

Modèle de matrice d’évaluation des risques

La taille de votre modèle de matrice des risques détermine la précision avec laquelle vous pourrez mener votre analyse. Tandis qu’un grand modèle de matrice élargira le spectre des résultats et les nuancera davantage, un plus petit se contentera d’une analyse plus simple, laissant moins de place à une différenciation de traitement des risques identifiés.

Chaque case de votre matrice représente un niveau de probabilité et de gravité de vos risques. Celle-ci doit donc se composer d’au moins 3 lignes et 3 colonnes.

Une matrice des risques 5 × 5 est idéale pour mener une analyse plus détaillée. En effet, une fois vos risques représentés dans votre modèle de matrice, celle-ci présentera un spectre de couleurs plus étendu vous permettant de savoir en un clin d’œil à quel degré d’impact correspond chacun de vos risques (élevé, moyen ou faible).

L’exemple ci-dessous représente un modèle de matrice des risques 5 × 5

Vous pouvez télécharger un modèle gratuit de matrice des risques en suivant le lien ci-dessous. Utilisez ce modèle pour représenter graphiquement les risques de votre projet et déterminer leur incidence globale.

Associez votre modèle de matrice des risques à un outil de gestion du travail

Le même modèle de matrice peut être utilisé pour mesurer les risques de plusieurs projets. Il est cependant important de noter que les risques auxquels vous vous confrontez évolueront avec le temps. En effet, le contexte change, la technologie se modernise et l’environnement de travail se développe. C’est pourquoi une nouvelle évaluation des risques propres à chacun de vos projets s’impose chaque année.

Associer votre modèle de matrice des risques à un logiciel de gestion du travail vous permet d’exploiter les données de projets antérieurs dans le cadre de vos processus actuels. Avec Asana, partagez les résultats de votre matrice des risques avec toutes les parties prenantes et travaillez ensemble à l’élaboration d’un plan de gestion des risques performant. Ce dernier mis en place, vous pourrez suivre les progrès et les actions menées par votre équipe en temps réel.