Créer sa liste de contrôle de construction idéale

Imaginez un peu : vous arrivez en fin de projet, et il vous reste encore de nombreux détails à régler avant d’en signer la fin officielle... Comment vous en sortir dans le suivi de toutes ces petites tâches ? Plutôt que de vous précipiter pour tout arranger à la dernière minute, mieux vaut dresser la liste des tâches à réaliser en début de projet. Plus tard, vous pourrez vous appuyer sur cette même liste pour vérifier que tout est bien terminé avant la réception du dernier paiement.

Dans le secteur du bâtiment, ce processus consiste à créer une « punch list » ou liste de contrôle.

Qu’est-ce qu’une liste de contrôle de construction ?

Utilisée dans le cadre de la gestion de projets de construction, cette liste de contrôle répertorie toutes les petites tâches à réaliser avant la fin du projet de construction global. En anglais, on parle de « punch list » (États-Unis) ou de « snag list » (Grande-Bretagne).

Le terme de « punch list » prend ses origines auprès d’un ancien processus, au cours duquel le chef de projet de construction poinçonnait (« punch ») une feuille de papier pour indiquer qu’une tâche était terminée.

Un exemple pour illustrer le fonctionnement de ce type de liste de contrôle :

Un maître d’œuvre chargé de l’exécution d’un projet de rénovation de cuisine fait le point sur les travaux réalisés. La construction est terminée, mais l’équipe doit encore tester l’électroménager, les arrivées d’eau et l’électricité. L’entrepreneur ajoute donc toutes ces tâches à une liste de contrôle. Après avoir procédé à une inspection minutieuse et ajouté des éléments à la liste afin que les conditions du contrat soient respectées, le chef de projet de construction délègue ces tâches individuelles à des sous-traitants. Il se base ensuite sur la liste de contrôle pour réexaminer tous les travaux confiés aux sous-traitants et s’assurer que tout est terminé.

Quelles informations inclure dans une liste de contrôle de construction ?

La liste de contrôle précise les actions à réaliser pour qu’une tâche soit terminée. En voici les éléments principaux :

• Numéro de la tâche : un indicateur numérique attribué à chaque élément de la liste, grâce auquel les membres de l’équipe peuvent se référer aisément à une tâche précise dans leurs communications. Attribuer des numéros aux tâches est particulièrement utile lorsque vous avez plusieurs travaux similaires à effectuer.

• Intitulé de la tâche : le nom général attribué au travail à réaliser. Nous vous conseillons d’employer un verbe en début de description (ex. : tester les prises) pour clarifier l’action à accomplir.

• Description générale : si le nom de la tâche ne contient pas suffisamment d’informations, vous pouvez en préciser le contexte afin d’aider votre équipe à mieux comprendre en quoi elle consiste. Par exemple, dans le cas d’une réparation, quelle est l’erreur à l’origine du problème ? Obtenir des informations complémentaires permettra à votre équipe de trouver la bonne solution.

• Propriétaire ou responsable : la personne qui aura pour responsabilité d’effectuer la tâche. L’une des personnes concernées a des questions concernant une tâche ? Dans ce cas, le responsable de cette dernière devrait être en mesure de fournir des informations complémentaires.

• Date de début : à quel moment le responsable de la tâche devra se mettre au travail.

• Date de fin ou échéance : l’échéance à laquelle la tâche devra être terminée, ou en l’absence d’échéance, la date à laquelle la tâche sera considérée comme terminée.

• Statut : l’étape à laquelle se trouve la tâche. Les mises à jour de statut sont propres à chaque chantier ; mais parmi les plus simples, on retrouve les statuts « non commencé », « en cours » et « terminé ».

Sachez toutefois que les informations que vous partagerez par le biais de votre liste de contrôle dépendront de votre style de gestion de projet. Dans l’absolu, il s’agit de fournir aux membres de l’équipe suffisamment d’informations de contexte pour que chacun sache exactement de quelles tâches il est responsable.

Les avantages de la liste de contrôle de construction

Si ce type de listes est couramment employé dans le cadre de la gestion de projets de construction, ce n’est pas un hasard ! Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles les chefs de projet spécialisés dans le bâtiment font usage de ces listes.

Aidez votre équipe à produire un travail de qualité

L’adoption d’un processus de liste de contrôle tout au long du projet (et non pas uniquement en fin de projet) permet au chef de projet de repérer les erreurs ou problèmes rencontrés au fil de l’eau.

En outre, les maîtres d’ouvrage peuvent profiter de la visite et de la liste de contrôle pour procéder à un contrôle qualité. Si certains points de la construction ne répondent pas aux spécifications du contrat ou si un élément n’a pas été installé correctement, le chef de projet peut l’ajouter à la liste des points à corriger.

Évitez les problèmes de communication

Votre liste de contrôle doit être le fruit des efforts conjoints du chef de projet et des sous-traitants travaillant sur le projet. Lorsque les membres de l’équipe souhaitent obtenir davantage d’informations au sujet de la tâche qui leur a été confiée, ils peuvent consulter la liste, qui fait office de référence en la matière. Une liste de contrôle indiquant clairement les actions à traiter et leurs responsables permettra à tous les membres de l’équipe de déterminer la nature du travail de chacun, sans aucune confusion possible.

Assurez un suivi précis des tâches déléguées à chacun

Sur les grands chantiers, il n’est pas rare d’avoir une longue liste de tâches à traiter en fin de projet. Si le cas se présente, le chef de projet peut rationaliser le processus en déléguant certaines tâches à des entrepreneurs spécialisés ou à d’autres membres de l’équipe, faisant ainsi gagner du temps à tous à long terme.

Les bonnes pratiques à adopter pour créer sa liste de contrôle

Les professionnels de la gestion spécialisés dans le bâtiment font appel à des listes de contrôle depuis des années. Voici quelques-unes des bonnes pratiques à adopter pour assurer le bon déroulement de votre projet de construction.

Actualisez régulièrement votre liste de contrôle au fil de la construction

La plupart du temps, cette liste de contrôle est établie à la fin du processus de construction ; néanmoins, nous vous conseillons de l’utiliser pendant toute la durée du projet si vous voulez limiter le nombre d’éléments figurant sur la liste de contrôle finale. On parlera alors de liste de contrôle continue.

Ce type de liste de contrôle actualisée en continu peut également vous aider à obtenir en fin de projet ce que l’on appelle une « punch list zéro » : la vérification finale n’entraînera alors l’ajout d’aucun autre élément à la liste de contrôle. Imaginez un peu avec quelle satisfaction vous pourrez passer cette dernière vérification avec succès, sans avoir à réaliser la moindre tâche supplémentaire ! Quoi de plus beau que la fierté du travail bien fait ?

Déléguez certaines actions à traiter à des membres de l’équipe ou des sous-traitants

Pour inciter votre équipe à se responsabiliser, vous pouvez déléguer certaines tâches à vos collègues. Les chefs de projet ont davantage de facilité à vérifier le travail réalisé par les uns et les autres lorsque les responsables de chaque tâche concernée sont clairement identifiés. À la moindre question à propos d’une tâche en particulier, le maître d’œuvre saura qui en est responsable et donc à qui s’adresser pour obtenir des réponses.

Faites appel à un logiciel pour suivre votre progression

Ces listes de contrôle sont typiquement tenues sur papier, sous la responsabilité du chef de projet de construction. Mais que diriez-vous de créer votre liste sur un logiciel de gestion de projet numérique comme Asana ? Grâce à cette petite révolution, les membres de votre équipe auront accès à la liste de contrôle, aux tâches qui les intéressent et à toutes les informations de projet essentielles en temps réel, peu importe où ils se trouvent sur le chantier ou quels appareils ils utilisent : ordinateur ou téléphone portable, tablette, etc.

Coordonnez vos équipes de chantier avec Asana

Partagez les tâches et informations nécessaires avec votre équipe sans ajouter au stress quotidien sur le chantier ! Appuyez-vous sur un logiciel de gestion de projet comme Asana pour communiquer efficacement avec tous les membres de votre équipe. Et avec Asana pour mobile, votre liste de contrôle devient même accessible et actualisable en déplacement.