Le sponsor de projet : rôle et responsabilités

Le sponsor de projet, ou sponsor exécutif, désigne une personne ou un groupe de personnes au niveau de la direction. Il est responsable de la réussite du projet et prodigue les conseils et ressources nécessaires à l’équipe et au chef de projet. Dans l’idéal, les sponsors de projet sont garants de la pérennité du projet. Ils assurent la planification stratégique et une mise en œuvre réussie des objectifs du projet.

Le sponsor de projet occupe un poste plus élevé que le chef de projet. Dans la plupart des cas, le sponsor de projet est la personne qui a défendu ce dernier et la première à l’avoir évoqué.

Nous allons aborder les principales missions et responsabilités d’un sponsor de projet, la manière dont il accompagne le chef de projet tout au long du cycle de vie d’un projet, et allons tenter de clarifier les différences entre les parties prenantes et les sponsors de projet.

Les responsabilités du sponsor de projet

Les sponsors de projet sont généralement des cadres supérieurs. Souvent, ils se situent juste en dessous du conseil d’administration et sont impliqués dans plusieurs projets à la fois. Un sponsor de projet a trois responsabilités principales :

• Vision du projet : veiller à ce que le projet soit en accord avec les objectifs et la stratégie de l’entreprise.

• Gouvernance : s’assurer que le projet est lancé et réalisé dans les meilleures conditions.

• Valeur et avantages : mener de front la gestion des risques et des changements, et garantir la qualité du projet.

Décomposons ces trois catégories afin de mieux appréhender les différentes responsabilités d’un sponsor de projet :

• Choisir le responsable le plus adapté pour le projet et l’accompagner tout au long du cheminement.

• Négocier des financements et agir en tant que porte-parole auprès de la direction au nom du chef de projet.

• Participer à la planification initiale du projet, à l’élaboration des chartes de projet et à la définition du périmètre du projet.

• Définir les critères de réussite du projet et obtenir l’adhésion des parties prenantes.

• Mettre en avant l’intérêt du projet et s’assurer que l’équipe dispose de toutes les ressources nécessaires à sa réussite.

• Soutenir le chef de projet en partageant ses connaissances et en prodiguant des conseils.

• Assurer la liaison entre le chef de projet, l’équipe et les parties prenantes.

• Examiner les modifications apportées à l’environnement du projet (par exemple, les calendriers, les tâches, les priorités, etc.) et gérer les risques à mesure qu’ils se présentent.

Les missions du sponsor de projet tout au long du cycle de vie du projet

Le sponsor de projet est impliqué dans un projet de A à Z, ce qui signifie que de nombreuses tâches et responsabilités lui incombent tout au long du cycle de vie du projet. Le chef de projet et le sponsor doivent tous deux être conscients des responsabilités du sponsor afin que chacun reste à sa place et se concentre sur ce qui lui est demandé. 

Durant la phase de lancement

• Désigner un chef de projet et un comité de pilotage. Un comité de pilotage se compose généralement de responsables et de parties prenantes qui occupent des postes à responsabilité, susceptibles de prodiguer des conseils tout au long du cycle de vie du projet. Comme les membres d’un comité de pilotage ne sont pas activement impliqués dans le projet, ils peuvent garder le recul nécessaire pour fournir de précieux conseils et superviser l’avancement du projet.

• Définir la réussite du projet et les livrables. Le sponsor de projet doit également s’assurer que les objectifs ont été clairement communiqués et que tous les membres de l’équipe les comprennent.

• Organiser et faire apparaître les tâches dans une source unique de référence, comme un outil de gestion de projet, afin que ces dernières soient visibles par tous les membres du projet.

• Surveiller les activités de lancement et apporter son soutien si nécessaire. En effet, il est essentiel que tous les membres de l’équipe projet respectent les tâches qui leur ont été assignées pour que le projet puisse être mis en œuvre dans les meilleures conditions par la suite.

• Donner son point de vue sur les documents de lancement du projet, qui peuvent comprendre une charte de projet, une analyse de rentabilité ou une étude de faisabilité, dans le but de faire approuver le projet par les membres de la direction.

• Vérifier la portée du projet afin de s’assurer que les objectifs sont réalistes et éviter une dérive des objectifs.

• Promouvoir le projet lors de la réunion de lancement et être prêt à soutenir le chef de projet si l’équipe pose des questions.

Durant la phase de planification

• Observer et ajuster les plans du projet pour garantir des dates de livraison réalistes.

• Agir en tant que personne référente pour le chef de projet en ce qui concerne les obstacles et les problématiques rencontrés.

• Suivre l’efficacité de l’équipe projet et la dynamique de groupe, et communiquer les réussites et les opportunités au chef de projet.

• Vérifier le journal RAID (Risques, Hypothèses, Problèmes et dépendances). Ce journal joue un rôle majeur dans la planification du projet. Il répertorie les risques qui peuvent affecter votre projet, les hypothèses concernant l’avancement du projet ou les résultats obtenus, les problèmes qui peuvent survenir au cours du cycle de vie du projet et les liens de dépendance sur lesquelles votre projet repose (par exemple, la contribution d’un expert).

• Vérifier que le plan de projet contient des exigences en matière de qualité, des livrables clairs et des jalons correctement planifiés. En effet, le sponsor a également pour mission d’approuver toutes les exigences relatives au projet.

Durant la phase d’exécution

• Travailler avec le chef de projet pour établir des limites saines entre le chef de projet et le sponsor, et entre le sponsor et la direction, et éviter ainsi toute microgestion. Par conséquent, il est primordial que le sponsor fasse confiance au chef de projet pour diriger son équipe tout au long du projet et demander de l’aide le cas échéant.

• Être attentif aux besoins du projet pour soutenir l’équipe et le chef de projet. Il peut s’agir de ressources telles que du matériel ou des logiciels, de fonds supplémentaires ou de compléments d’effectif pour soutenir l’équipe projet.

• Veiller à ce que les dirigeants aient accès aux rapports sur l’état d’avancement du projet pour se tenir informés si nécessaire. Ces rapports doivent faire l’objet de mises à jour régulières (chaque semaine, mois ou trimestre, selon la nature du projet).

• Mettre en place des processus de contrôle des changements si nécessaire, pour réduire les risques de dérive des objectifs.

Durant la phase de performance

• Évaluer l’avancement du projet et faire part de commentaires si nécessaire. Selon la nature du projet, il peut être utile de prévoir des réunions hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles pour évaluer la progression et ajuster les délais ou les objectifs.

• Encourager le chef de projet et l’équipe à trouver leurs propres solutions aux problèmes qui se présentent. Montrer l’exemple et adopter de bonnes stratégies de résolution de problèmes.

• Identifier, aborder et résoudre les causes profondes des problèmes qui surviennent.

• Mettre régulièrement à jour le journal RAID pour tenir compte des modifications apportées au projet tout au long de son cycle de vie.

• Saluer l’achèvement des principaux jalons du projet. Il est essentiel de célébrer ces étapes pour récompenser les efforts de l’équipe et mettre en avant les résultats obtenus.

Durant la phase de clôture

• Évaluer les résultats du projet sur la base des critères de réussite préalablement définis. Ces données seront importantes pour le post-mortem ou la rétrospective à venir afin d’aborder les résultats du projet.

• Assurer la bonne livraison du projet au client. Cette étape marque la fin du projet, car tous les livrables sont désormais entre les mains du client.

• Diriger ou participer à une réunion post-mortem (ou toute autre réunion visant à tirer des enseignements) afin d’évoquer les réussites et les échecs du projet. Encourager le chef de projet à consigner ces enseignements pour de futurs projets. 

• Clôturer officiellement le projet. Cette étape inclut le fait de remercier l’équipe projet, mais aussi d’accomplir toutes les formalités légales applicables. 

À noter que ces tâches peuvent varier selon la complexité du projet en cours mais, quoi qu’il en soit, l’implication et l’importance d’un sponsor de projet ne doivent pas être sous-estimées.

Sponsor de projet et partie prenante

Bien que ces deux termes soient proches, les sponsors et les parties prenantes jouent deux rôles bien distincts.

Une partie prenante désigne toute personne concernée par le projet, qu’il s’agisse de membres de l’équipe projet ou de personnes qui ne participent pas activement au processus du projet. Les parties prenantes peuvent être des investisseurs, des pairs, des clients ou des supérieurs.

Le sponsor du projet, quant à lui, fait non seulement partie de l’entreprise, mais est aussi responsable du projet. Il est ainsi responsable de la réussite globale du projet, et le plus souvent, définit et garantit cette réussite. En fonction du projet, le sponsor fait souvent office de mentor pour le chef de projet.

Sponsor de projet et chef de projet

Le sponsor et le chef de projet sont tous deux fortement impliqués dans le projet et sont responsables de ses résultats et de sa réussite. Le sponsor du projet est le point de contact entre l’équipe de direction de l’entreprise et le chef de projet ; le chef de projet est le point de contact entre le sponsor du projet et l’équipe projet. 

Le rôle du chef de projet est d’organiser, de suivre et donc de diriger son équipe pour qu’elle exécute son travail dans le cadre d’un projet. Le chef de projet est le chef d’équipe au quotidien. Il est chargé de contrôler les ressources et la charge de travail, de superviser l’achèvement des tâches et d’informer les parties prenantes de l’avancement du projet. Le cas échéant, le chef de projet peut demander de l’aide au sponsor du projet. Son rôle est également de garder un œil sur les objectifs et les attentes afin d’alerter le sponsor du projet en cas de décalage entre le calendrier réel et les dates estimées.

Collaboration entre le sponsor du projet et le chef de projet

La relation entre le sponsor du projet et le chef de projet peut déterminer le résultat final du projet. Des attentes clairement définies, une communication régulière et une confiance mutuelle sont des prérequis qui conditionnent la réussite d’un projet.

La transparence permet d’alimenter la confiance. Informer les membres de votre équipe de tout événement qui pourrait survenir et de ce que vous pensez contribue à renforcer vos relations. Lorsque vous leur demandez ensuite ce qu’ils en pensent et que vous tenez compte de leurs idées, vous favorisez un sentiment d’appartenance et de but commun.”

En fonction de la complexité du projet et de l’expérience du chef de projet, le sponsor choisira de déléguer un certain nombre de tâches au chef de projet et de lui confier les rênes ou, au contraire, décidera de s’impliquer davantage et d’apporter son soutien, en guidant le chef de projet et l’équipe à travers les différentes étapes et tâches du projet. Idéalement, le sponsor du projet endosse le rôle de mentor auprès du chef de projet.

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