Trouver la méthodologie de gestion de projet adaptée à votre équipe: guide et outils

La gestion de projet est essentielle à la réussite des entreprises. Elle assure une allocation précise des ressources, une coordination efficace des équipes, et la réalisation des objectifs fixés. Au cœur de cette discipline se trouve l'adoption de méthodologies spécifiques. Ces systèmes, qui intègrent principes, techniques, et procédures, sont le socle sur lequel les professionnels s'appuient pour diriger leurs projets. Ils déterminent tout, de la nature des livrables aux processus et outils utilisés, comme les diagrammes de Gantt ou les méthodes PERT, en passant par le choix des logiciels de gestion.

Choisir la bonne méthodologie ne se limite pas à organiser le travail d'équipe. C'est aussi une question d'efficacité. Une bonne méthodologie permet d'optimiser l'utilisation des ressources et d'améliorer les résultats.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet est l'art de transformer les idées en réalité, en respectant délais, coûts et qualité. Elle se base sur des méthodologies conçues pour maximiser l'efficacité et la rapidité, répondant aux défis quotidiens des chefs de projet.

Ces méthodologies ont évolué pour offrir des solutions adaptées à chaque contexte de projet. Elles vont des approches traditionnelles, privilégiant la structure et la prévisibilité, aux méthodes agiles, qui favorisent flexibilité et réactivité. Cette évolution reflète la quête constante d'efficience dans un monde où les projets deviennent de plus en plus complexes.

Quelle méthodologie adopter pour une conduite de projet efficace ?

En matière de gestion de projet, l'unicité de chaque initiative rend impossible l'application d'une formule magique. Choisir la bonne approche, du cahier des charges à la mise en œuvre, nécessite de comprendre les principes fondamentaux qui régissent chaque méthodologie. Ces principes vous guident à travers toutes les phases du projet, assurant une gestion optimale des ressources et une exécution sans faille.

Considérer la taille et la dynamique de votre équipe est essentiel. Mais d'autres facteurs doivent également orienter votre choix :

Secteur d'activité : Réfléchissez à la fréquence des évolutions dans votre domaine. Les secteurs à forte variabilité, comme la tech, bénéficient d'une gestion de projet agile, permettant une adaptation rapide aux changements.

Orientation du projet : Pesez les objectifs de votre projet. Si valoriser les compétences individuelles prévaut sur la productivité brute, une méthodologie mettant l'accent sur les personnes peut s'avérer plus adaptée.

Complexité du projet : Évaluez la complexité habituelle de vos projets. Des tâches complexes requièrent souvent des approches comme la CCPM (Critical Chain Project Management), spécialement conçues pour gérer cette complexité.

Spécialisation des rôles : L'expertise spécifique de votre équipe influence le choix de la méthodologie. Une grande spécialisation des rôles favorise des méthodes qui reconnaissent et exploitent cette diversité de compétences.

Taille de l'organisation : La dimension de votre structure et de votre équipe joue un rôle déterminant. Des méthodes comme Kanban s'adaptent à toutes les tailles d'équipes, tandis que d'autres sont mieux adaptées à des groupes plus restreints.

Que votre équipe préfère un tableau de bord visuel tel que Kanban ou une approche plus traditionnelle comme la méthode Waterfall, il existe une solution sur mesure pour chaque besoin.

Pour dynamiser votre gestion de projet, envisagez l'intégration d'un logiciel de gestion de projet. Des outils comme Asana peuvent transformer la manière dont vous planifiez, suivez, et exécutez vos projets, en mode projet ou en gestion de projet agile. Asana offre la flexibilité et les fonctionnalités nécessaires pour gérer efficacement vos équipes Agile, en assurant un suivi précis de chaque date de début et de chaque étape du projet.

1. Agile, la gestion de projet itérative

Concept : la méthodologie Agile est l’un des processus de management de projet les plus courants. Et pour être tout à fait exact, il s’agit d’un principe même de la gestion de projet. 

La méthode Agile :

• Encourage la collaboration

• S’avère rapide à mettre en œuvre et efficace

• Suit un processus itératif et fondé sur les données

• Valorise les individus plutôt que les processus

Dans le cadre d’une approche Agile, il n’est pas rare que les équipes décident de combiner plusiquers méthodologies de gestion de projet (Scrum, Kanban, Extreme programming, Crystal ou Scrumban).

Pour qui ? La méthode Agile convient à toutes les équipes ou presque. En effet, le principe qui le sous-tend est plutôt universel.

2. La gestion de projet Waterfall

Concept : le modèle en cascade ou « Waterfall » est également très populaire. Mais contrairement à l’approche Agile, Waterfall constitue bel et bien une méthodologie, plutôt simple à mettre en œuvre. Cette méthodologie Waterfall est un processus linéaire dans lequel les activités s’enchaînent en ordre séquentiel (d’où l’image de la chute d’eau). 

Dans cette approche, les tâches sont reliées les unes aux autres par une dépendance. Chaque tâche doit être terminée avant de pouvoir en commencer une autre. Vous vous assurez ainsi que le travail reste en bonne voie et vous encouragez une communication claire tout au long du processus.

Bien que considérée comme une approche plus traditionnelle par certaines organisations modernes, cette méthode permet de créer un plan de projet transparent et planifié au millimètre.

Pour qui ? En raison de son caractère très détaillé, la méthodologie de projet Waterfall est idéale pour travailler sur des projets de grande envergure qui comportent de nombreuses parties prenantes.

3. Scrum

Concept : la méthode de gestion de projet Scrum repose sur des « sprints » courts, que l’on utilise pour former un cycle de projet. Ces derniers s’étendent sur une à deux semaines et sont gérés par des équipes de 10 personnes maximum. Les tâches individuelles ne sont donc pas dépendantes les unes des autres, comme dans le modèle en cascade.

L’approche Scrum est unique pour de nombreuses raisons, notamment car elle suppose l’intervention d’un Scrum Master. En d’autres termes, un chef de projet qui dirige les réunions quotidiennes, les démonstrations et les sprints, mais également les rétrospectives de sprints, une fois ces derniers terminés.

Si Scrum est bel et bien une méthodologie de projet à part entière, elle est le plus souvent associée à une approche Agile. Ces deux modèles présentent des principes similaires, notamment la collaboration et la valorisation des individus par rapport aux processus.

Pour qui : les équipes qui optent pour une approche Agile devraient également miser sur Scrum. En outre, les différents sprints sont gérés par de petites équipes, cette approche peut donc convenir aux équipes de toute taille.

4. Le management de projet Kanban

Concept : la méthodologie de projet Kanban est une représentation des backlogs de projet à l’aide de tableaux. Cette approche est utilisée par les équipes Agile pour mieux visualiser les processus et l’état d’avancement des projets. Le plus souvent, vous appliquerez la méthode Kanban par le biais d’une application logicielle, laquelle vous permettra de modifier et faire glisser des tableaux au sein des projets en toute transparence. Mais ce n’est pas la seule option possible.

Le concept principal à retenir, c’est que la méthodologie Kanban aide les équipes à se concentrer sur ses tâches les plus importantes, en s’appuyant sur une structure simple.

Pour qui ? Les tableaux Kanban constituent des outils de gestion de projet parfaits pour les équipes de toutes tailles, et plus particulièrement pour celles qui travaillent à distance. En effet, ils offrent aux membres de votre équipe le moyen de visualiser le travail en cours pour garder le cap sur leurs projets.

5. La gestion de projet Scrumban

Concept : vous l’aurez sans doute deviné, Scrumban est une méthodologie qui s’inspire des approches de gestion de projet Scrum et Kanban.

Scrumban s’appuie sur un cycle de sprints comparable à celui de la méthode Scrum, tout en vous permettant d’ajouter des tâches individuelles à votre planning, comme dans la méthodologie Kanban. Vous pouvez ainsi accomplir les activités essentielles et concevoir des plans de projet simples. Scrumban prévoit également l’organisation de réunions Scrum pour renforcer la collaboration et garder le cap sur les objectifs.

Pour qui ? Si l’idée de décomposer un projet en tâches plus petites vous plaît, mais que vous souhaitez conserver un visuel simple, le modèle Scrumban est sans aucun doute fait pour vous. Il offre un juste équilibre entre simplicité et clarté. 

6. PRINCE2

Concept : PRINCE2 est l’abréviation de « PRojects INControlled Environments » (projets en environnements contrôlés). Cette approche permet de définir les étapes d’un projet en s’inspirant majoritairement de la méthodologie Waterfall. PRINCE2 a été conçue par le gouvernement britannique afin de gérer ses projets informatiques. Aujourd’hui encore, cette approche convient davantage aux initiatives informatiques de grande ampleur qu’aux projets traditionnels axés sur les produits ou le marché.

Avec la méthodologie PRINCE2, la gestion de projet se divise en sept étapes :

1. Élaborer le projet

2. Diriger le projet

3. Initialiser le projet

4. Contrôler le projet

5. Gérer la livraison du produit

6. Gérer une limite de séquence

7. Clore le projet

Ces sept étapes constituent un processus complet et permettent une gestion de projet sous contrôle. En outre, PRINCE2 permet de rationaliser bon nombre de tâches individuelles : contrôler une séquence, gérer la livraison d’un produit, lancer ou clôturer un projet, etc.

Pour qui ? L’approche PRINCE2 convient davantage aux grands projets d’entreprise qui impliquent un certain nombre de parties prenantes. Dans le cadre de petits projets, y recourir risque d’allonger et de complexifier inutilement votre processus de gestion. 

7. Six Sigma

Concept : contrairement aux autres méthodologies de gestion de projet, Six Sigma est employée dans le cadre de la gestion de la qualité. Bien souvent, elle est combinée avec Lean ou Agile, et il est donc courant de parler de Six Sigma Lean ou Six Sigma Agile.

L’objectif principal de la méthode Six Sigma est d’améliorer les processus en continu et d’éliminer les irrégularités de projet.

Pour passer à la vitesse supérieure, n’hésitez pas à employer la méthode Six Sigma DMAIC qui s’apparente à un processus, décomposé en plusieurs phases :

• Définir : déterminez la portée du projet, rédigez un business case et organisez une réunion debout de lancement.

• Mesurer : recueillez des données qui vous aideront à déterminer les améliorations nécessaires.

• Analyser : identifiez les causes profondes des problèmes rencontrés.

• Améliorer : tâchez de résoudre les problèmes soulevés.

• Contrôler : travaillez à la pérennisation des solutions trouvées, pour vos projets à venir.

Pour qui ? La méthode Six Sigma convient davantage aux grandes organisations. Dans des structures à grande échelle, limiter les irrégularités de projet s’avère indispensable, afin d’éviter toute répercussion négative pour l’entreprise.

8. La méthode du chemin critique (Critical Path Method ou CPM)

Concept : cette méthode permet d’identifier et de planifier les tâches critiques d’un projet. Ceci inclut la création de dépendances de tâches, le suivi des objectifs et de l’état d’avancement du projet, la hiérarchisation des livrables et la gestion des échéances. Autant d’éléments que l’on retrouve dans le principe de l’organigramme des tâches.

L’objectif de cette méthodologie ? Gérer correctement des projets à grande échelle et les accomplir avec brio, en veillant à ce que jalons et livrables soient correctement cartographiés.

Pour qui ? La méthode du chemin critique est idéale pour les projets et équipes de taille réduite à moyenne. En effet, les projets de grande envergure impliquent le rendu de nombreux livrables et intègrent de multiples parties prenantes. Or, cette méthode n’est pas adaptée à la gestion des projets complexes.

9. La méthode de la chaîne critique (Critical chain project management ou CCPM)

Concept : dans le cadre de la gestion de projet, la méthode de la chaîne critique est étroitement liée à celle du chemin critique. Toute la différence réside dans le niveau de détails, beaucoup plus important dans l’approche de la chaîne critique, une méthode qui compte donc parmi les plus exhaustives.

Cette approche améliore la productivité et l’efficacité des équipes, et fait le lien entre les tâches à accomplir et les objectifs du projet. Bon nombre d’outils de gestion de projet incluent même des éléments visuels qui facilitent la visualisation des objectifs, ce qui permet aux membres d’équipe de bénéficier d’une feuille de route structurée.

Pour qui ? La méthode de la chaîne critique convient aux équipes de toutes tailles, mais permet avant tout de résoudre les problèmes d’efficacité à l’échelle des projets.

10. La gestion de projet Lean

Concept : la méthodologie de gestion de projet Lean est un système destiné à éviter tout gaspillage et créer un cadre de travail simple pour tous les besoins de projet. L’objectif est d’accomplir davantage avec moins d’efforts pour optimiser travail d’équipe et productivité.

Si réduire les pertes de temps présentait autrefois un avantage dans le cadre de la création d’un bien matériel, cette idée vise aujourd’hui à éliminer les irrégularités de projet ou le « gaspillage ». Il existe 3 « maux » ou « ennemis » de la gestion Lean, regroupés fréquemment sous l’appellation « 3M » :

• Muda (gaspillage) : pratiques qui mobilisent des ressources, mais n’apportent aucune valeur ajoutée.

• Mura (irrégularités) : certaines situations accaparent les ressources et les obligent à travailler dans l’urgence, ce qui entraîne donc des déséquilibres.

• Muri (surmenage) : lorsque les ressources sont trop sollicitées. 

En tant que chef de projet, votre mission consiste à tenir à distance ces 3 M afin de gagner en efficacité dans l’exécution des projets et de simplifier les processus. La méthodologie Lean est similaire au processus unifié rationnel, également appelé méthode RUP (Rational Unified Process), qui vise également à réduire gaspillage et irrégularités. Cela étant, la méthode RUP vise plutôt à limiter les coûts de développement.

Pour qui ? L’approche Lean vise à optimiser la gestion et l’exécution des projets, et s’avère donc particulièrement adaptée aux équipes qui rencontrent des problèmes d’efficacité. Si cette approche a des effets plus visibles lorsqu’elle est employée dans de grandes entreprises, elle sera tout aussi utile aux équipes projet de toutes tailles.

11. Le guide PMBOK® du Project Management Institute(PMI) sur la gestion de projet

Concept : si le Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) du PMI est considéré comme une méthodologie de gestion de projet, il s’agit plus exactement d’un ensemble de bonnes pratiques qui prennent en compte divers processus de développement.

Cette structure se concentre sur la mise en œuvre des cinq phases de la gestion de projet, lesquelles permettent de gérer aisément un projet de A à Z selon une approche structurée en 5 phases que voici :

1. Démarrage du projet

2. Planification du projet

3. Mise en œuvre du projet

4. Suivi de l’efficacité

5. Clôture du projet

Le guide PMBOK® est un bon point de départ sur lequel s’appuyer, mais ce modèle n’est pas toujours aussi précis que d’autres approches similaires. En effet, vous devrez décider des tâches à accomplir lors de chacune des phases.

Pour qui ? Le Guide PMBOK® peut être utilisé seul (sans faire appel à d’autres méthodes en parallèle) par les petites équipes pour gérer des projets standard.

12. L’eXtreme Programming (XP)

Concept : comme son nom l’indique, l’eXtreme Programming est utilisé pour gérer des projets au rythme soutenu et avec des délais serrés. Cette approche repose sur des cycles de développement courts avec de nombreuses versions. Cela permet aux équipes de travailler rapidement et de gagner en productivité.

L’eXtreme Programming repose sur plusieurs valeurs fondamentales, notamment la simplicité, la communication, le retour d’information, le respect et le courage. Cette méthode comprend également un ensemble spécifique de règles XP, lesquelles couvrent toutes les phases, de la planification aux tests.

Pour qui ? Il est possible de recourir à l’eXtreme Programming dans le cadre de projets individuels gérés par des équipes de taille réduite à moyenne qui exercent dans des délais serrés.

Des méthodes pour vous aider à gérer vos projets judicieusement

Vous savez maintenant quels sont les outils de la gestion de projet.

D’une manière générale, pensez que pour assurer le bon déroulement d’un projet, le management de projet inclut la gestion des ressources humaines, l’étude de faisabilité, la gestion des risques en plus du choix de la méthodologie.

En choisissant la méthodologie de gestion de projet la mieux adaptée à votre équipe, vous serez en mesure de travailler de manière bien plus efficace, mais aussi de mettre en œuvre les bons processus, qui conviennent à votre équipe, à votre organisation et à vous-même.

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