Dépendances en gestion de projet : l’essentiel pour les utiliser à bon escient

Dans un projet, les tâches s’enchaînent : un membre d’équipe termine les siennes et son collègue peut alors commencer à travailler. En somme, on pourrait comparer ce processus à une course de relais. La différence, c’est que certaines tâches nécessitent que d’autres avancent avant de pouvoir être entamées. Cette relation entre les tâches est ce que l’on nomme une dépendance.

En tant que chef de projet, comprendre le fonctionnement des dépendances est un atout : vous pourrez définir un plan clair et cohérent avant de lancer le projet en question. Retrouvez toutes les informations essentielles dans cet article.

Qu’est-ce qu’une dépendance en gestion de projet ?

Le plus souvent, une dépendance désigne un élément qui repose sur un autre ou y est lié.

Quelques exemples universels de dépendances :

• Les nouveau-nés dépendent du personnel soignant

• Les plantes ont besoin de la lumière du jour pour pousser

• L’eau est indispensable aux poissons pour vivre

Dans le cadre de la gestion de projet, une dépendance est une tâche qui dépend de l’achèvement d’une autre.

Maintenant, des exemples de dépendances en gestion de projet :

• La publication d’un communiqué de presse d’entreprise dépend de l’approbation par le PDG du message à transmettre

• Un remboursement dépend de la présentation d’une note de frais

• Corriger un bug suppose d’avoir identifié sa cause sous-jacente

En tant que chef de projet, vous devez absolument suivre l’ensemble des dépendances de votre projet afin que les parties prenantes sachent à quel moment commencer à travailler sur les tâches qui leur incombent.

Termes clés associés aux dépendances

Avant de passer en revue les différents types de dépendances, il convient d’aborder les quelques termes clés à maîtriser.

Contraintes du projet

Dans le cadre d’un projet, une contrainte désigne une restriction à laquelle le chef de projet doit se conformer à mesure que le travail avance. Voici quelques exemples courants de contraintes :

• Coût : la somme d’argent qui vous est allouée pour mener à bien le projet.

• Temps : le nombre de semaines ou mois dont vous disposez pour terminer le projet.

• Portée : les ressources d’équipe que vous pouvez mobiliser.

Chemin critique

En gestion de projet, le chemin critique (en anglais, Critical Path) désigne la séquence d’activités à réaliser afin que la totalité du projet arrive à son terme. Tout retard dans les tâches ou activités critiques aura des conséquences sur le calendrier de l’ensemble du projet, lui aussi retardé.

Freins

Un frein désigne tout élément susceptible d’empêcher l’achèvement d’une activité de projet. Il peut s’agir de problèmes internes (comme l’absence d’un membre d’équipe pendant une semaine) ou externes (un fournisseur qui ne remplit pas un bon de commande à temps, par exemple).

Types de dépendances en gestion de projet

Si le concept de base est simple, les dépendances se déclinent en de multiples variantes.

Dépendances logiques

Également connues sous le nom de dépendances causales, elles désignent certaines activités indispensables à l’achèvement du projet. Ces dernières constituent souvent l’aboutissement de l’ensemble du travail effectué auparavant et peuvent être commencées uniquement lorsque toutes les autres tâches sont terminées.

Par exemple, il est impossible de déléguer une tâche à un tiers si aucun autre individu n’est disponible dans l’équipe. Le cas échéant, l’embauche d’une nouvelle recrue est considérée comme une dépendance logique.

Dépendances liées à la disponibilité des ressources

Il s’agit de contraintes liées à la quantité limitée de ressources dont vous disposez pour votre projet. Si des ressources supplémentaires étaient disponibles pour ce même projet, ce type de dépendances ne constituerait pas un obstacle.

Prenons un exemple : l’avancement du projet B dépend de la capacité d’un seul et même designer à terminer le projet A. En effet, il aura alors suffisamment de disponibilité pour mener à bien le projet B sans être débordé.

Dépendances préférentielles

Les dépendances préférentielles sont créées à l’initiative d’une équipe, en fonction des processus mis en œuvre par cette dernière. Toutefois, ces dépendances ne sont pas indispensables pour achever le projet en question et ne compromettent pas sa réussite.

Par exemple, un rédacteur peut demander à effectuer une dernière révision d’un article avant sa publication. Cette étape supplémentaire est créée par un membre de l’équipe pour s’assurer de ne laisser passer aucune coquille. Cela dit, le projet pourrait parfaitement suivre son cours et être achevé sans cette ultime vérification.

Dépendances externes

Les dépendances externes désignent des tâches qui sont conditionnées par des facteurs externes sur lesquels votre équipe et vous-même n’avez aucun contrôle. Les dépendances internes sont plus courantes, car elles reposent sur des éléments que votre équipe peut gérer et maîtriser.

En raison de conditions météorologiques défavorables, un restaurant n’a pas reçu la livraison de fruits frais attendue : voilà un parfait exemple de dépendance externe. Dommage, le chef avait pourtant absolument besoin d’oranges pour confectionner les plats au menu ! En raison de cet imprévu, il va malheureusement lui falloir trouver un plan B. La réalisation du menu concocté par le chef, et notamment des plats à base d’oranges, dépendait de la livraison des fruits par le fournisseur externe.

Types de dépendances de tâches en gestion de projet

Certaines dépendances sont spécifiques aux deux tâches concernées. Voici les types de dépendances de tâches que vous rencontrerez le plus couramment :

• Dépendance fin à début : la plus courante. La tâche B ne peut commencer tant que la tâche A n’est pas terminée. Cette relation est fréquente dans les initiatives gérées à l’aide de la méthodologie de gestion de projet Waterfall (ou en cascade).

• Dépendance fin à fin : la tâche B ne peut pas être achevée tant que la tâche A ne l’est pas également. Ce type de relation est courant lorsque les tâches comportent des sous-tâches ; si les sous-tâches ne sont pas terminées, impossible de terminer la tâche parente.

• Dépendance début à début : la tâche B ne peut commencer avant la tâche A. Les deux doivent être exécutées en parallèle. Le lancement programmé d’une boutique en ligne est un bon exemple. Un spécialiste du marketing sur les réseaux sociaux qui souhaite publier une annonce pour informer son public cible du lancement doit le faire au moment même où le développeur Web met en ligne la page Web de la boutique. L’expert marketing ne peut publier son annonce en amont. En effet, le projet ne peut réussir que si les deux intervenants exécutent leurs tâches respectives en parfaite synchronie.

• Dépendance début à fin : la tâche B doit commencer pour que la tâche A puisse être achevée. Ce type de dépendances est essentielle dans le cadre de tâches qui se chevauchent. Prenons l’exemple d’une ligne d’assistance client, laquelle requiert une couverture constante. Un agent ne peut pas quitter son poste avant qu’un autre ne vienne le remplacer. En effet, la ligne ne peut être laissée vacante et il faut toujours que quelqu’un soit disponible pour fournir une assistance au client.

4 astuces pour bien gérer ses dépendances

La gestion des dépendances peut sembler fastidieuse au premier abord. Toutefois, si vous prenez le temps de maîtriser leur fonctionnement, vous n’aurez aucun mal à assurer la réussite de vos projets. Voici quatre astuces qui vous aideront à organiser vos dépendances de tâches.

1. Organisez vos tâches à l’aide d’un logiciel de gestion de projet

S’agissant de la gestion des dépendances internes, dénicher et adopter l’outil de gestion de projet idéal pour votre équipe peut changer la donne. Vous pourrez centraliser votre plan de projet et l’ensemble de vos activités, mais aussi identifier clairement les dépendances de tâches. Votre équipe sera ainsi en mesure de respecter le calendrier de projet prévu.

2. Visualisez clairement les dépendances

Visualiser vos dépendances est un moyen simple d’identifier précisément quelles tâches doivent être accomplies et dans quel ordre. Recourez à des outils visuels comme les diagrammes de Gantt ou les tableaux Kanban : ils indiqueront clairement aux membres de votre équipe l’état d’avancement du projet en cours et les dépendances de tâches.

3. Évaluez les risques potentiels dans un plan de projet

Au moment d’établir votre plan de projet, organisez un brainstorming pour identifier toutes les dépendances internes qui pourraient se présenter au cours du projet. Certains membres de votre équipe ont-ils plus de tâches à accomplir que d’habitude ? Travaillez-vous avec des fournisseurs externes pour mener à bien ce projet ? Si jamais une partie du projet prend du retard, l’équipe est-elle prête et en mesure de modifier le calendrier initial ?

En toute honnêteté, vous ne pouvez pas maîtriser tous les risques qui peuvent survenir au cours de votre projet. Toutefois, vous êtes tout à fait en mesure d’assurer le suivi de vos dépendances pour garantir que vos livrables seront terminés à temps.

4. Incitez les parties prenantes à s’impliquer

S’agissant des dépendances de tâches, on ne communique jamais trop ! Encouragez une communication ouverte : si l’une des parties prenantes du projet apprend qu’une tâche est retardée, incitez-la à transmettre cette information à l’ensemble de l’équipe afin que chacun puisse ajuster son calendrier en conséquence.

Gardez vos dépendances de tâches sous contrôle

Envie d’en savoir plus sur les dépendances de projet afin d’en assurer une gestion optimale ? Consultez les ressources Asana sur la gestion de projet pour en apprendre davantage.