5 contrôles de projet : présentation, fonctionnement et mise en œuvre

Qui ne souhaiterait pas bénéficier de plus de temps ou de ressources financières ? Malheureusement, nous avons déjà du mal à faire un usage judicieux de ce que nous avons la chance de posséder. Les entreprises, quant à elles, doivent impérativement employer leurs ressources avec prudence, car c’est souvent ce qui leur permet de se maintenir à flot. Si vous souhaitez aider votre organisation à gagner du temps et de l’argent, le moyen le plus simple reste de contrôler les initiatives menées grâce à la gestion de projet.

Cet article vous explique en quoi consistent les processus de contrôles de projet et comment les mettre en œuvre. L’objectif est de faciliter l’estimation et l’allocation du temps et des ressources financières consacrés au projet.

Les contrôles de projet en gestion de projet

Les contrôles de projet sont un ensemble de processus grâce auxquels vous pouvez identifier et agir sur le temps et les ressources financières alloués au projet. Chaque contrôle de projet se concentre sur une partie distincte du plan de projet : calendrier, ressources, risques, etc.

Les contrôles de projet sont mis en œuvre afin de respecter la portée du projet, de limiter les coûts liés à ce dernier lorsque cela est possible, et de respecter le calendrier établi.

Contrôles de projet et gestion de projet

Le contrôle et la gestion de projet se recoupent. Ces deux processus vous aident à maintenir une initiative en bonne voie, dans les limites de sa portée. Toutefois, la gestion de projet dispose d’objectifs plus généraux que les processus de contrôles.

La gestion de projet vise à maintenir l’ensemble du projet sur les rails, notamment les individus impliqués, les processus et les livrables. Les contrôles de projet sont davantage ciblés sur le suivi de la qualité afin de gagner du temps et de l’argent.

En quoi les contrôles de projet sont-ils importants ?

Les contrôles de projet fournissent des informations qui permettent aux chefs de projet de prendre des décisions judicieuses en temps voulu afin de limiter les risques liés au projet. En tant que chef de projet, vous avez donc pour mission d’assurer le bon déroulement de vos activités du démarrage du projet à son achèvement, et ce, dans les limites de sa portée.

Sans un processus de contrôle de projet, difficile de répondre à des questions importantes sur l’initiative concernée. Cela peut entraîner des répercussions négatives ou entraver la réussite du projet. Voici quelques exemples de dérapages que ce type de processus permet d’éviter :

• Participants au projet : sans processus de contrôle, des questions peuvent survenir à propos des individus disponibles pour travailler sur l’initiative ou des rôles et responsabilités de chacun. La prise de décisions peut également se complexifier, notamment pour déterminer à qui allouer certaines tâches spécifiques pendant le projet.

• Qualité : un processus de contrôle du projet permet de s’assurer que les attentes sont satisfaites, que les tâches de chacune des phases du projet sont complètement achevées et que tout fonctionne bien, tout au long de votre travail.

• Coûts : s’ils ne sont pas maîtrisés, des frais imprévus peuvent survenir à la suite de modifications apportées par certaines parties prenantes ou d’estimations erronées lors de la planification du projet.

• Temps : bien suivre son calendrier de projet permet d’éviter les retards, les changements de priorités et les problèmes de disponibilités des ressources, autant d’obstacles qui peuvent nuire à vos résultats.

Grâce au processus de contrôle de projet, vous pouvez identifier les situations qui ne se déroulent pas comme prévu et corriger rapidement le tir.

5 contrôles en gestion de projet

Voici les cinq contrôles de projet que vous pouvez mettre en œuvre pour clarifier votre plan de projet.

1. Planification

Une plus grande visibilité sur votre calendrier de projet vous permet de savoir si vous avancez dans la bonne direction, conformément à la chronologie établie. Pour ce faire, assurez-vous de suivre toutes les activités de votre projet au même endroit, par exemple sur un outil de gestion de projet. Ainsi, vous obtiendrez une vue d’ensemble de vos tâches, échéances et dépendances. En outre, n’hésitez pas à définir des jalons de projet : ils constituent des points de repère utiles pour évaluer votre progression.

Pour tenir les parties prenantes informées de la progression de votre initiative, utilisez les rapports d’avancement de projet. Ces rapports bimensuels ou mensuels sont parfaits pour déterminer si votre projet est en bonne voie. Si ce dernier ne se déroule pas comme prévu, vous pouvez rapidement identifier vos points faibles et résoudre les problèmes qui se posent en conséquence. Communiquez alors toutes les informations utiles aux parties prenantes afin que chacun soit sur la même longueur d’onde.

Astuce : créez un diagramme de Gantt pour mieux visualiser le calendrier de votre projet et décomposer ce dernier en plusieurs tâches et jalons. Un diagramme de Gantt est un diagramme horizontal à barres utilisé pour illustrer le calendrier d’un projet, d’un programme ou d’une activité particulière. Ce type de graphique est conçu pour vous aider à évaluer la durée d’un projet et mettre en évidence les dépendances entre les tâches.

2. Ressources

Toute initiative dépend d’un ensemble de ressources, notamment le temps, le budget ou la disponibilité des membres de l’équipe projet. La gestion des ressources est une composante essentielle du processus de contrôle de projet : votre équipe peut ainsi contrôler efficacement les coûts, maîtriser le temps dont elle dispose et gérer la disponibilité du matériel. Estimer les coûts et planifier les ressources pendant la phase de préparation du projet vous aidera également à respecter le budget alloué.

Vous devez avoir une idée claire des ressources disponibles au début du projet, mais également pouvoir suivre les coûts et ressources à mesure que votre travail avance. Si une partie du projet dépasse le budget alloué ou si vous comptiez sur un membre de l’équipe qui n’est finalement pas disponible, la mise en œuvre proactive de contrôles de projet vous permet de trouver rapidement une solution alternative.

Astuce : essayez de calculer les écarts de coûts pour analyser si votre taux de rendement vous permet de rester dans les limites des ressources dont vous disposez. Pour ce faire, soustrayez le Coût Réel de la Valeur Acquise. La valeur acquise correspond au coût budgétisé du travail effectué ; quant au coût réel, il correspond à la somme dépensée pour le travail déjà accompli. La formule pour calculer les Écarts de Coûts est donc EC = VA – CR.

3. Risques

La gestion des risques est un contrôle de projet essentiel pour identifier les menaces de manière proactive et veiller à maintenir votre projet sur les rails. La méthode imparable pour y parvenir ? Établir un registre des risques qui vous permettra de classer les risques potentiels par priorité et d’évaluer comment les gérer au mieux.

Astuce : les risques couramment rencontrés au cours d’un projet sont souvent liés à la sécurité des données, à des problèmes de communication, des retards de planning, des activités non planifiées ou un vol de matériel. Appuyez-vous sur ces quelques repères pour commencer à organiser votre registre des risques.

4. Modifications

Le processus de contrôle du changement est un pari gagnant pour éviter toute dérive des objectifs, laquelle peut entraîner des retards, une augmentation du budget ou des irrégularités de projet. Si vous implémentez un processus de ce type, vous ne serez pas déstabilisé par les éventuelles modifications apportées au projet.

En effet, un processus de contrôle du changement est conçu pour vous aider à évaluer si les modifications proposées sont pertinentes et, le cas échéant, quels changements mettre en œuvre sans bousculer la chronologie du projet ni modifier la portée de ce dernier. Un processus de ce type est un outil idéal pour veiller à ce que votre équipe se sente bien informée, impliquée et sache que ses choix sont approuvés. Elle se montrera alors plus efficace dans la gestion du changement.

Astuce : bien souvent, le processus de contrôle du changement est conçu pour un projet en particulier. Pour implémenter des changements de plus grande ampleur à l’échelle de l’organisation, songez à mettre en œuvre un processus de conduite du changement. Ce processus consiste à préparer et gérer un changement organisationnel.

5. Performances

La gestion des performances désigne le processus général de suivi de la réussite d’un projet. Pour ce faire, le plus simple est de définir des indicateurs clés de performance (ICP) pour évaluer la réussite du projet. Il peut s’agir du suivi des coûts par rapport aux valeurs de référence, du respect des délais, des heures facturées ou encore du retour sur investissement, entre autres.

Quels que soient les objectifs que vous souhaitez vous fixer, assurez-vous qu’ils sont quantifiables, spécifiques et mesurables. Pour lever tous les doutes, établissez des objectifs SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis.

Astuce : tout bon ICP doit suivre une valeur mesurable sur laquelle votre équipe ou vous-même êtes en mesure d’influer en temps voulu. Cet indicateur doit également simplifier l’atteinte de vos objectifs stratégiques et permettre aux membres de l’équipe de savoir clairement en quoi leurs projets contribuent aux objectifs de l’entreprise.

Si vous utilisez ces contrôles de projet, vous serez assuré de suivre toutes les variables de votre projet. Cela vous fera donc gagner du temps, de l’argent et vous serez en mesure de créer des livrables de qualité.

Quand recourir aux contrôles de projet ?

Les contrôles de projet sont tout aussi importants que la création des livrables. Instaurez des contrôles pour toutes les étapes du cycle de vie de votre projet afin de vous épargner bien des surprises et imprévus.

Planification du projet (démarrage)

Cette phase doit vous inciter à considérer les contrôles comme des éléments fondamentaux de votre projet et à les traiter comme tels : plus votre plan sera détaillé, moins vous aurez à vous soucier des contrôles par la suite.

La planification du projet comprend :

• L’élaboration de la chronologie du projet

• L’attribution des rôles et responsabilités

• La création d’un organigramme des tâches

• L’identification des parties prenantes

• La définition des objectifs du projet

Pendant la phase de planification du projet, n’oubliez pas d’estimer votre budget et, dans la mesure du possible, les coûts à venir. Anticiper ce qui va ou pourrait advenir fait partie du processus de contrôle ; cela vous permet de vous assurer que votre projet est en bonne voie avant même de vous lancer.

Mise en œuvre du projet

Votre projet suit son cours, c’est donc le moment de mettre en œuvre vos processus de contrôle. Pendant que les membres de votre équipe conçoivent, codent et créent le produit souhaité, les contrôles de projet vous aideront à surveiller le projet et sa progression.

Tenez compte des cinq contrôles de projet que nous venons d’évoquer et, à mesure que le cycle de vie de votre projet se poursuit, assurez-vous de n’avoir rien laissé au hasard. La mise en œuvre de ces contrôles pendant la phase d’exécution vous permettra d’obtenir une vue d’ensemble de l’état d’avancement de votre projet en temps réel.

Clôture du projet

Après avoir envoyé les livrables définitifs à l’ensemble des parties prenantes du projet, organisez une réunion post-mortem en vous appuyant sur les informations recueillies dans le cadre de vos processus de contrôle.

Le post-mortem est le moment idéal pour faire le bilan des enseignements tirés du projet et pour obtenir des conseils pour ceux à venir. Votre initiative vous a fait perdre du temps et/ou de l’argent ? Votre projet est une vraie réussite ? Dans les deux cas, le post-mortem propose un retour sur expérience très utile pour tirer des leçons avant d’entamer vos prochains travaux.

Contrôlez votre travail à l’aide d’un logiciel de gestion de projet

Surveiller plusieurs parties de votre projet en même temps peut vite devenir un vrai casse-tête. Les processus de contrôle se déploient pendant l’exécution du projet ; vous devez donc assurer le suivi de ces contrôles, tout en veillant à ce que l’équipe projet reste impliquée et concentrée sur les tâches qui comptent le plus.

Un logiciel de gestion de projet vous permet de suivre et de contrôler la progression de vos activités, de rester informé de l’évolution des indicateurs clés et des mises à jour de statut, mais également de bénéficier d’une vue d’ensemble de votre travail afin de respecter votre calendrier de projet et le budget alloué.