Comment faire un compte-rendu de réunion ? Méthodes et outils inclus

La maîtrise de la prise de notes et la rédaction de compte-rendu de réunion sont essentielles pour assurer une gestion de projet efficace. Elles permettent de capter les décisions capitales et de maintenir une communication fluide, même en l'absence de certains membres. Dans cet article, nous vous proposons des méthodes éprouvées et des conseils pratiques pour optimiser ces compétences clés, vous permettant ainsi d'améliorer la productivité et la collaboration au sein de votre équipe. Suivez nos recommandations pour transformer vos réunions en véritables leviers de succès.

Vous pourrez ainsi rédiger votre propre modèle de compte rendu de réunion, et améliorer la communication interne en diffusant les bonnes informations.

Qu’est-ce qu'un compte rendu de réunion ?

Les comptes rendus de réunion sont l’équivalent plus formel des notes classiques. Ils peuvent faire office de documents officiels en cas d’audit ou de procédure judiciaire.

Le compte rendu de réunion retrace le déroulement de la réunion et les décisions prises au cours de celle-ci.

Retenez-les puis préparez un exemple de compte rendu de réunion que vous pourrez dupliquer et utiliser, quel que soit le type de réunion.

Voici les informations importantes à faire figurer sur votre compte rendu de réunion :

• L’en-tête avec le nom de l’entreprise, même si cela peut sembler évident, et le service concerné le cas échéant.

• Le titre du document, utile pour l’archivage électronique du compte-rendu final

• La date, l’heure et le lieu de la réunion, vous noterez également l’heure de fin de la réunion effective.

• La liste des participants, mais aussi le nom des participants n’ayant pu y assister.

• L’objet de la réunion et les sujets abordés, avec les différents points de l’ordre du jour.

• Les principales décisions prises : plan d’action, résultats des élections, motions acceptées ou rejetées, la date de la prochaine réunion, etc.

• Les éléments à traiter d’ici la prochaine réunion.

Un compte rendu de réunion peut aussi être appelé un procès-verbal de réunion ou encore rapport de réunion.

À quoi servent les notes de réunion ?

Les notes regroupent les points essentiels évoqués au cours de la réunion. Une prise de notes efficace vous permet de vous souvenir des détails importants ainsi que de l’ensemble des éléments que vous ou bien d’autres membres de l’équipe devrez traiter avant la prochaine réunion.

Les notes n’ont pas de mise en forme définie et les techniques varient d’un individu à un autre. Toutes les informations relevées au cours de la prise de note vont permettre d’établir le compte rendu de réunion qui sera adressé ensuite aux personnes présentes, mais aussi à celles qui n’ont pas pu assister à cette réunion d’entreprise.

Les notes de réunion peuvent prendre différentes formes et présentent plusieurs avantages, quelle que soit la méthode choisie. 

Voici en quoi elles permettent à votre équipe d’y voir plus clair :

1. Rendre compte des décisions

Si certaines personnes ont la chance d’avoir une bonne mémoire, d’autres au contraire peuvent rapidement oublier les décisions prises lors d’une réunion d’équipe. Prendre des notes écrites permet aux membres de l’équipe de référencer les décisions prises à un moment donné. Les notes de réunion aident également à maintenir une certaine transparence tout au long de l’évolution d’un projet, avec une retranscription précise, ce qui peut s’avérer utile à long terme.

Afin d’assurer le partage d’informations entre les membres de l’équipe dans le temps, il est possible de conserver l’ensemble des notes dans un espace créé à cet effet et désigné comme source de référence. Centraliser l’ensemble des notes de réunion et des ordres du jour permet de remettre efficacement les discussions dans leur contexte et facilite ainsi le suivi des avancées réalisées par l’équipe en cas d’absence d’un de ses membres.

2. Permettre une participation asynchrone

Si certains membres de l’équipe ne peuvent assister à la réunion, leur donner accès aux anciennes notes de réunion est un moyen d’actualiser leurs connaissances à propos des enjeux en cours tout en leur permettant de traiter les décisions de la réunion à leur propre rythme.

En cas de conflits d’horaires par exemple, les absents seront tout de même en mesure de participer au processus de décision en différé.

3. Favoriser la mémorisation

Le psychologue allemand Hermann Ebbinghaus a mené quelques-unes des premières expériences sur la mémoire et le souvenir en 1895. De son étude est née la courbe de l’oubli, qui décrit la rapidité avec laquelle l’information se perd au fil du temps si aucun effort n’est fourni pour la conserver.

Une prise de notes efficace peut vous aider à vous souvenir plus rapidement des informations, puisqu’elle favorise la mémorisation dans le temps. Plus vous vous familiarisez avec vos notes, par exemple en les relisant le jour suivant, plus vous avez de chances de vous souvenir des décisions prises lors de cette réunion.

Quelles sont les étapes pour rédiger un compte-rendu de réunion ?

Améliorez votre technique de prise de notes en réunion pour mieux rester au fait des tâches à réaliser et des livrables importants à rendre. Toute discussion clé sera relatée dans vos notes afin que vous ou votre équipe puissiez vous y référer ultérieurement.

Elles serviront ensuite de base à l’élaboration du compte rendu de réunion.

1. Choisissez la technique qui vous convient le mieux

La capacité à prendre des notes efficacement est essentielle dans le cadre professionnel, notamment lors de réunions où les décisions importantes sont prises. Diverses méthodes s'offrent à vous, chacune adaptée à différents styles d'apprentissage et besoins professionnels :

• La méthode Cornell : idéale pour les réunions stratégiques ou les brainstormings où il est capital de séparer les idées principales des détails. Utilisez la colonne de gauche pour noter les concepts ou questions clés, qui représentent les informations essentielles, et la colonne de droite pour les détails ou réponses, qui constituent les informations importantes. Cette méthode aide à clarifier les étapes clés du projet et les responsabilités associées lors d'une réunion sur le lancement d'un nouveau produit.

• La méthode des grandes lignes : parfaite pour les réunions avec un ordre du jour détaillé. Commencez avec les points principaux de l'ordre du jour comme titres principaux de vos notes, et ajoutez les détails discutés sous chaque point comme sous-points. Cela est particulièrement utile dans les réunions de mise à jour de projets où chaque point de l'ordre du jour correspond à un aspect spécifique du projet.

• La méthode des quadrants : excellente pour les réunions impliquant des tâches multiples et des discussions interdépartementales. Chaque quadrant peut être dédié à un département ou à un aspect du projet, ce qui aide à organiser les actions à suivre et clarifie qui fait quoi après la réunion.

• La méthode des diapositives : utilisez cette approche lors des réunions de présentation où les diapositives jouent un rôle central. En annotant chaque diapositive avec vos propres notes, vous pouvez facilement suivre la présentation tout en ajoutant des commentaires ou des questions qui surgissent en temps réel.

Chacune de ces techniques a ses avantages spécifiques, qu'il s'agisse de faciliter la mémorisation, d'organiser l'information de manière efficace, ou de préparer le terrain pour un compte rendu exhaustif. En intégrant ces méthodes à votre routine de réunion, vous améliorerez non seulement la qualité de vos notes, mais aussi votre capacité à communiquer et à agir sur la base des décisions prises.

2. Privilégiez la prise de notes manuelles

D’après différentes recherches, prendre des notes à la main favorise la mémorisation des informations conceptuelles à long terme. Lorsque vous prenez des notes manuelles en réunion, votre esprit se concentre plus facilement sur les points clés évoqués. Laisser votre ordinateur de côté permet là aussi de rester concentrer sur l’objectif de la réunion.

3. Évitez le mot à mot

N’essayez pas de tout noter au mot près : vous y perdrez du temps et de l’énergie. De nombreux sujets sont évoqués en réunion de travail, cependant tous n’ont pas à figurer dans le compte-rendu de réunion. Notez les points clés évoqués, les résultats de cette discussion ainsi que les prochaines étapes à réaliser afin de vous concentrer sur les tâches les plus importantes.

4. Utilisez un modèle de prise de notes

Que vous choisissiez un modèle de prise de notes ou bien un modèle de compte rendu de réunion, l’utilisation d’un template préétabli peut largement optimiser votre travail et ainsi vous éviter tout ajustement ou mise en forme en cours de route.

Quelle que soit la personne chargée de la prise de notes, les notes de réunion devront témoigner d’une structure cohérente dans leur ensemble. Tous les membres de l’équipe sauront ainsi à quoi s’attendre.

5. Désignez une personne chargée de la prise de notes

Vous présidez une réunion ? Il vous sera certainement plus difficile de prendre des notes tout en animant les discussions d’équipe. Si vous êtes à la tête d’une réunion importante, demandez à l’un des membres de votre équipe de prendre des notes à votre place.

Si vous organisez régulièrement des réunions, faites en sorte d’alterner les rôles afin que chacun puisse prendre part à la discussion. Pour la rédaction d’un compte rendu de réunion, assurez-vous cependant qu’un modèle soit établi, ce document étant plus formel.

6. Transcrivez les discussions à l’aide d’un logiciel d’enregistrement

Autrefois, l’utilisation d’un dictaphone était courante, mais d’autres outils sont là aujourd’hui pour vous faciliter la vie. Par exemple, l’intégration Asana pour Zoom vous permet de transcrire vos discussions, qui seront ensuite consultables par les membres de l’équipe. La transcription de réunion vous permet de distinguer en un coup d’œil les points clés et les éléments à traiter au sein de la discussion.

7. Notez les coordonnées des intervenants importants

Lorsque quelqu’un soulève un point qui pourrait nécessiter un suivi ultérieur, pensez à inscrire son nom sous le point en question. Ainsi, si vous souhaitez obtenir des précisions ou si vous devez vous entretenir à ce sujet à l’avenir, vous saurez exactement à qui vous adresser.

8. Partagez vos notes avec l’ensemble des participants

N’oubliez pas non plus de faire le point avec les différentes parties prenantes après la réunion de façon à vous assurer que tout le monde est au clair quant aux points abordés et aux décisions prises. En cas d’absence d’un membre de l’équipe, il sera alors possible à votre collègue de prendre connaissance des avancées réalisées grâce à vos notes.

Lorsque vous organisez le suivi d’une réunion auprès des parties prenantes, veillez à ce que le document en question soit facilement partageable et accessible. Travaillez avec votre équipe à la mise en œuvre d’un plan de communication, afin que chacun sache exactement où trouver ces informations et comment accéder aux différents comptes rendus de réunion.

Exemple de compte-rendu de réunion

Pour vous permettre de gagner du temps, vous pouvez utiliser notre modèle de compte-rendu de réunion. Il fournit une structure simplifiée que vous pourrez utiliser pour établir vos rapports. Il sera également très utile pour une prise de note encore plus efficace.