Organisation matricielle : présentation et fonctionnement

Comment permettre aux équipes d’avancer rapidement sur des projets complexes sans être retardées par les processus de révision et d’approbation des parties prenantes ? Il existe peut-être une solution : l’adoption d’une structure organisationnelle. La plupart des entreprises ont mis en place des chaînes de commandement afin que chaque collaborateur ait une vision claire de l’autorité décisionnelle.

L’organigramme hiérarchique place le directeur général au sommet, directement suivi par le directeur des opérations et le directeur financier. Rattachés aux rôles de direction se trouvent les chefs de service, et enfin les chefs de projet.

L’organisation matricielle diffère de l’organisation classique par le simple fait que les membres de l’équipe rendent des comptes à la fois à un chef de projet et à un chef de service. Dans ce guide, nous verrons ce qu’est une organisation matricielle et son utilité dans le cadre de projets complexes.

Qu’est-ce qu’une organisation matricielle ?

Une organisation matricielle est une structure de travail au sein de laquelle les membres de l’équipe rendent des comptes à plusieurs responsables. Dans ce type d’organisation, les membres de l’équipe (qu’ils travaillent à distance ou en interne) justifient de leur travail auprès d’un chef de projet, mais aussi de leur chef de service. Cette structure organisationnelle peut aider votre entreprise à créer de nouveaux produits et services sans que les équipes n’aient à se coordonner.

Comment fonctionne-t-elle ?

Les organisations matricielles ont au minimum deux structures hiérarchiques. Bien que cela puisse sembler déroutant au premier abord, les membres de l’équipe ont généralement un responsable principal pour le service auquel ils sont rattachés.

Son fonctionnement se rapproche de celui d’une structure de travail traditionnelle. Par exemple, les membres de l’équipe qui exercent dans le service informatique relèvent du responsable informatique, qui lui-même rend des comptes au vice-président du pôle concerné. Enfin, tous les rapports hiérarchiques aboutissent au PDG.

Cependant, à la différence d’une structure hiérarchique classique, dans une structure matricielle, les membres de l’équipe rendent également des comptes aux chefs de projet. La mise en œuvre d’un projet nécessite souvent de mobiliser les compétences des membres de différents services : informatique, marketing, finances, etc. Il est donc logique d’avoir un seul et unique responsable pour chaque projet.

Les différents types d’organisation matricielle

Il existe trois types d’organisation matricielle, chacun donnant plus ou moins d’autorité au chef de projet. Pour clarifier les choses, vous pouvez visualiser ces différentes formes d’organisation sur une échelle, sur laquelle se tiennent le chef de projet et le chef de service, chacun à son extrémité.

La matrice faible

Ce système d’organisation est celui dans lequel le chef de projet a le moins de pouvoir de décision par rapport aux autres formes d’organisation matricielle. Lorsque le chef de projet a une autorité limitée sur celui-ci, le budget et le calendrier du projet étant sous la responsabilité du chef de service, on parlera de matrice faible. La mise en place d’un plan de communication peut permettre de maintenir une communication fluide dans le cadre de ce type d’organisation.

La matrice équilibrée

Dans ce système, le chef de service et le chef de projet ont autant d’autorité l’un que l’autre et les membres de l’équipe leur rendent des comptes à tous les deux. La communication reste ainsi ouverte entre tous les responsables, ce qui permet au projet d’avancer sans difficultés.

La matrice forte

Ici, le chef de projet détient la majeure partie du pouvoir de décision, tandis que le chef de service a une autorité plus limitée. Le chef de projet en tenant fermement les rênes, il s’agit là de la structure organisationnelle la plus solide. À noter que, bien que ce ne soit pas au chef de service de prendre les décisions clés, il peut tout de même superviser le projet.

Les avantages de l’organisation matricielle

La structure matricielle est plus complexe que la structure hiérarchique, mais elle présente de nombreux avantages. Parmi ces avantages, citons des objectifs clairs, une utilisation efficace des ressources, la libre circulation de l’information et la formation des chefs de projet.

Des objectifs de projet bien clairs

Une organisation matricielle peut permettre de mieux appréhender les objectifs du projet. Lorsque votre équipe rend compte de ses avancements auprès des chefs de projet et de service, il est essentiel de consolider les objectifs du projet. Un chef de projet qui se sent soutenu par les autres membres de la direction fera de l’organisation du projet sa priorité.

Exemple en contexte : imaginons que votre équipe travaille sur un projet de développement d’application. Comme vous vous appuyez sur une structure matricielle, les développeurs vous rendent des comptes en tant que chef de projet, sans oublier d’en informer le chef du service informatique. Le projet a pour objectif de créer une application de recherche de mots-clés, que les spécialistes du marketing pourront utiliser en déplacement. L’application sera développée plus rapidement si le chef du service informatique et le chef de projet donnent un objectif clair aux développeurs.

Une utilisation efficace des ressources

Au sein de ce type de structure, les équipes comptent des spécialistes issus de différents services, d’où une utilisation efficace des ressources. Ainsi, les frais généraux sont réduits, de même que le temps nécessaire à la réalisation d’un projet. Dans une structure hiérarchique où chaque équipe relève d’un seul responsable, il y a moins de responsables par équipe. Ces équipes peuvent avoir besoin de plus de temps pour produire un livrable de projet, dans la mesure où elles ne comptent pas de membres de différentes spécialités.

Exemple en contexte : l’équipe qui crée l’application de recherche de mots-clés peut inclure des spécialistes des services informatique, financier et marketing. Lorsque les membres de l’équipe exercent sous la direction de leurs chefs de service et de projet, tout le monde gagne du temps et travaille plus efficacement, d’où une meilleure productivité d’équipe.

La mise en place d’une équipe matricielle permet également de réduire les coûts. En effet, sans un groupe réunissant plusieurs spécialistes, les entreprises devraient restructurer les équipes et potentiellement embaucher de nouveaux membres à chaque nouveau développement de produit ou service.

Une libre circulation des informations

Au sein d’une structure matricielle, les équipes se réfèrent chacune à plusieurs responsables dans leur travail, d’où une fluidité de circulation des informations entre équipes. Si dans un système hiérarchique les membres de l’équipe ne doivent pas oublier de relayer les informations, l’organisation matricielle fait de la circulation des informations une exigence. Devoir informer plusieurs responsables peut sembler fastidieux, mais avec un système de gestion de projet adapté, cela ne demandera que peu de travail supplémentaire aux membres de l’équipe.

Exemple en situation : si l’équipe chargée de développer l’application de recherche de mots-clés rendait uniquement des comptes au chef de projet, les informations liées à la correction d’un bug pourraient bien se perdre. À l’inverse, lorsque cette étape est intégrée au processus matriciel, l’équipe n’a aucun mal à se rappeler de transmettre ces informations au responsable du service informatique.

Une bonne formation pour les chefs de projet

Du fait de sa structure unique, l’organisation matricielle confère aux chefs de projet un grand nombre de responsabilités : en somme, ils ont pour mission de diriger leur équipe tout au long du cycle de vie du projet. Cette structure exige beaucoup de leur part, mais fait office de formation solide pour tous ceux qui aspirent à gérer plusieurs services.

Exemple en contexte : votre équipe doit corriger des bugs en cours de projet et prend du retard dans son calendrier. En tant que chef de projet, vous devez collaborer à la résolution de tous ces problèmes avec le responsable du service informatique. Ce faisant, vous vous découvrez un intérêt personnel pour l’informatique et une potentielle opportunité de carrière à l’avenir.

Un bon moyen de fidéliser votre équipe

L’organisation matricielle donne de bons résultats en matière de rétention des employés. Cela s’explique notamment par le fait que les différents spécialistes travaillent main dans la main, et que l’équipe produit est davantage soudée. Ces mêmes membres d’équipe travaillent sous la direction de leur propre chef de service et sont ensuite affectés à des chefs de projet. La plupart des spécialistes apprécient de pouvoir travailler ensemble, et leurs performances s’en ressentent.

Exemple en contexte : l’équipe projet qui s’occupe du développement de l’application de recherche de mots-clés réunit différents spécialistes en informatique, marketing et finances, ces derniers étant en mesure de comprendre tous les tenants et aboutissants de la création d’application pour les utilisateurs sur mobile. Cette équipe de spécialistes va certainement continuer à travailler sur de nombreux projets à l’avenir.

Les inconvénients de la structure organisationnelle matricielle

À l’image de la structure hiérarchique, l’organisation matricielle présente elle aussi des inconvénients, dont la plupart découlent de la complexité de cette structure. Lorsqu’elle est opérationnelle, une structure complexe peut avoir ses avantages. Toutefois, elle peut malheureusement également être à l’origine de conflits et engendrer des problèmes d’organisation.

Une approche hiérarchique complexe

La complexité de l’organisation matricielle peut être un inconvénient, car les équipes peuvent avoir du mal à savoir à qui rendre des comptes et à quel moment. Alors que cette matrice est pourtant mise en place pour aider les équipes, elle peut complexifier les projets et brouiller le processus général.

La solution : pour éviter toute faille dans la chaîne d’information, il faut avant tout s’assurer que chaque membre de la matrice sait à qui il doit rendre des comptes et de quelle manière. L’utilisation d’une plateforme de gestion de projet intuitive, qui facilite le travail entre les équipes, peut décomplexifier la structure matricielle.

Des temps de réponse élevés

La complexité de la matrice peut entraîner des temps de réponse élevés, donc potentiellement des retards de projet. En effet, les informations doivent être communiquées à plusieurs personnes, ce qui présente des avantages, mais leur transmission prend alors davantage de temps.

La solution : l’utilisation d’un système de gestion de projet résoudra le problème de la lenteur des temps de réponse due à la structure matricielle. En tant que source unique de référence, Asana permet d’éviter les tâches redondantes et d’accroître la visibilité au sein des équipes et de la direction.

Des conflits d’orientation

Il y a conflit d’orientation lorsque chef de projet et chef de service ne sont pas sur la même longueur d’onde. La structure matricielle est certes censée encourager le travail d’équipe, mais en fonction des personnalités impliquées, elle peut aussi produire le résultat inverse.

La solution : pour éviter les conflits d’orientation, mettez en place un système qui permet aux responsables d’interagir directement entre eux. Les membres de votre équipe auront ainsi moins l’impression d’être pris entre deux feux si les responsables s’accordent sur les objectifs du projet et restent en phase tout du long.

Des sources de friction potentielles

La principale différence entre la structure matricielle et la structure hiérarchique est la suivante : dans une structure matricielle, les membres de l’équipe relèvent de deux responsables. Ce fonctionnement rend l’organisation matricielle plus complexe et confère davantage de responsabilités aux membres de l’équipe. D’un côté, le fait d’avoir deux responsables peut permettre aux membres de l’équipe de recevoir des retours plus pertinents et d’être mieux orientés ; mais de l’autre, cela peut également être source de frictions.

La solution : pour éviter toute discorde potentielle, le chef de service et le chef de projet doivent absolument communiquer. En effet, les membres de l’équipe ne devraient pas avoir à choisir entre les responsables en cas de conflit. Que ce soit en personne ou par le biais de systèmes virtuels, les responsables peuvent empêcher les frictions en fixant des objectifs clairs dès le premier jour et en travaillant de concert pour créer un produit réussi.

Le besoin de gérer de multiples priorités

Dans une structure matricielle, lorsque les responsables ne travaillent pas en collaboration, les membres de l’équipe peuvent avoir des difficultés à jongler entre les différentes priorités. Si chefs de service et de projet estiment chacun de leur côté que leurs tâches sont plus importantes que les autres, l’équipe pourrait avoir du mal à savoir à quel saint se vouer.

La solution : lorsque les membres de l’équipe ont du mal à hiérarchiser les tâches en raison d’un manque de communication entre les responsables, il revient aux responsables de débattre des tâches de l’équipe et de déterminer lesquelles réaliser en priorité. La plupart des problèmes susceptibles de découler de la structure matricielle seront résolus par une collaboration étroite, une bonne communication et davantage de transparence entre les équipes.

Améliorez votre structure matricielle grâce à des outils de gestion de projet

L’utilisation d’outils de gestion de projet est toute indiquée si vous souhaitez disposer d’une structure matricielle performante. En pratiquant la gestion de projet, le chef de projet et le chef de service peuvent s’accorder sur les objectifs de projet, planifier le travail ensemble et améliorer la communication entre les parties prenantes. Lorsque ces conditions sont réunies, les membres de l’équipe peuvent travailler efficacement à l’atteinte des objectifs fixés.

Vous cherchez à clarifier les rôles et responsabilités des membres de votre équipe ? Essayez donc d’utiliser une matrice RACI.