Comment mener un entretien individuel? Exemples et outils

Chaque collaborateur devra un jour ou l’autre faire face à cet exercice périlleux qu'est l'entretien annuel d’évaluation. C'est un moment important pour les salariés mais aussi pour les managers qui devront respecter des règles bien précises s'ils veulent en tirer le meilleur parti.

L’entretien individuel est un exercice délicat, tant pour le collaborateur que pour le manager. Ce dernier devra veiller à rester neutre et objectif tandis que le collaborateur devra faire fi de son stress pour parvenir à s’exprimer comme il le souhaite.

Pour les entreprises agiles, l’entretien annuel d’évaluation semble d’ailleurs parfois un peu trop formel. Plusieurs entretiens individuels peuvent avoir lieu durant l’année, afin de recueillir le feedback du salarié. 

Dans cet article, nous verrons en quoi consiste l’entretien individuel et comment l’organiser de façon à ce qu’il soit productif pour les deux parties. Vous pourrez aussi vous aider de notre modèle gratuit pour préparer vos entretiens individuels.

Qu’est-ce que l’entretien individuel ? 

Baptisé entretien de performance, entretien individuel annuel, entretien d'évaluation ou d'appréciation, ce moment de rencontre privilégié entre un manager et un collaborateur est une opportunité unique de faire un bilan sur la période écoulée. Ce bilan se fait tant sur les aptitudes professionnelles du salarié que sur son bien-être.

Pour le manager, c’est l’occasion de renforcer le rôle managérial et de stimuler la performance individuelle des collaborateurs. C’est aussi le moment de communiquer sur les valeurs de l’entreprise et les éventuels gros changements à venir, au sein de l’équipe ou de l’entreprise.

Les collaborateurs peuvent profiter de ce moment pour faire des remarques et des suggestions sur l’organisation et les méthodes de travail, demander une augmentation et/ou une promotion.

Quels sont les sujets évoqués durant l’entretien individuel ?

Comme nous l’avons vu plus haut, l’entretien individuel est organisé librement entre le collaborateur et le manager. C’est le moment idéal pour faire un point, tout en abordant des sujets immédiatement liés aux missions et au travail du collaborateur. Les thèmes que l’on retrouve fréquemment évoqués sont donc les suivants :

• L’évaluation du travail fourni et et la réalisation des objectifs de l’année écoulée

• La mise en place des nouveaux objectifs pour l’année ou la période à venir

• L’appréciation des compétences et les axes d’amélioration

• Les formations suivies sur la période et celles qui peuvent être mises en place

• Les souhaits d’augmentation et/ou de promotion individuelle. 

Comment bien préparer l’entretien individuel

Le collaborateur doit savoir à l’avance à quel moment précis aura lieu l’entretien individuel. Dans la plupart des cas, il est réalisé en fin d'année, mais chaque entreprise est libre de définir le planning qui lui convient. Il faut aussi tenir compte des sujets qui sont fréquemment abordés. L'échange porte-t-il sur les conditions de travail et la performance de l'employé ou est-il possible de demander une promotion en même temps ? Autant de questions à se poser afin de pouvoir aborder sereinement l'entretien individuel.

L'entretien individuel permet au salarié de savoir comment son manager le perçoit. C'est aussi l'occasion de revenir sur ce qui a été accompli au cours de l'année écoulée. En ce sens, il est important de s'accorder environ 1 h 30 pour avoir des réponses concrètes.

La préparation de l’entretien individuel côté collaborateur 

L'entretien annuel n'est pas le moment de réfléchir sur ce qui a été fait, mais de le valoriser. Veillez donc à fournir une liste exhaustive de vos réalisations. Si des problèmes sont survenus dans l'exercice de vos fonctions, c’est le moment de les faire remonter. Toutes ces données seront ensuite synthétisées et serviront de base solide aux échanges.

Lors de cet entretien, vous devez être en mesure de justifier si vos objectifs ont été atteints voire dépassés. Sinon, il est important d'expliquer la complexité des situations qui ont entravé le succès des missions dont vous étiez responsable. C’est aussi le moment de proposer des solutions telles qu'une demande de formation pour monter en compétences.

La préparation de l’entretien individuel côté manager

L'entretien annuel d'évaluation est l'occasion de rappeler les objectifs fixés en début d'année. Vous discuterez respectivement des succès et des échecs avec votre collaborateur. Pour cela, consultez le compte-rendu des évaluations précédentes.

Les critères peuvent être quantitatifs et/ou qualitatifs. La clarté de ces objectifs dépend de la bonne motivation de votre équipe. Si la fixation d'objectifs est le fruit de la stratégie de la direction, gardez à l'esprit qu'elle sera mieux perçue et acceptée lorsqu'un processus de co-construction est mené entre le manager et le collaborateur.

Pour rappel, de bons objectifs doivent aussi être facilement mesurables afin d'évaluer objectivement les résultats. Ils doivent aussi être accessibles à tous, à la fois ambitieux et réalistes. Ils sont enfin adaptés à chaque collaborateur en fonction de ses compétences. 

Le manager peut utiliser une grille d’évaluation ou s’appuyer sur un modèle d’entretien individuel.

Quelles questions poser lors d’un entretien individuel ?

Pour que l’entretien individuel se révèle pleinement efficace, il faut poser les bonnes questions. En effet, des questions trop générales ou génériques ne seront pas productives et laisseront collaborateur et manager sur un goût d’inachevé.

À l’inverse, en posant des questions ciblées, le manager prend conscience des performances individuelles, des objectifs et des motivations de son collaborateur. 

Exemples de questions à poser concernant les performances : 

• De quelles réalisations de ce trimestre êtes-vous le plus fier ? 

• Quels est le bilan de l’année ? Quels objectifs avez-vous atteints ? Quels objectifs ont échoué ?

• Qu'est-ce qui vous motive à faire votre travail ?

• Que pouvons-nous faire pour rendre votre travail plus agréable ?

• Quelles sont vos conditions de travail idéales pour être le plus productif ?

• Comment votre manager vous a-t-il aidé à atteindre vos objectifs au cours des derniers mois ?

• Que diraient vos collègues ou vos clients de leurs interactions récentes avec vous ?

Exemples de questions concernant les points forts du collaborateur :

• Quelles sont les forces personnelles qui vous aident à faire votre travail efficacement ?

• Qu'est-ce qui fait de vous la meilleure personne pour votre poste ?

• Quelles sont les compétences que vous possédez et que nous pourrions utiliser plus efficacement ?

• Quel genre de travail faites-vous le plus facilement ?

Exemples de questions sur les points d’amélioration :

• De quels objectifs/livrables étiez-vous le moins fier ? Pourquoi ? Comment ferez-vous cela différemment à l'avenir ?

• Sur quelles choses allez-vous vous concentrer au cours du prochain trimestre pour gagner en expertise ?

• Que puis-je faire pour vous aider à mieux atteindre vos objectifs ?

Exemples de questions sur le poste occupé :

• Quelles responsabilités/tâches professionnelles appréciez-vous le plus ? Lesquelles appréciez-vous le moins ?

• Comment pensez-vous que votre poste aide l'entreprise à réussir ?

• Qu'est-ce que vous aimez le moins dans votre poste actuel ? Que changeriez-vous ?

• Qu'est-ce qui vous plaît le plus dans le fait de travailler pour cette entreprise ?

Exemples de questions sur les perspectives d’avenir envisagées :

• Quel sera votre prochain poste dans cette entreprise ? Comment vos responsabilités changeraient-elles ?

• Quelles opportunités de croissance professionnelle aimeriez-vous explorer pour y arriver ?

• Quel type d'évolution de carrière est le plus important pour vous ?

• Quels sont vos objectifs les plus importants pour le prochain trimestre ?

• Qu'espérez-vous faire au sein de l'entreprise d'ici un an ? Dans cinq ans ?

Conclure l'entretien individuel

L’entretien individuel ne devrait pas se finir sur une note vague. Collaborateur et manager doivent connaître les prochaines échéances et les objectifs à tenir. Ainsi vous pourriez par exemple conclure l’entretien individuel de la façon suivante : 

• Notre prochain entretien individuel aura lieu le______.                 

• En attendant, j'aimerais que vous vous concentriez sur _______.  

• Préparez-vous à notre prochain rendez-vous le ______ pour discuter de vos progrès.

Les clés d’un entretien individuel réussi

Pour éviter que l’entretien individuel ne cause du stress ou de la démotivation, voici trois pistes à suivre : 

1. Préparez bien votre entretien individuel

Comme nous l’avons vu plus haut, préparer l’entretien individuel est indispensable. Pour le manager, il s’agira de choisir des questions productives tandis que le collaborateur devra penser aux points forts qu’il souhaiterait mettre en avant. 

2. Soyez transparent et objectif

L’entretien individuel est une opportunité pour assurer un développement positif. L'attitude adoptée doit être professionnelle en toutes circonstances, y compris lorsqu’il y a des conflits entre manager et collaborateurs. La transparence et l’objectivité sont deux conditions garantissant une attitude irréprochable. 

Transparence 

La transparence des échanges est un facteur clé de réussite. Durant l’entretien individuel, il n’y a pas de sujet tabou, tout peut être dit, dans la mesure où les deux parties se respectent. Le manager doit rendre le collaborateur acteur en l’amenant à faire son propre bilan et son autocritique. Si le collaborateur a des suggestions intéressantes, l’entretien individuel est le moment idéal pour le faire. Cela peut inclure une formation pertinente dont auraient besoin les équipes par exemple. Dans le cas où le collaborateur aurait identifié des lacunes, il ne devrait pas avoir peur d'en aviser son supérieur. 

Objectivité 

 Il est essentiel de pouvoir analyser objectivement l'année professionnelle écoulée. L'idée est d'aplanir chaque situation, qu'elle soit positive ou négative. En effet, le fait de valoriser exclusivement les acquis et d'ignorer les échecs remet en cause le professionnalisme. Il est important d'aborder objectivement les relations avec les collaborateurs, les prospects et clients, les supérieurs hiérarchiques... En évoquant des sujets (même sensibles), il est plus facile d'envisager des solutions concrètes et productives.

3. Prévoyez des solutions constructives

L'entretien annuel est avant tout un échange. Cela signifie à la fois écouter et proposer. La maîtrise de ces fondamentaux conduit collaborateurs et managers vers une vision commune : contribuer à l'évolution de l'entreprise. 

Écoute

Le manager aura certainement des observations à faire au fur et à mesure de la discussion. Il est de la responsabilité de l'employé de l'écouter attentivement, sans l'interrompre. Il est permis de prendre des notes afin de revenir sur les points qui ont retenu l'attention. En portant une attention infaillible à ce qui se dit, l'employé trouve l'opportunité d'éviter ou de résoudre des situations conflictuelles 

Sens de l'initiative

Il ne faut pas non plus écouter sans rien dire. L'idée n'est pas de contredire systématiquement le manager ou au contraire de lui donner raison. Il s'agit plutôt de donner son avis personnel. Si le collaborateur est critiqué, il doit être en mesure de fournir des explications pertinentes, sans agressivité. En toutes circonstances, il faut savoir également faire des propositions applicables pour tenter de résoudre une situation délicate. 

Diversifiez les méthodes d’évaluation pour plus d’efficacité

L’entretien individuel est un moment privilégié où manager et collaborateur peuvent évoquer leurs attentes respectives. Pour être pleinement efficace, mieux vaut prévoir plusieurs entretiens individuels en cours d’année. 

De plus en plus d’entreprises ne se contentent plus de l’entretien annuel d’évaluation et mettent en place des systèmes d’évaluation continue. Ces feedbacks fréquents sont essentiels en effet pour renforcer le dialogue, recadrer des objectifs ou des attentes particulières.

Aidez-vous des modèles gratuits d'Asana pour affiner votre stratégie de ressources humaines. Les outils d’évaluation et de gestion sont à votre service pour faciliter tous vos processus. 

• Modèle gratuit pour l’accueil des nouveaux arrivés

• Modèle de plan de transition

• Modèle de questions d’entretien individuel

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Cet article propose quelques suggestions et pistes de réflexion qui vous permettront d’en savoir plus sur l’entretien individuel en entreprise. Il ne remplace en rien l’avis d’un expert juridique. Consultez votre équipe juridique pour déterminer l’approche la plus adaptée à votre cas.