Des tableaux d’idéation pour une collaboration d’équipe efficace

Dès que votre équipe se réunit pour faire naître de nouvelles idées, elle fait des étincelles. Seul problème, vous devez maintenant trouver le moyen de noter toutes ces idées convenablement de façon à ce qu’elles restent cohérentes lorsque vous y reviendrez ultérieurement. Pourquoi pas des notes adhésives, nous direz-vous ? Une technique efficace et amusante sur le moment, certes, mais comment transformer ces petits bouts de papier de toutes les couleurs en actions concrètes à présenter à votre équipe de direction par la suite ?

Il y a une solution plus efficace : les tableaux d’idéation numériques. Non seulement ceux-ci représentent l’outil idéal pour les équipes virtuelles qui souhaitent organiser leurs séances de brainstorming, mais ils permettent en outre de conserver vos meilleures idées (et toutes les autres) au même endroit.

Dans cet article, nous vous présentons les différents types de tableaux d’idéation, les avantages des tableaux numériques et les intégrations Asana spécialisées à connaître. Lisez la suite pour tout savoir sur le sujet !

Qu’est-ce qu’un tableau d’idéation ?

Ce type de tableau regroupe les pensées validées par votre équipe et leur offre une présentation visuelle. Votre tableau d’idéation sera l’outil idéal pour noter, organiser et actualiser vos idées avant de les intégrer à vos plans d’action.

Ces tableaux peuvent être de toutes tailles et se présenter sous de nombreuses formes, puisqu’il en existe autant que d’idées : vous pouvez les tracer sur une feuille blanche, coller une ribambelle de notes adhésives au mur ou encore rassembler toutes les réflexions de votre équipe sur un tableau blanc numérique, par exemple.

Quand recourir aux tableaux d’idéation ?

Les tableaux d’idéation sont tout indiqués lorsqu’il s’agit d’échanger de nouvelles idées créatives, notamment lors d’une session de brainstorming.

Vous pouvez vous en servir pour garder la trace des idées réunies par votre équipe lorsque vous réfléchissez aux éléments suivants :

• Noms de produits

• Concepts créatifs

• Solutions

• Rétrospectives ou post-mortems

• Idées de design

• Concepts publicitaires

• Idées d’événement

• Améliorations de produits ou de processus

En somme, tout type de processus d’idéation pourra bénéficier de l’usage d’un tableau d’idéation.

Créer un tableau d’idéation

Que ce soit sur un tableau blanc ou un outil en ligne, les étapes de création sont relativement similaires.

Étape 1 : donnez-vous un objectif et munissez-vous d’un minuteur

Pour que votre session de brainstorming soit suffisamment ciblée, tout le monde doit en connaître l’objectif ; c’est pourquoi vous devez clarifier les attentes auprès de tous vos collègues. Selon la nature du brainstorming, il pourrait être pertinent d’en informer votre équipe à l’avance, de façon à laisser à vos collaborateurs le temps de faire des recherches et rassembler des idées au préalable.

Prêts à vous lancer dans des réflexions d’équipe endiablées ? Mettez en route votre minuteur ! Pour qu’un brainstorming soit efficace, celui-ci doit durer entre 15 et 45 minutes. Nous vous conseillons donc d’utiliser un minuteur pour aider votre équipe à se focaliser sur la tâche en cours.

À noter aussi qu’en fonction de vos objectifs, vous pourriez avoir intérêt à diviser votre session en plusieurs parties pour aider votre équipe à garder le fil.

À l’occasion de l’un de nos derniers brainstormings, notre équipe marketing a passé les dix premières minutes à chercher des thèmes pertinents, et les dix suivantes à y associer des idées de contenu. Plutôt que de les laisser attendre l’inspiration, l’ajout d’une limite de temps encourage nos équipes à se mettre au travail rapidement et à rester concentrées tout au long de la séance.”

Étape 2 : créez un environnement ouvert et positif

Vos collègues seront bien plus enclins à partager leurs idées s’ils se sentent en confiance et ne sont pas effrayés à la simple pensée d’en proposer de « mauvaises ». À ce titre, il peut être judicieux de leur demander ce qu’ils considèrent comme étant de mauvaises idées dès le début du brainstorming, et ainsi détendre l’atmosphère pour travailler dans un cadre propice à l’inspiration. Qui sait, certaines de ces supposées mauvaises idées se révéleront peut-être de très bonnes pistes !

Étape 3 : désignez un preneur de notes ou faites collaborer votre équipe

Vous avez réuni les membres de votre équipe dans une même salle ? Désignez un preneur de notes, qui sera chargé de consigner toutes les idées qui naîtront du brainstorming. Vous pouvez vous aider d’un outil numérique, grâce auquel vous pourrez partager ces idées dès la fin de la réunion, sans avoir à les transcrire au préalable.

Vous travaillez sur votre tableau d’idéation à distance ? Dans ce cas, vous pouvez partager un modèle de brainstorming en ligne avec vos collègues, qui leur permettra de collaborer à la création du tableau à leur rythme, en temps réel ou en différé.

Étape 4 : débattez de vos idées

Une fois toutes vos idées notées, il est temps de vous pencher sur chacune, l’une après l’autre. Si vous foisonnez d’idées, peut-être vaudrait-il mieux commencer par voter pour les meilleures et circonscrire le débat à un nombre limité d’options.

Laissez à chaque personne à l’origine d’une idée la possibilité d’exprimer ses pensées plus en détail ; posez-lui des questions en demandant des précisions et invitez le groupe à y contribuer. Enfin, consignez par écrit toutes ces informations complémentaires de façon à retranscrire minutieusement vos idées.

Étape 5 : actualisez votre tableau d’idéation

Nous voici à la dernière étape, qui consiste à actualiser votre tableau en mettant de côté ou en éliminant les idées non retenues, et en mettant en évidence celles que vous comptez concrétiser. Ici, votre équipe aura d’autant plus intérêt à faire appel à un tableau d’idéation numérique. En effet, un tel outil lui permettra de bien organiser et structurer son document en déplaçant des éléments comme bon lui semble, par simple glisser-déposer. En outre, vous pourrez enregistrer certaines idées et les garder pour plus tard sans courir le risque de ne plus les retrouver.

Les différents types de tableaux d’idéation

Tout d’abord, commençons par distinguer les tableaux physiques des tableaux numériques. D’un côté, vous recueillerez des idées sur papier, sur un tableau blanc, des notes adhésives ou une paroi en verre, par exemple ; de l’autre, vous ferez appel à un outil numérique, grâce auquel vous partagerez plus aisément des idées entre collègues de différents bureaux ou même pays.

Les tableaux d’idéation prennent de nombreuses formes :

• Graphiques ou tableaux : ces types de tableaux vous permettent d’organiser vos idées en plusieurs catégories au cours du brainstorming. Parmi les outils les plus populaires, on retrouve les tableaux Kanban, qui classent les idées par tâches. Par exemple, votre tableau Kanban pourrait être divisé en trois colonnes répertoriant les tâches ouvertes, les tâches en cours et les tâches terminées.

• Cartes heuristiques : ces schémas sont l’outil idéal pour bien visualiser les relations entre les idées, et ainsi mettre en avant arborescences et priorités.

• Mood boards : vous travaillez sur des éléments très créatifs, par exemple un design produit ou une campagne publicitaire ? Ajoutez des couleurs, des images et des illustrations à votre tableau d’idéation pour rassembler vos dernières idées.

Les avantages des tableaux d’idéation numériques

Votre équipe trouvera de nombreux avantages à utiliser des tableaux d’idéation numériques ou en ligne.

• L’inclusivité : tous les membres de votre équipe peuvent participer. Le tableau numérique laisse aussi la parole à vos collègues les plus réservés, qui peuvent communiquer leurs idées sans avoir l’impression d’être sous les feux de la rampe.

• Le caractère hautement partageable : vous pouvez très facilement partager le tableau d’idéation avec tous vos collaborateurs, que ce soit à l’occasion d’une séance de brainstorming à distance ou en présentiel. Plus besoin de prendre le tableau blanc en photo ou de tenter en vain de déchiffrer les pattes de mouche de votre collègue ! Vous partagez et actualisez vos idées en toute simplicité.

• L’actualisation sans limites : et justement, en parlant d’actualisation... contrairement à des notes adhésives en pagaille, votre tableau d’idéation étant numérique, vous pouvez y ajouter ou supprimer ce que vous voulez, mais aussi le restructurer comme bon vous semble et aussi souvent que vous le voulez.

• La flexibilité : les membres de votre équipe ne sont pas toujours disponibles au même moment, en particulier lorsqu’ils font partie d’une équipe décentralisée ou sont en télétravail. Heureusement, ils peuvent ajouter des idées au tableau numérique quand ils le souhaitent.

• Le caractère très organisé : avec ce type de tableaux, vous n’avez pas à vous inquiéter du design ou de l’ordre dans lequel vous notez vos idées. Il vous suffit de choisir un modèle de tableau qui correspond à ce que vous recherchez, puis de vous lancer dans votre brainstorming. Toutes les idées de votre équipe seront enregistrées en temps réel et vous pourrez les réorganiser d’un seul clic. Quant aux idées que vous ne comptez pas concrétiser pour le moment, mais aimeriez garder en réserve, vous pouvez les mettre de côté et les réutiliser ultérieurement.

• L’aspect détaillé : liens, images, vidéos, documents... vous pouvez ajouter de nombreux éléments à ces tableaux pour étayer vos propos. La solution idéale pour conserver toutes vos idées au même endroit, en y ajoutant les informations complémentaires pertinentes !

• L’implémentation facilitée : une fois vos idées préférées sélectionnées, vous n’aurez plus qu’à les copier-coller dans votre calendrier, votre outil de tableau Kanban ou votre logiciel de gestion du travail.

Les tableaux d’idéation numériques sur Asana

Grâce à des intégrations comme Lucidchart et Miro, Asana peut vous aider à partager des tableaux d’idéation numériques avec votre équipe. Regroupez tous vos outils et idées sur une même plateforme, vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’essentiel : échanger en équipe et réfléchir à des idées innovantes.

Lucidchart

Avec Lucidchart, vous créez des diagrammes et des tableaux d’idéation en ligne. Dédiée à la collaboration visuelle, la suite Lucid vous permet de schématiser les séances de brainstorming, processus, systèmes et relations professionnelles au sein de votre structure. Grâce à son intégration avec Asana, vous pouvez les partager avec votre équipe en quelques clics.

Miro

Miro est une plateforme de tableau blanc numérique sur laquelle votre équipe peut collaborer aisément, qu’elle partage les mêmes bureaux ou non. L’intégration de Miro à Asana est l’outil idéal pour vos brainstormings en équipe. Par ailleurs, elle vous facilitera le travail lors des événements (ou cérémonies) Agile et autres revues de design.

Concrétisez vos idées

Les tableaux facilitant la visualisation des données ne vous seront pas seulement utiles au moment de trouver de nouvelles idées lors de vos séances de brainstorming. Ils vous permettront également d’organiser vos tâches en classant les actions à entreprendre en plusieurs catégories, mais aussi de suivre votre progression pour chacune.

Un tableau Kanban sera l’outil idéal pour proposer à votre équipe un aperçu dynamique des tâches de votre projet et l’aider à s’informer au sujet du travail à réaliser, en cours et terminé.