Gestion des subventions : le guide pratique des organisations à but non lucratif

En tant que responsable d’une organisation à but non lucratif, vous réalisez certainement à quel point la gestion des subventions est un processus complexe. De la recherche de subventions spécifiques aux formalités en matière de rapports, en passant par le dépôt des demandes, toutes ces activités peuvent être chronophages. Heureusement, vous pouvez simplifier ce processus.

Appuyez-vous sur les bons outils logiciels, et vous pourrez organiser et hiérarchiser les demandes de subventions jusqu’à leur approbation finale. Muni d’un processus bien établi, vous aurez plus de temps à consacrer aux processus qui participent à votre mission. Imaginez toutes les bonnes actions que vous pourriez accomplir grâce à tout ce temps supplémentaire !

Dans cet article, vous découvrirez l’ensemble du processus de gestion des subventions. Nous vous expliquerons ensuite comment le mettre en œuvre, avant de vous donner quelques conseils pour en tirer le maximum.

Présentation de la gestion des subventions

Le processus de gestion des subventions permet aux organisations à but non lucratif d’établir des priorités parmi leurs demandes de subvention, avant de les traiter.

Le système permet de gérer la totalité du cycle de vie des subventions, à savoir l’organisation de leur financement, leur suivi, ainsi que le traitement des demandes de subvention, jusqu’à leur attribution et la clôture finale.

Ce système comprend trois parties distinctes :

• L’octroi de subvention : les opportunités de financement attribuées par le gouvernement fédéral.

• Le financement : les organisations à but non lucratif doivent remplir les conditions d’éligibilité pour les subventions afin d’être retenues pour le financement.

• L’éligibilité : afin d’être éligible, vous devez fournir des informations sur le personnel et les parties prenantes, des rapports de subvention, indiquer les bénéfices de subvention, les types de subventions précédemment obtenues et les objectifs de financement futurs déjà prévus.

La conception du projet de subvention, donc la rédaction proprement dite de la proposition de subvention par des membres experts, représente une grande partie du processus de gestion des subventions.

Bailleur de fonds et demandeur de subvention

La gestion des subventions implique deux rôles principaux : les bailleurs de fonds et les demandeurs de subvention. Les deux jouent un rôle essentiel dans le processus global, qui peut par ailleurs inclure d’autres intervenants comme les donateurs et les financeurs, qui participent à l’octroi de la subvention, bien qu’ils ne soient généralement pas en contact direct.

Le bailleur de fonds et le demandeur de subvention se distinguent par leurs rôles et leurs responsabilités.

• Le bailleur de fonds crée des subventions. Ce rôle implique divers livrables, notamment l’établissement d’objectifs stratégiques, l’évaluation des réglementations et l’octroi des subventions. Le bailleur de fonds travaille pour une agence fédérale au sein du service des subventions.

• Le demandeur de subventions est probablement le rôle qui vous correspond : il recherche des opportunités de subvention. Pour ce faire, il identifie les besoins, collecte des informations internes, puis rédige et envoie la demande de subvention. Le demandeur peut être une association à but non lucratif ou une petite entreprise.

Ces deux rôles tiennent une place vitale dans un processus de gestion des subventions efficace et travaillent souvent de concert pour mener à bien le cycle de vie de la subvention. Vous trouverez ci-dessous un résumé du processus et des étapes à suivre par un demandeur de subventions à but non lucratif tel que vous.

Le processus de gestion des subventions

Le cycle de vie d’une subvention se décompose en trois phases distinctes : la phase de pré-attribution, l’attribution proprement dite et la phase post-attribution. Chacune de ces phases permet au processus de progresser sans heurt du début à la fin, depuis la planification initiale jusqu’à la clôture finale de la subvention.

Cette démarche est essentielle pour la réussite globale d’un nouveau financement de subvention et vous aidera à présenter les informations afin de donner les meilleures chances à votre demande.

Suivez cette liste d’étapes au moment de vous lancer dans votre demande de subvention :

1. Rassembler les informations internes : recueillez des données sur la trésorerie, le nombre d’employés et de bénévoles pour la rédaction de la demande.

2. Identifier des opportunités de subventions : recherchez dans la base de données des subventions pour connaître les nouvelles opportunités et conditions d’éligibilité.

3. Choisir les subventions pertinentes : trouvez les subventions adaptées à votre organisation, en fonction de vos besoins financiers et de votre éligibilité.

4. Mettre en œuvre le financement de la subvention : une fois la subvention attribuée, utilisez les fonds pour réaliser vos missions.

5. Clôturer la proposition de subvention : conservez les informations utiles dans un espace partagé accessible à tout moment, où que vous soyez.

Vous disposez ainsi d’une méthode fiable pour gérer les différentes tâches nécessaires à chaque nouvelle demande de subvention.

Nous allons désormais expliquer chaque phase, ainsi que toutes les actions nécessaires pour rédiger une demande de subvention complète.

1. La phase de pré-attribution

La phase de pré-attribution comprend toutes les tâches qui précèdent la sélection du bénéficiaire de la subvention : planification, collecte d’informations internes, recherche d’opportunités de subventions, demande de subvention, etc.

Cette phase est capitale dans le cycle de vie de la subvention, l’objectif étant de recueillir des informations et de les communiquer aux bailleurs de fonds. Sans un plan d’action clair, vous risquez de perdre un temps précieux qui serait mieux utilisé pour la mission de votre organisation.

La phase initiale avant attribution se décompose en trois étapes :

1. Planification de la subvention : cette planification vise à recueillir des informations internes sur les recettes, la taille de l’équipe et les fonds nécessaires. Une fois que vous aurez rassemblé ces informations, vous pourrez commencer à chercher des sources de subvention qui correspondent aux besoins de votre organisation à but non lucratif. Cela peut concerner un objectif spécifique qui requiert son propre financement ou encore une nouvelle mission que vous aimeriez lancer.

2. Opportunités de subventions : afin de trouver des opportunités, vous devez d’abord compiler les informations que vous avez rassemblées à l’étape précédente en points de qualification clairs. Par exemple, afin d’être sélectionnés pour un financement, vous devez être dotés de capacités et expertises internes spécifiques. Vous pourrez ensuite rechercher des subventions, en parcourant par exemple la base de données des subventions de votre pays. Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion du travail afin d’optimiser votre pipeline d’opportunités.

3. Demande de subvention : une fois les informations d’éligibilité réunies et les subventions adéquates repérées, il est temps de rédiger la demande. Les subventions assorties de critères spécifiques comporteront une liste d’informations obligatoires. Inspirez-vous de ces directives pour rédiger votre demande de subvention et envoyez celle-ci au contact approprié.

Voici quelques questions à vous poser avant de déposer votre demande :

• Mon objectif de financement est-il clair ?

• Ai-je établi mes prévisions de recettes ?

• De combien de bénévoles disposons-nous ?

• Ce financement nous aidera-t-il dans nos missions ?

Une fois votre demande envoyée, vous pouvez passer à la phase d’attribution de la subvention, au cours de laquelle vous serez informés de son octroi ou non à votre organisme.

2. La phase d’attribution

Lors de la phase d’attribution, le bailleur de fonds choisit le bénéficiaire. Le demandeur de subvention est informé de sa décision et, s’il est sélectionné, reçoit un contrat indiquant les conditions générales relatives à la subvention.

Ces exigences peuvent concerner la taille de votre équipe de bénévoles ou l’utilisation des fonds pour vos initiatives quelles qu’elles soient. Elles dépendent du type de subvention et de son montant. Une fois le contrat signé par le demandeur de subvention et le financeur, la subvention est officiellement accordée.

Si vous n’êtes pas sélectionnés pour la subvention, le processus prend fin à cette phase et vous pouvez passer à l’étape de clôture, qui sera l’occasion d’archiver ces informations pour les évaluer ultérieurement.

3. La phase post-attribution

Lorsque la subvention est accordée et que le contrat est signé, vient le temps de l’exécution du projet : c’est le moment de recevoir les fonds et de les utiliser à bon escient.

La seconde phase se divise en deux étapes :

1. La mise en œuvre de la subvention : pendant la phase de mise en œuvre, vous recevez les fonds fédéraux et commencez à les appliquer à l’initiative prévue. Il vous faudra peut-être aussi envoyer des rapports périodiques pour prouver que vous respectez les conditions contractuelles et l’exécution globale du projet.

2. Clôture de la subvention : le financement étant désormais mis en œuvre, vous pouvez passer à l’étape de clôture du projet de subvention. Ceci implique d’archiver les données qui concernent les montants des financements, notamment au sujet de leur utilisation, de façon à pouvoir y faire référence à l’avenir. C’est le moment d’évaluer vos objectifs généraux et de déterminer si la subvention a été utile, ce qui pourra vous aider lors de vos futures demandes de subvention.

Ces deux étapes concluent le processus de subvention, un cycle récurrent pour la plupart des organisations à but non lucratif. Vous les répéterez donc pour chaque nouvelle demande de subvention visant à recevoir des fonds fédéraux.

Quelques conseils pour simplifier la gestion des subventions

Vous trouverez ci-après quelques conseils, qui devraient vous aider à gagner en efficacité et en efficience au moment de réaliser vos demandes de subvention.

Vous pouvez par exemple créer un calendrier pour contrôler votre progression et trouver des solutions pour mieux gérer vos subventions, accélérant ainsi le processus. Nous allons aborder chacune de ces bonnes pratiques et voir comment vous pouvez les utiliser dans vos processus.

Créer un calendrier de subvention

La création d’un calendrier de projet est une excellente façon de vous assurer que toute votre équipe est sur la même longueur d’onde pendant le processus de demande de subvention. Cet outil vous permettra également de suivre et de répertorier les subventions demandées auparavant pour éviter de refaire la même chose.

Parmi les éléments essentiels à votre calendrier :

• Le délai de dépôt de la demande

• La chronologie des tâches internes

• Toutes les dates récurrentes associées au processus de subvention

Afin de tirer pleinement profit de votre calendrier, songez à utiliser un moyen de communication qui permette à votre équipe d’interagir directement avec le planning. L’idéal serait de trouver un outil proposant une chronologie, qui vous laisse associer les tâches aux objectifs de votre structure.

Automatiser le processus de candidature

L’automatisation des processus métier peut vous aider à optimiser votre processus, vous laissant ainsi plus de temps pour vous concentrer sur les tâches importantes. En tant qu’organisation à but non lucratif, ce temps peut être mis au service de la communauté.

Envisagez l’automatisation logicielle pour simplifier le processus de candidature et éliminer les tâches manuelles. En automatisant ce processus, vous pourrez librement fixer les échéances et les modifier, affecter les tâches aux bonnes personnes et améliorer la visibilité entre tous les services.

Créer une bibliothèque de ressources

La rédaction d’une demande de subvention peut prendre beaucoup de temps. En effet, vous devez rassembler de nombreux documents pour justifier de votre éligibilité auprès des bailleurs de fonds et des donateurs. Pour accéder aisément à ces informations au moment où vous en avez besoin, nous vous conseillons de vous constituer une bibliothèque de modèles bien organisée.

Pour la créer, classez les documents pertinents qui viennent confirmer certaines données telles que les recettes, les financements en cours et la taille de votre équipe. Ensuite, stockez-les au sein d’un outil partagé, auquel tous les intervenants peuvent accéder à tout moment, où qu’ils se trouvent.

Adopter des outils de gestion du travail

Un logiciel de gestion du travail vous permettra de superviser et d’optimiser le processus de demande de subventions. Vous pouvez ainsi gérer tous vos programmes de subventions au même endroit, définir des processus en un rien de temps et surtout, atteindre vos objectifs.

Grâce à cet outil, vous vous éviterez des tâches inutiles et consacrerez plus de temps à votre mission. Découvrez comment d’autres organisations à but non lucratif ont tiré profit d’un logiciel de gestion des subventions, en consultant l’article Hope for Haiti améliore les vies de plus d’Haïtiens avec Asana.

Simplifiez votre processus de gestion des subventions

Mettez en place un processus de gestion des subventions de façon à obtenir le financement dont vous avez a besoin pour faire la différence. Suivez les conseils ci-dessus et vos prochains processus de demande seront plus fluides et efficients.

Prêts à vous lancer dans votre propre plan de gestion de subvention ? Découvrez comment Asana permet aux organisations à but non lucratif de simplifier leur gestion des subventions afin de consacrer plus de temps et de ressources à leur cœur de mission.