Rédiger une fiche projet, exemples inclus

Rédiger une fiche projet, c’est un peu comme dresser la liste des ingrédients nécessaires à la réalisation du projet. En un coup d’oeil, on y retrouve toutes les informations clés, rassemblées au même endroit.

Dans cet article, nous verrons que la fiche projet est l'un des éléments essentiels de la gestion de projet: en centralisant les informations importantes, elle permet aux équipes d'être rapidement plus efficaces et fluides.

Qu’est-ce qu’une fiche projet ?

Également appelée pitch projet ou synthèse opérationnelle, la fiche de projet est la vue d’ensemble d’un projet. De manière générale, elle ne compte pas plus de deux pages. Vous devez y inclure toutes les informations que vos lecteurs et les principales parties prenantes ont besoin de connaître.

Vous pouvez envisager l’exercice de synthèse comme suit : si les parties prenantes  lisaient votre fiche de projet et rien d’autre, auraient-elles toutes les cartes en main pour réussir ? Si c’est le cas, alors bingo.

Voici quelques documents qui font régulièrement l’objet de synthèses :

• Études d’opportunité (business cases)

• Propositions de projet

• Documents de recherche

• Études environnementales

• Études de marché

• Plans de projet

A quoi sert la fiche projet?

En gestion de projet, une fiche projet permet de clarifier votre projet auprès de vos collaborateurs issus de différents services, des chefs d’équipe et autres parties prenantes du projet. 

Considérez la un peu comme un elevator pitch destiné aux membres de l’équipe qui n’ont pas le temps ou le besoin d’analyser le projet dans ses moindres détails.

Mais alors, comment distinguer la fiche projet de celle utilisée pour un business plan ? La première est créée en début de projet, la seconde une fois votre business plan rédigé.

Imaginons que vous souhaitez rédiger la synthèse d’une étude environnementale : vous devez établir un rapport sur les résultats et les conclusions une fois l’étude terminée. En gestion de projet, la fiche projet couvre plutôt les objectifs de l’initiative et précise en quoi ces derniers sont pertinents.

Un bon pitch projet comporte généralement les quatre parties suivantes :

1. La description du projet ou le besoin auquel il répond. Quelle est la raison d’être du projet ? Quelle idée, quel retour client, quel plan produit ou autre besoin en est à l’origine ?

2. Les grandes lignes des solutions proposées ou des objectifs du projet. Comment ce dernier va-t-il répondre à la problématique posée ? 

3. La valeur ajoutée des solutions proposées. Une fois votre projet terminé, quelle sera la prochaine étape ? Comment les solutions proposées vont-elles faire avancer et/ou résoudre la problématique posée en première partie ?

4. Une conclusion qui insiste sur la pertinence de l’initiative présentée. C’est une nouvelle occasion de rappeler pour quelles raisons la problématique est importante et le projet utile. Indiquez pour finir les prochaines étapes clés.

Si vous n’avez encore jamais rédigé de synthèse, vous vous demandez sûrement où s’intègre cette dernière dans le cycle de la gestion de projet.

Voici quelques éclaircissements :

Fiche projet ou plan de projet ?

Un plan de projet peut s’apparenter à un schéma présentant tous les éléments clés à réaliser par votre équipe pour atteindre ses objectifs. Un plan de projet efficace présente les objectifs, les indicateurs de réussite, les différentes parties prenantes, mais aussi les fonctions de chacun, le budget, les jalons et livrables, sans oublier d’établir une chronologie (ou un calendrier) et un plan de communication.

Une fiche projet est un résumé des principales informations de votre plan de projet. Pensez aux éléments absolument essentiels qu’il vous faut communiquer à votre équipe de direction lorsque cette dernière découvre votre projet, avant même d’avoir consulté votre plan. C’est à ce moment que la fiche projet entre en jeu.

Fiche de projet ou aperçu du projet ?

Les aperçus et les fiches projet ont souvent des points communs : tous deux présentent un résumé des informations clés. Toutefois, l’aperçu de projet doit être directement associé à celui-ci : il doit y avoir une continuité entre les deux éléments.

Objectifs de projet ou synthèse de projet ?

La deuxième partie de votre synthèse doit contenir et développer vos objectifs de projet. N’oubliez pas d’indiquer les raisons pour lesquelles l’atteinte de ces objectifs apportera une valeur ajoutée à votre projet.

Enfin, ajoutez des informations sur votre plan d’action pour y parvenir.

Pourquoi rédiger une fiche projet ?

Vous vous demandez peut-être quel est l’intérêt de rédiger une fiche projet. En effet, le plan ne suffit-il pas ?

Comme nous l’évoquions plus haut, tout le monde n’a pas le temps ou le besoin d’analyser toutes les données en détail. L’idée est plutôt de pouvoir accéder à une vue d’ensemble des objectifs et de comprendre leur pertinence. 

Les outils de gestion de projet permettent le suivi du projet et vous aident à regrouper un grand nombre d’informations clés : votre équipe identifie clairement qui fait quoi et pour quand.

Toutefois, votre fiche projet est moins destinée aux membres de l’équipe qui travaillent activement sur le projet qu’aux parties prenantes extérieures à ce dernier qui souhaitent obtenir une présentation de projet générale et des réponses rapides quant à son importance.

Un pitch projet efficace donne à chaque participant une vue d’ensemble de l’organisation du projet, sans rentrer dans les détails. C’est en quelque sorte la carte d’identité du projet.

Exemple d’une fiche projet efficace

1. Posez la problématique du projet ou le besoin auquel il répond

Débutez votre présentation en expliquant dans quelle mesure ce document et le projet qu’il représente sont importants. Prenez le temps d’exposer la problématique, y compris les recherches effectuées ou les commentaires reçus de la part des clients. 

Imaginons que vous travaillez pour une entreprise qui fabrique des montres. Votre projet ? Concevoir une montre plus simple et moins chère capable de séduire les acheteurs de luxe, mais aussi une nouvelle catégorie de clients.

Exemple:

Les derniers retours clients indiquent que 52 % des consommateurs ont exprimé le besoin d’accéder à une version plus simple et moins chère de notre produit. Dans les enquêtes menées auprès de personnes ayant choisi des montres concurrentes, le prix est mentionné dans 87 % des cas.

Pour servir au mieux nos clients actuels et nous lancer sur de nouveaux marchés, nous devons développer une série de montres qui puissent être vendues à un prix adapté au marché ciblé.

2. Reprenez les grandes lignes des solutions proposées ou des objectifs du projet

Votre problématique est posée, proposez maintenant des solutions. Contrairement à ce que vous feriez pour un résumé ou un plan, vous devez présenter vos solutions en adoptant une approche normative : efforcez-vous de convaincre vos lecteurs que vos solutions sont les bonnes.

Vous rédigez votre fiche lors d’un nouveau projet : par conséquent, ne pas être en mesure de présenter tous vos livrables et jalons n’est pas un problème. C’est toutefois une bonne occasion de définir dans les grandes lignes les étapes de votre projet (budget prévisionnel, date de livraison, mise en œuvre, etc.) 

Pensez à dresser une feuille de route de projet avant de vous plonger dans la rédaction de votre synthèse.

Exemple:

Notre nouvelle série de montres sera 20 % moins chère que notre produit actuel le plus économique, avec la possibilité d’atteindre les 40 %, voire plus, en fonction du matériau et du mouvement. Afin d’être en mesure de proposer ces prix :

• Nous proposerons des montres fabriquées à l’aide de nouveaux matériaux, y compris le silicone ou le bois

• Nous opterons pour un mouvement à quartz haute qualité plutôt qu’un mouvement automatique avec mécanisme interne

• Nous proposerons des bracelets personnalisables, en misant sur le choix et la flexibilité par rapport aux modèles de luxe traditionnels

Notez que chaque montre sera encore et toujours soumise à un contrôle qualité rigoureux afin de conserver un chronographe et une précision d’une qualité tout aussi exceptionnelle que celle de nos offres actuelles.

3. Exposez brièvement la valeur ajoutée des solutions proposées

Vous commencez à comprendre les avantages des solutions avancées en début de synthèse et les améliorations que ces dernières pourraient apporter. Quels sont les résultats attendus, le cas échéant ? C’est dans cette partie que vous devez inclure toutes les informations financières pertinentes, de même que la gestion des risques ou les bénéfices potentiels du projet. 

Vous devez également établir un lien entre ce projet et les objectifs de l’entreprise ou OKR. Comment ce travail soutient-il les objectifs de votre entreprise ?

Exemple:

En proposant de nouvelles offres entre 20 et 40 % moins chères que notre option actuellement la plus économique, nous espérons nous lancer sur le marché des montres casual, tout en poursuivant le développement de notre marque de luxe.

Ces nouvelles montres nous aideront à atteindre notre objectif n° 3 pour l’exercice 2022 : développer la marque. Ces nouvelles offres peuvent rapporter jusqu’à 3 millions d’euros de recettes chaque année, gains qui faciliteront cette fois l’atteinte de notre objectif principal pour l’exercice 2022 : générer un bénéfice annuel de 7 millions d’euros.

Les premiers retours clients indiquent que les options bon marché n’auront pas d’incidence sur la valeur ou le prestige de la marque de luxe. Toutefois, c’est un risque dont il faut tenir compte lors de la phase de conception. Afin d’atténuer ce risque, l’équipe marketing chargée du produit commencera à travailler sur la stratégie de commercialisation six mois avant le lancement effectif.

4. Terminez par une conclusion qui insiste sur la pertinence de l’initiative présentée

Vous avez transmis toutes les informations essentielles à l’équipe de direction. Cette dernière partie est une bonne occasion de l’aider à mieux comprendre l’impact et la valeur de ce projet pour l’entreprise. Quels sont les éléments clés que vos supérieurs doivent retenir ?

Exemple:

Des offres moins chères et plus variées nous permettent non seulement de pénétrer un nouveau marché, mais aussi de développer notre marque et de la valoriser. Grâce à l’attention portée à ces nouvelles offres et en anticipant la demande pour les montres bon marché, nous espérons augmenter notre part de marché de 2 % chaque année. 

Pour en savoir plus, consultez nos modèles de stratégie de commercialisation et de commentaires clients.

Comment faire une fiche de synthèse d'un projet?

Lorsque vous rassemblez l’ensemble des éléments, votre fiche projet pourrait ressembler à ceci :

Comment rédiger une fiche projet? Les écueils à éviter

Vous n’allez certainement pas devenir un pro de la fiche projet du jour au lendemain, et ce n’est pas un problème. Pour commencer du bon pied, utilisez le modèle en quatre parties proposé dans cet article, puis continuez à pratiquer l’exercice de synthèse afin de parfaire vos compétences rédactionnelles. 

Cela étant, voici quelques pièges fréquents à éviter :

Évitez le jargon technique

La fiche projet est un document que tout le monde doit être capable de lire et de comprendre (des participants au projet à l’équipe de direction). N’oubliez pas que vos divers collaborateurs n’ont pas forcément une connaissance aussi détaillée de vos activités et des tâches que vous gérez au quotidien en tant que chef de projet.

Pensez à relire une nouvelle fois votre synthèse pour vous assurer qu’il n’y a pas de jargon inutile. Expliquez si possible les termes techniques employés ou supprimez-les (à défaut, optez au moins pour des termes compréhensibles par tous).

N’oubliez pas : il ne s’agit pas d’un rapport complet

Votre synthèse de projet porte bien son nom : veillez à ce qu’elle reste synthétique. Si vous commencez à évoquer certaines tâches en détail, les mises à jour ou les pièces jointes, arrêtez-vous quelques minutes et faites le point : est-il vraiment nécessaire d’inclure toutes ces informations dans votre synthèse ?

Certains détails sont essentiels si vous voulez que votre résumé soit exploitable et éveille l’intérêt de vos lecteurs. Toutefois, rappelez-vous que l’ensemble des informations détaillées concernant votre projet doit être regroupé sur votre outil de gestion de projet et non dans votre synthèse.

Assurez-vous que votre fiche de projet constitue un document indépendant

En tant que chef de projet, vous connaissez ce projet sur le bout des doigts, mais ce n’est pas le cas de tous vos collaborateurs. Une fois votre synthèse rédigée, jetez-y un œil une nouvelle fois pour vous assurer qu’elle se suffit à elle-même.

Les différentes parties prenantes ont-elles besoin d’informations de contexte pour comprendre ? Le cas échéant, intégrez ces éléments à votre synthèse ou envisagez d’y faire référence, dans la rubrique “plus d’informations” par exemple.

Relisez-vous systématiquement

Votre synthèse est un document évolutif, et si vous avez oublié quoi que ce soit, vous pouvez toujours y revenir.

Toutefois, ce n’est jamais une mauvaise chose d’effectuer une relecture supplémentaire ou de l’envoyer à un collègue pour qu’il la relise.

En bref, une fiche projet est indispensable

Les synthèses sont un excellent moyen de tenir vos collaborateurs informés des dernières mises à jour de votre projet. Ainsi, vous êtes sûr que chacun est sur la même longueur d’onde. Si de nombreuses parties prenantes souhaitent bénéficier d’un aperçu rapide du besoin auquel votre projet répond et de l’importance de ce dernier, rédigez une synthèse. C’est la solution idéale pour fournir à vos collaborateurs les informations dont ils ont besoin.

Vous souhaitez obtenir plus de conseils pour mieux faire le lien entre stratégie et mise en œuvre des tâches quotidiennes ? Consultez notre article sur la planification stratégique.