Rédiger une proposition d’événement efficace en 7 étapes, modèle inclus

Qu’il s’agisse d’un séminaire regroupant tous les professionnels de votre secteur ou de la recherche de sponsors en vue d’un salon professionnel à venir, une proposition d’événement efficace met en évidence les raisons pour lesquelles les parties prenantes peuvent vous faire confiance et croire en la réussite de l’événement.

Toutefois, avoir de solides compétences en gestion d’événements ne suffit pas pour rédiger une proposition pertinente. Pour convaincre et marquer les esprits des potentiels clients ou parties prenantes, votre proposition d’événement doit inclure les différentes composantes propres à ce type de documents, avec justesse et équilibre : descriptions, visuels et détails logistiques. Suivez les sept étapes présentées dans cet article et faites la différence ! Vous y trouverez aussi quelques bonnes pratiques pour intégrer aisément ces composantes à votre proposition.

Les éléments d’une proposition d’événement

Il s’agit d’un document exhaustif qui décrit chaque élément de l’organisation d’un nouvel événement. Cette proposition répond généralement à un appel d’offres dont l’objectif est de dénicher un organisateur d’événements. Toutefois, vous pouvez également rédiger une proposition de ce type pour présenter les activités d’une entreprise spécialiste du domaine à des parties prenantes clés ou pour attirer des sponsors en vue d’un événement à venir.

Ce type de document précise :

• Le but de l’événement

• Les individus et fournisseurs impliqués

• Les détails logistiques de l’événement

Comme un CV, une proposition de ce type met en valeur vos compétences et expériences en gestion d’événements, lesquelles seront prises en compte par les parties prenantes lors du choix du prestataire pour la manifestation en question. Vous leur donnez ainsi l’occasion de passer en revue les ingrédients qui feront de ce moment clé une réussite.

Une proposition d’événement efficace fournit un aperçu exhaustif, clair et concis de l’événement. Préparez-la comme une présentation d’accroche. Suivez ces sept étapes et rédigez une proposition convaincante afin de faire une forte impression sur les parties prenantes.

1. Rencontrez les potentiels clients ou parties prenantes

Avant de commencer à rédiger votre proposition, vous devez avoir une idée précise des attentes de votre client potentiel. Planifiez une première réunion pour discuter avec ce dernier de ses projets pour cette grande occasion.

Précisez un certain nombre d’éléments à propos de l’événement :

• Le nom

• Le type

• Le but

• Le nombre d’invités

• La date, l’heure et le lieu souhaité

• Le thème, la décoration, le code couleur ou l’ambiance

• Les objectifs

Notez que les attentes des potentiels clients ou parties prenantes ne sont peut-être pas encore très claires à ce stade du projet ; c’est probablement la raison pour laquelle ils souhaitent se tourner vers un expert en planification d’événements. Suggérez-leur des idées ! Vous pouvez par exemple leur présenter un portefeuille de vos meilleures réalisations, des palettes de couleurs, des mood boards, etc. Retenez tous les éléments qui suscitent leur intérêt et n’hésitez pas à vous montrer force de proposition.

Vous voulez laisser à vos prospects une bonne impression ; c’est d’ailleurs le cas dans toute réunion d’affaires. Respectez l’étiquette d’entreprise à chaque fois que vous rencontrez les personnes impliquées dans l’événement.

2. Faites les présentations et démarquez-vous de la concurrence

Avant de vous lancer dans l’élaboration de la proposition, dites quelques mots à votre sujet et présentez également votre équipe.

Parmi les éléments à inclure dans votre présentation :

• Une brève description de votre parcours

• Vos compétences et votre expérience en gestion d’événements

• Votre champ d’action

• Le nom de votre entreprise (le cas échéant)

• Toute certification pertinente

• Vos licences (le cas échéant)

• Des références professionnelles

• Vos partenaires commerciaux

• Numéro d’employé fédéral (aux États-Unis, le cas échéant)

• Quelques-unes de vos plus belles réussites, pour prouver à vos interlocuteurs que vous êtes la bonne personne pour accomplir cette mission.

N’oubliez pas que votre client analysera certainement plusieurs propositions émanant de différents organisateurs d’événement. Dans cette partie, concentrez-vous sur les compétences qui vous distinguent de la concurrence et qui vous permettent de répondre le mieux possible aux besoins du potentiel commanditaire.

3. Rédigez une description convaincante

Une fois les présentations terminées, concentrez-vous sur l’essentiel : la description de l’événement. Il s’agit d’une sorte de résumé dans lequel vous expliquez l’organisation que vous prévoyez de mettre en place pour ce grand moment.

Parmi les éléments à inclure dans votre description :

• L’objectif de l’événement

• Tous les détails ou attentes évoqués lors des réunions précédentes avec le client

• Une estimation de la durée du projet

• Les lieux, traiteurs ou autres fournisseurs envisageables

• Votre vision globale de l’événement et la manière dont vous comptez la concrétiser (thème, couleurs, ambiance, etc.)

Pour rédiger cette description, vous ne devez pas vous contenter de présenter les détails logistiques de l’événement. Tirez parti de cette occasion pour convaincre votre client ou les parties prenantes que la réussite est assurée. Vous n’êtes pas un rédacteur chevronné ? Pas d’inquiétude : demandez l’aide d’un professionnel, qui vous aidera à mettre les bons mots sur vos idées et à rendre ces quelques paragraphes aussi accrocheurs que possible.

En outre, n’hésitez pas à joindre des photos de référence, des mood boards ou des palettes de couleurs pour aider votre client potentiel à visualiser ce que vous avez en tête. Cela étant, rappelez-vous de toujours accorder la priorité à ses besoins lorsque vous rédigez la description de l’événement.

4. Listez vos services

Cette liste donnera à vos potentiels clients et parties prenantes un aperçu détaillé des services que vous proposez pour l’événement. Pensez aussi à préciser les fournisseurs auxquels vous prévoyez de faire appel. Cette liste ne pouvant se dresser en un claquement de doigts, vous devrez mener des recherches poussées : des nappes aux articles de fête, assurez-vous de lister tout ce dont vous aurez besoin pour l’événement.

S’il s’agit d’un événement simple, comme un dîner ou une baby shower (comprenez une fête organisée pour l’arrivée d’un bébé, mais avant la naissance), optez pour une liste à puces ou énumérez les services proposés par votre équipe dans un tableau. Vous planifiez plutôt un mariage ou la fête de Noël d’une entreprise ? Divisez votre liste en sections, chacune consacrée à un aspect particulier de l’événement.

5. Présentez vos précédentes réussites

Si les parties prenantes ne sont pas encore totalement convaincues par votre vision, c’est l’occasion de leur montrer que vos événements sont uniques. Si vous avez déjà organisé des manifestations similaires, incluez des photos et témoignages clients pour mettre en avant votre travail.

Les visuels de vos réalisations antérieures aident vos prospects à se rendre compte de ce dont vous êtes capable et sont parfaits pour prouver aux clients que votre style correspond à leurs attentes et besoins. Ils seront alors en mesure de préciser leurs envies pour leur propre événement.

6. Proposez une estimation des coûts

Naturellement, les personnes concernées voudront connaître la somme à investir dans l’événement. Après avoir rédigé la description de ce dernier et proposé des visuels, établissez un inventaire détaillé des coûts : analysez chaque élément de la manifestation, déterminez son objectif et estimez son coût.

Là encore, il est important d’être aussi précis que possible. Inutile de vous placer dans une situation délicate en informant ultérieurement le client de coûts imprévus qui ne figuraient pas dans votre proposition. Pensez à énumérer tous les éléments à comptabiliser, même ceux qui vous paraissent les plus insignifiants : chauffe-plats pour maintenir les aliments à la bonne température, frais d’installation et de transport du matériel loué, etc. Vous devez également prendre en compte toutes les réductions dont le client pourrait bénéficier, par exemple une remise en cas de réservation anticipée.

7. Indiquez votre politique en matière d’événements

Le cas échéant, précisez en fin de proposition les conditions ou politiques liées à cet événement. Ces clarifications vous aideront à gérer correctement les attentes de vos clients.

Parmi les éléments qu’il est possible d’inclure :

• Le nombre d’invités minimum pour lequel vous garantissez d’assurer vos services

• La durée de validité de votre proposition

• Votre politique d’annulation

• Vos conditions de location ou votre politique de gestion des dommages

• La date limite de paiement

Enfin, concluez votre proposition en remerciant les personnes concernées de vous avoir sollicité. N’oubliez pas d’indiquer vos coordonnées pour que votre client potentiel puisse vous contacter en cas de questions, ou tout simplement pour faire appel à vos services.

Modèle de proposition d’événement

Considérez ce modèle de proposition d’événement comme un guide général pour rédiger votre proposition. Toutefois, chaque événement est unique et exige de mentionner des informations différentes. Adaptez ce modèle pour répondre du mieux possible aux besoins de votre client.

Personnaliser votre document est le meilleur moyen de vous démarquer de vos concurrents. Le cas échéant, intégrez le logo et les couleurs de marque de votre client à l’ensemble du document.

Rédiger une proposition d’événement : quelques bonnes pratiques

Une proposition d’événement ne se résume pas à une poignée d’informations regroupées sur un support. Visez plus haut : rendez votre document dynamique, soyez source d’inspiration et informez votre cible. Pour y parvenir au mieux, voici quelques astuces.

Racontez une histoire

Le storytelling (format narratif) suscite émotion et enthousiasme, deux facteurs qui peuvent faire pencher la balance en votre faveur. Rédigez la description de votre événement de façon à ce que le commanditaire soit le héros de l’histoire. Mentionnez tout ce qu’il vous sera possible d’accomplir ensemble et ce à quoi le client risque de devoir renoncer s’il choisit l’un de vos concurrents.

Pour créer les différents chapitres de votre histoire commune, répondez à ces questions :

• D’un point de vue émotionnel, social et pratique, quels sont les avantages dont votre héros (client et parties prenantes) bénéficie en vous confiant l’organisation de son événement ?

• Quels sont les obstacles auxquels vous pourriez vous heurter ? En tant que conseiller, comment allez-vous l’aider à anticiper et surmonter ces défis ?

• Si l’événement est réussi, quelle est la « récompense » (valeur ajoutée) pour votre héros ?

Passer par le mode narratif n’est qu’une façon parmi d’autres de donner vie à la manifestation en question. Vous créez une histoire commune permet de renforcer les liens avec le client, qu’il aura du mal à retrouver auprès d’un autre organisateur d’événements.

Montrez-vous informatif et convaincant

Une proposition d’événement idéale est exhaustive et prête attention à chaque détail. Si votre document est complexe et que les parties rédigées sont trop lourdes, votre client risque de rester sur une mauvaise impression et de douter de vos compétences d’organisation.

Attelez-vous plutôt à la création d’une proposition visuelle et agréable à lire pour les parties prenantes. Vous parviendrez à faire bonne impression et à leur faire gagner du temps, car elles prendront plus rapidement connaissance de votre document. Des recherches révèlent que 80 % des informations assimilées par le cerveau sont de nature visuelle. Vous aurez donc compris qu’il est essentiel d’intégrer des visuels créatifs pour réussir à vous démarquer de la concurrence. Quelques suggestions :

• Éléments de conception graphique : essayez d’ajouter un peu de légèreté à vos propositions en intégrant des éléments graphiques amusants à l’aide d’outils comme Adobe Illustrator (payant) ou Canva (gratuit). Si vous souhaitez confier cette tâche à un professionnel du domaine, vous pouvez bien entendu faire appel à un graphiste indépendant.

• Mises en page visuelles : aucun de nous n’aime parcourir un document « bavard », constitué d’une succession de paragraphes. Travaillez plutôt la mise en page et intégrez des visuels marquants : logos, photos d’événements antérieurs, palettes de couleurs, graphiques ou diagrammes. Votre proposition n’en sera que plus claire. Des en-têtes et images judicieusement placés vous permettront également d’insuffler à votre document un ton qui lui est propre.

• Graphiques animés : vidéos, diaporamas animés ou carrousels d’images sont parfaits pour attirer et retenir l’attention de vos lecteurs, tout en insistant sur les points clés de votre argumentaire.

N’oubliez pas que le but de votre travail est de montrer au client que vous êtes en mesure de faire coïncider votre vision avec ses attentes et objectifs. Parsemez votre proposition de visuels qui vous semblent présenter le plus d’intérêt pour votre cible, sans pour autant en surcharger votre document.

Adressez-vous à votre cible

Votre proposition doit mettre l’accent sur les bénéfices que pourront tirer le commanditaire et les parties prenantes de l’événement. Plus vous développerez cet aspect, plus votre proposition sera convaincante.

Prenez le temps de vous renseigner en détail sur l’événement souhaité par le client, la vision de ce dernier, ses besoins commerciaux et ses attentes. Si le commanditaire potentiel constate que vous avez bien compris son état d’esprit, votre proposition aura toutes les chances de convaincre. Si vous avez du mal à bien cerner votre client, pensez à la manière dont vous souhaitez que vos lecteurs perçoivent votre travail et votre entreprise.

Astuce : adoptez la terminologie du client. Par exemple, s’il appelle un rassemblement au bureau une « happy hour », employez ce terme dans votre proposition.

Insistez sur les valeurs qui vous rendent unique

Vous vous adressez à votre client potentiel, c’est une évidence. Cela étant, souligner les valeurs qui vous sont propres et qui contribueront à rendre votre événement si singulier est tout aussi impératif pour faire en sorte que votre proposition se démarque.

Mettez vos valeurs en évidence tout au long de votre document afin de donner à vos lecteurs des raisons tangibles de vous accorder leur confiance pour cette manifestation.

Planifiez la logistique

Impressionner vos interlocuteurs par vos qualifications et rédiger une description minutieuse de l’événement est une chose. Toutefois, vous devrez aussi prouver aux personnes concernées que vous gérerez ce dernier avec efficacité.

Dans votre proposition, indiquez clairement que vous êtes en mesure de gérer la logistique de l’événement, en effectuant une présentation détaillée de ce dernier. Soulignez de quelle manière vous comptez réunir tous les éléments qui vous permettront de créer un événement cohérent et réussi.

Exposez le budget prévu avec transparence

La plupart d’entre nous redoutent de parler d’argent, mais passer le budget de l’événement sous silence peut entraîner des problèmes de communication importants. Heureusement, il existe des solutions pour aborder d’entrée cette section de votre proposition avec tact.

Restons cohérents avec les bonnes pratiques déjà évoquées plus haut. Faites le lien entre le budget proposé et les valeurs de votre cible : les coûts doivent s’aligner sur les besoins de votre client, sa vision de l’événement et les résultats souhaités. Par exemple, suggérer un dîner composé de cinq plats est sans doute idéal pour un mariage royal, mais un peu excessif si vous n’organisez qu’un événement informel.

N’oubliez pas que la transparence doit rester votre maître-mot lorsque vous proposez un budget pour un événement. Se montrer honnête et réaliste quant aux options envisageables vous aidera à établir une relation de confiance avec votre client potentiel. Nous vous recommandons de diviser la partie consacrée au budget en trois sections :

• Coûts flexibles avec options haut de gamme et bon marché

• Coûts inévitables

• Frais de service

Vous craignez que le budget soit le facteur déterminant pour votre client et les autres participants ? Le cas échéant, proposez-leur une option haut de gamme et une autre bon marché. Ils décideront ensuite de la formule qui leur convient le mieux.

Concoctez une proposition d’événement exceptionnelle et décrochez le marché !

Les propositions d’événement les plus convaincantes réunissent quatre éléments essentiels : des recherches approfondies, des listes détaillées, une rédaction narrative et des visuels pertinents. En outre, n’oubliez pas d’indiquer vos suggestions et votre vision, puis faites le lien avec les valeurs et attentes de votre cible.