Les 7 meilleurs outils de gestion d'évènement

La gestion d'événement est une activité stressante. D’ailleurs, la liste annuelle établie par CareerCast place le poste de coordinateur d’événements juste derrière ceux d’agent de police, pilote de ligne et pompier en tant que métiers les plus stressants.

La gestion événementielle sur le terrain ou à distance, requiert des compétences organisationnelles de haut vol et une capacité éprouvée à gérer plusieurs tâches à la fois. C’est pourquoi autant d’applications sont aujourd’hui disponibles sur le marché, proposant des outils qui peuvent vous aider sur à peu près tous les aspects de la planification d’événements, la mise en œuvre et le suivi.

Il y en a peut-être même trop.

Évidemment, vous souhaitez consacrer votre temps à votre cœur de métier, et non vous laisser submerger par ce qu’ Asana appelle le « work about work », ces tâches liées à la gestion d’outils complexes et le suivi des informations, entre autres. Votre objectif consiste donc à déterminer quels problèmes vous cherchez à résoudre et à utiliser les bons outils à cet effet (et seulement ceux-ci).

Utiliser le modèle d’organisation d’événements d’Asana vous apportera plus de clarté et maximisera la productivité de votre équipe.

Qu'est-ce que la gestion d'événements?

L’event management ou gestion événementielle est le processus de création et de gestion d'événement. Ce processus s'étend du tout début de la planification jusqu'à l'élaboration d'une stratégie post-événement.

Pour commencer, la gestion d'événement inclut les décisions de planification, comme le moment, le lieu et le thème de l'événement. Pendant l'événement, il veille au bon déroulement et supervise l’événement. Après l'événement, le chef de projet est chargé d'examiner les données, de soumettre les résultats des indicateurs clés de performance (ICP) et du retour sur investissement (RSI), et de rester à l'affût de toute offre post-événement.

Toutes les branches de la planification font partie de la gestion d'événement, y compris les différents types d'approvisionnement, la conception, les contrôles réglementaires et la gestion sur place.

Le domaine de la gestion d'événement est varié, il peut s’agir de concevoir un événement professionnel (séminaire), un événement virtuel (conférence en ligne) ou un événement grand public (salon).

Comment choisir un logiciel de gestion d’événements?

Voici les critères essentiels d'un event management software:

• Un éventail de clients ou d'organisations similaires aux vôtres : Le logiciel de gestion d'événement est-il spécialisé dans les petits événements sociaux ? Les grands événements d'entreprise ? Leur technologie est-elle évolutive ?

• Une plateforme unique et cohérente : Cela permet d'avoir un outil de gestion d'événement unique et de confier vos besoins à une seule équipe.

• Un excellent service clientèle : Il faut du temps pour intégrer et apprendre une nouvelle technologie. Choisissez un service qui sera en mesure de vous donner les outils nécessaires pour réussir et de vous fournir l'assistance requise.

Quels outils pour la gestion d’événements?

Voici les sept outils sur lesquels vous appuyer pour faciliter la gestion d'événement et ainsi gagner en productivité. Nous les avons classés selon les besoins.

Gérer la relation client (CRM)

Pour toute entreprise en lien avec sa clientèle, donc pour toutes les agences événementielles, les CRM (ou GRC en français pour outils de gestion de la relation client) sont essentiels. Les CRM sont des outils clés de gestion d'événement pour organiser toutes les informations relatives à vos participants, mais aussi pour maintenir de bonnes relations avec ces derniers, avant et une fois l’événement terminé.

Il est essentiel de recueillir les informations liées aux participants de manière simple et transparente. Une fois les informations des invités, prospects ou clients stockées dans votre CRM, vous pouvez suivre et gérer le parcours de chacun d’entre eux au fil du temps. Nul doute que tous deviendront des clients fidèles, nous vous le souhaitons ! Le suivi de leur parcours est indispensable pour analyser le RSI de chaque événement organisé par vos soins et l’influence de votre équipe sur les recettes.

Nous vous conseillons ces deux CRM pour la gestion d'événement:

• Salesforce : Salesforce est un CRM performant qui s’intègre également à de nombreux autres outils. Utilisez cet outil de gestion d'événement pour créer, suivre et soigner vos relations avec vos prospects avant votre événement, mais aussi une fois celui-ci terminé.

• Hubspot : contrairement à Salesforce, Hubspot ne bénéficie pas du statut de géant de la technologie. Hubspot est un logiciel de gestion d'événement qui propose un CRM performant et de très nombreuses intégrations, sans oublier la Hubspot Academy (formations et ressources). En outre, une version gratuite est disponible si vous souhaitez tester la plateforme avant de vous lancer ou en cas de budget serré.

Gérer l’inscription des participants

Deux angles de vue possibles : celui du participant et le vôtre, en tant qu’organisateur de l’événement.

Les participants doivent pouvoir bénéficier d’un processus d’inscription fluide et simple : c’est impératif si vous souhaitez compter sur le plus grand nombre d’inscrits possible. Côté organisation, il est essentiel de réussir à gérer le processus d’inscription l’esprit tranquille, sans imprévus. Vous devez donc miser sur un logiciel de billetterie doté d’un back-end adapté. Celui-ci doit vous permettre d’organiser toutes les informations clés recueillies et de les rendre exploitables pour organiser votre événement.

Outre la simple formalité d’inscription, l’outil de gestion d'événement doit vous aider à gérer votre événement de A à Z. Dans l’idéal, il doit vous fournir des données et rapports pertinents qui faciliteront la prise de décisions stratégiques en temps voulu. Nous vous conseillons deux outils :

• Eventbrite : Eventbrite est un outil de gestion de projet événementiel qui vous permet d’obtenir des informations détaillées sur les personnes présentes lors des événements et d’accéder à des analyses visuelles, des graphiques et des rapports. De plus, l’application mobile Eventbrite Organizer est une billetterie en ligne qui permet un suivi des ventes de billets en temps réel sur votre smartphone, facilite l’accueil le jour J et suit en direct la participation.

• Bevy : Bevy vous permet d’organiser des événements communautaires présentiels ou en ligne. Si vous vous demandez comment faire un planing d’un événement, cette plateforme tout-en-un va vous aider à planifier, promouvoir et organiser tous types d’événements. Bevy dispose également d’outils analytiques pour vous donner une vue d’ensemble de vos activités et s’intègre à vos autres outils de travail.

Contacter les participants potentiels par e-mail

Dans une enquête menée par Eventbrite, 73 % des professionnels de l’événementiel ont déclaré que la diffusion d’e-mails était l’une des premières stratégies marketing à améliorer en 2019. Il n’y a pas meilleur canal pour entrer en contact avec les potentiels participants (et y rester).

Dans le même temps, 52 % des professionnels de l’événementiel pensaient qu’il serait plus difficile de développer leurs ventes par e-mail en 2019. C’est pourquoi l’utilisation d’une plateforme dédiée à l’e-mail marketing est si importante en matière de suivi des actions et d’amélioration des ventes.

Pour contacter les participants par e-mail, nous vous recommandons ces deux solutions performantes :

• Marketo : Marketo fait partie des leaders en matière d’e-mail marketing. Sa recette gagnante ? Sa capacité à suivre les comportements des utilisateurs et à orienter ses campagnes marketing en définissant un public cible bien particulier. Vous organisez un événement pour des prospects ? Vous souhaitez suivre et soigner vos relations avec ces prospects afin de dénicher de nouveaux clients et obtenir de nouvelles ventes ? Marketo est l’outil parfait pour la gestion de vos événements.

• Iterable : Iterable est un excellent outil d’e-mail marketing qui permet de contacter un très grand nombre de personnes qui utilisent déjà votre produit. Vous organisez un événement pour vos clients ? Iterable est très certainement l’outil de gestion d'événement dont vous avez besoin.

Organisation d’événements, de A à Z

Lorsque les événements se déroulent bien, vos participants peuvent en profiter librement, qu’ils se trouvent dans la salle de conférence d’un centre des congrès ou assis sur leur canapé à regarder un webinaire. Toutefois, un événement sans heurts suppose l’élaboration d’une stratégie sur mesure de la part des organisateurs de l’événement : de la gestion des tâches à celle des délais, rien ne doit être laissé au hasard.

C’est justement là qu’une plateforme de gestion du travail (telle que Asana) peut vous aider.

Première session de brainstorming, attribution des tâches aux participants et suivi des jalons… Une plateforme de gestion du travail vous permet de suivre tous les détails de votre projet au même endroit. Vous disposez de plusieurs vues pour organiser votre travail: passez simplement de la vue Liste ou Calendrier à la vue Chronologie, et ayez l’assurance d’accomplir votre liste de tâches et de tenir vos délais.

Utilisez Asana pour créer un projet dédié à chaque événement et ajoutez-y toutes les étapes de votre rétroplanning. Ensuite, partagez ce projet (ainsi que tous les processus, responsables et échéances applicables) avec toutes les personnes liées à l’événement. Elles sauront ainsi qui fait quoi et pour quand, et pourront suivre la progression de votre planification.

Asana propose un modèle de projet personnalisable dédié à l’organisation d’événements pour suivre l’ensemble de vos tâches et votre progression, que vous apparteniez à une grande entreprise ou que vous fassiez cavalier seul. En outre, vous êtes libre de créer votre propre modèle afin de lancer vos événements plus rapidement.

Les outils d’organisation d’événements ne sont qu’un début

Prendre le temps de choisir soigneusement des outils d’organisation d’événements qui s’intègrent les uns aux autres est un investissement à forte valeur ajoutée. Moins vous aurez à vous soucier de vos outils et de votre arsenal technologique, plus vous aurez de temps pour concocter un événement qui ravira les participants.