Créer rapidement une matrice de décision en 7 étapes simples, exemples inclus

Prendre des décisions, encore et toujours… Délicat ! Ce savoir-faire peut vous aider à guider votre équipe dans la bonne direction et à atteindre vos objectifs, mais comment savoir quelle décision sera la bonne ? Et comment procéder face à deux options a priori similaires ? Vous tirez à pile ou face, vous lancez les dés ou vous frottez une boule de cristal ?

Plus sérieusement, savoir prendre des décisions est un atout essentiel pour gérer au mieux la planification de vos activités. Toutefois, il peut s’avérer difficile de déterminer quelle est la meilleure option parmi celles qui s’offrent à vous. Le secret ? Prendre une décision rapide mais sans précipitation, qui soit adaptée à la situation, sans perdre en productivité.

Un vrai casse-tête chinois ? Rassurez-vous, ce n’est pas si difficile. Avec une matrice de décision, vous pouvez passer rapidement en revue les avantages et inconvénients de chaque option, analyser les différentes variables et prendre aisément la bonne décision.

Qu’est-ce qu’une matrice de décision ?

Une matrice de décision est un outil qui permet d’évaluer et de déterminer la meilleure option parmi différents choix possibles. Cet outil est particulièrement utile si plusieurs options s’offrent à vous et que vous êtes tenu de prendre en compte plusieurs facteurs avant de prendre votre décision finale.

Vous avez peut-être déjà entendu parler de ce genre de matrices sous un autre nom, notez que toutes les expressions utilisées désignent en réalité le même type d’outil. Voici quelques désignations fréquemment employées :

• Matrice de Pugh

• Grille d’analyse

• Théorie de l’utilité multi-attributs

• Matrice de sélection

• Grille de décision

Quand recourir à une matrice de décision ?

Vous n’avez pas toujours besoin d’utiliser une matrice de décision. Il s’agit d’un processus performant et relativement simple, mais d’autant plus efficace si vous devez effectuer un choix entre plusieurs options de même nature. Si les critères d’évaluation diffèrent, une matrice de décision ne sera sans doute pas l’outil le plus adapté. Ainsi, ce type de matrices ne vous permettra pas de décider sur quel chemin votre équipe doit s’engager l’année prochaine, car les éléments sur lesquels vous devez vous prononcer ne sont pas comparables.

Utilisez une matrice de décision si vous devez :

• Comparer de multiples options similaires

• Affiner l’analyse de différentes options pour parvenir à une décision finale

• Prendre en compte une série de facteurs clés

• Aborder le processus de prise de décision d’un point de vue logique, plutôt qu’émotionnel ou intuitif

Si une matrice de décision n’est pas idéale compte tenu de votre situation actuelle, nous vous proposerons d’autres approches pour faciliter votre prise de décision.

Créer une matrice de décision en 7 étapes

Une matrice de décision peut vous aider à évaluer la meilleure option entre différents choix, en fonction de plusieurs facteurs clés et de leur importance relative. Retenez ces sept étapes essentielles :

1. Identifier vos alternatives

Les matrices de décision sont idéales pour sélectionner la meilleure option parmi un ensemble de possibilités similaires. Avant d’élaborer votre matrice, identifiez les options qui s’offrent à vous.

Prenons un exemple : votre équipe lance une nouvelle campagne de marque cet été. Vous devez choisir un fournisseur pour créer les visuels et les vidéos de la campagne. Pour le moment, vous avez repéré trois agences de design, avec chacune leurs avantages et inconvénients.

2. Déterminer les critères essentiels à prendre en compte

La deuxième étape consiste à identifier les critères essentiels qui entrent en ligne de compte dans votre décision. Cet ensemble de critères vous aidera à identifier la meilleure décision à prendre, en toute objectivité.

Reprenons notre exemple. Votre équipe a identifié plusieurs critères essentiels à prendre en compte avant de choisir l’agence de design idéale : le coût de la prestation, l’expérience, la communication et les avis des autres clients.

3. Créer votre matrice de décision

Il s’agit d’une grille qui permet de comparer les facteurs de décision pour chaque option.

Bien entendu, nos équipes conçoivent leurs matrices de décision sur Asana : un outil de gestion du travail qui facilite l’organisation et l’exécution du travail à tous les niveaux de l’organisation, et apporte aux équipes la clarté nécessaire pour atteindre leurs objectifs plus rapidement.

Vous devez choisir entre trois agences et prendre en compte le coût de la prestation, l’expérience, la communication et les avis des autres clients. Voici une ébauche de votre matrice de décision sur Asana :

4. Remplir votre matrice de décision

Évaluez alors chaque critère sur une échelle prédéfinie. Si les différences entre vos options sont mineures, utilisez une échelle de 1 à 3, où trois désigne le choix le plus adapté. Si les options sont plus nombreuses, utilisez une échelle de 1 à 5, où cinq désigne le choix le plus adapté.

Vous comprendrez alors un peu mieux les avantages d’une matrice de décision. Prenons un nouvel exemple : vous devez choisir entre trois agences et vous avez défini quatre critères clés. Toutefois, vous ne comptez pas faire de matrice de décision. Voici une synthèse des avantages et inconvénients de chaque agence :

• L’agence 1 propose un prix vraiment intéressant, mais n’a que peu d’expérience. Leur façon de communiquer et les commentaires laissés par les clients vous laissent un peu sceptique.

• L’agence 2 propose un prix assez élevé, mais ce n’est pas la plus chère. Ils affichent une bonne expérience dans le domaine qui vous intéresse et ont reçu d’excellents commentaires de la part de leurs clients. Toutefois, leur communication n’est pas très convaincante à ce jour.

• L’agence 3 est la plus chère, mais elle est aussi la plus expérimentée. Jusqu’à présent, leur communication est moyenne et les avis clients sont plutôt bons.

Ces trois synthèses sont relativement similaires : difficile de désigner la meilleure agence à partir de ces quelques informations. En effet, chaque agence présente ses propres avantages et inconvénients. Laissez-nous vous montrer un exemple de classement de ces trois agences sur une matrice de décision, avec une notation de 1 à 5, cinq désignant l’agence la plus adaptée à vos besoins :

5. Recourir à la pondération

Certains facteurs sont parfois plus importants que d’autres. Le cas échéant, utilisez une matrice de décision pondérée pour déterminer la meilleure option.

Reprenons notre exemple : vous ne pouvez absolument pas dépasser votre budget et le coût est donc un facteur essentiel dans votre prise de décision. Tenez également compte des avis clients qui vous donneront une idée de l’efficacité de chaque agence lors de ses missions passées.

Pour concevoir une matrice de décision pondérée, attribuez un coefficient (de 1 à 3 ou 1 à 5, selon le nombre d’options à comparer) à chaque critère. Plus tard dans le processus de décision, vous multiplierez les notes de chaque critère par le coefficient correspondant.

Voici un exemple :

6. Multiplier chaque note attribuée par son coefficient de pondération

Après avoir attribué une note et défini vos coefficients de pondération pour chaque critère, il n’y a plus qu’à multiplier. C’est un moyen sûr de garantir que vos critères les plus importants pèseront davantage dans la balance, ce qui vous aidera à choisir l’agence adaptée à votre situation.

Voici le résultat de la pondération des notes de chaque critère, pour chaque agence analysée dans l’exemple développé précédemment :

7. Calculer la note totale pondérée

Vous avez multiplié chaque note pondérée, additionnez désormais la note pondérée de tous les critères, pour chaque agence. À ce stade, vous devriez obtenir une réponse claire et chiffrée qui vous permettra de déterminer l’option la plus adaptée dans votre cas.

Voici un aperçu de notre matrice de décision dans sa version finale :

Comme vous pouvez le constater, l’agence 2 obtient la note la plus élevée, c’est donc cette dernière que vous devez choisir. L’agence 1 était moins chère, mais le coût moyen de l’agence 2, associé à ses années d’expérience et aux excellents commentaires des clients sont autant de critères qui en font la meilleure option pour votre équipe. Il ne vous reste plus qu’à contacter l’agence et à poursuivre le développement de votre campagne de marque.

Exemple de matrice

Vous pouvez utiliser des matrices de décision pour prendre des décisions commerciales diverses, encore faut-il être en mesure d’analyser la meilleure option entre vos différents choix. Ces décisions ne doivent pas nécessairement être essentielles pour l’entreprise. Vous pouvez tout à fait utiliser ce modèle pour prendre rapidement des décisions simples.

Par exemple, vous pouvez créer une matrice de décision pour choisir quelle chaise de bureau acheter pour votre espace de travail à domicile. Quatre chaises vous plaisent et vos principaux critères sont le confort, le coût et les avis clients.

Quelques alternatives pour faciliter votre prise de décision

Si la création d’une matrice de décision ne se prête pas au choix que vous devez opérer, voici quelques alternatives :

La matrice d’Eisenhower

Une matrice d’Eisenhower est une grille composée de quatre quadrants qui aident à hiérarchiser les tâches en fonction de leur degré d’urgence et de leur importance. Cette matrice est utile si vous jonglez entre de multiples tâches bien distinctes et devez décider sur quelles tâches ou initiatives travailler en priorité.

• Dans le quadrant supérieur gauche, listez les tâches urgentes et importantes : elles constituent des priorités absolues. Accomplissez-les immédiatement ou dès que possible.

• Dans le quadrant supérieur droit, listez les tâches moins urgentes mais néanmoins importantes : pour ne pas oublier d’accomplir ces tâches, ajoutez-les à votre calendrier ou indiquez leur échéance dans un outil de gestion de projet.

• Dans le quadrant inférieur gauche, listez les tâches urgentes et peu importantes : elles doivent être accomplies, mais vous pouvez probablement déléguer ces activités. Si cela est possible, n’hésitez pas.

• Dans le quadrant inférieur droit, énumérez les tâches moins urgentes et moins importantes : reportez ces tâches, ou laissez-les tout simplement de côté. N’hésitez pas à clarifier vos priorités et faire savoir aux membres de l’équipe que vous ne pouvez pas travailler sur telle ou telle activité en ce moment. C’est un moyen parmi d’autres d’éviter le burnout.

Cartographie des parties prenantes et matrice RACI

Déterminer quelles parties prenantes inclure, consulter ou informer fait partie des décisions essentielles du processus de planification de projet. Pour ce faire, établissez une cartographie des parties prenantes. Elle vous aidera à classer les parties prenantes en fonction de leur influence et de leur intérêt respectifs.

Considérez les parties prenantes en fonction de quatre catégories d’influence et d’intérêt :

• Haute influence et grand intérêt : impliquez ces parties prenantes dans le processus de planification du projet et de décision. 

• Haute influence et faible intérêt : informez ces parties prenantes du projet et jaugez leur intérêt éventuel, au cas où elles souhaiteraient s’impliquer davantage.

• Faible influence et grand intérêt : tenez ces parties prenantes informées du projet. Ajoutez-les en tant que collaborateurs à vos mises à jour de statut pour qu’elles puissent rester informées.

• Faible influence et faible intérêt : gardez un contact régulier avec ces parties prenantes, mais il est inutile de leur transmettre l’intégralité des informations liées à votre projet.

Vous avez ainsi identifié les principales parties prenantes de votre projet, et si vous le souhaitez, vous pouvez aussi créer une matrice RACI. L’acronyme RACI correspond aux quatre rôles suivants : responsable, approbateur, consulté et informé. Ce type de matrices vous aide à identifier le principal décideur pour chaque tâche ou initiative.

Session de brainstorming en équipe

Parfois, organiser une traditionnelle session de brainstorming en équipe est le meilleur moyen de prendre une décision. Échangez vos idées sur un tableau blanc ou dans un outil de gestion de projet.

Les équipes d’Asana aiment utiliser des tableaux Kanban pour organiser des sessions de brainstorming dynamiques. Pour commencer, l’animateur dresse un tableau où les membres d’équipe peuvent ajouter leurs idées, réflexions ou commentaires. Lorsque chacun a apporté sa pierre à l’édifice, chaque membre d’équipe passe en revue les suggestions de ses collègues et ajoute une mention « J’aime ». Enfin, les équipes discutent en groupe des tâches qui ont reçu le plus de « J’aime » afin de déterminer les mesures à prendre.

Prise de décision : oubliez l’option pile ou face

Pour une planification et une gestion de projet optimales, il est nécessaire de savoir prendre des décisions rapidement. Simple comparaison ou choix cornélien, une matrice de décision vous aidera à analyser différents critères afin de prendre la meilleure décision possible pour votre équipe.

Envie d’en savoir plus sur la gestion de projet ? Découvrez les 25 compétences en gestion de projet essentielles pour réussir.