Les 6 phases de la gestion de projets de construction

Difficile d’imaginer un secteur comportant plus de variables et de parties prenantes actives que celui du bâtiment. Des matériaux aux fournisseurs, organiser efficacement votre projet de construction, et le livrer dans le respect des délais et du budget est un véritable défi.

C’est là que la gestion de projets de construction (« Construction Project Management » ou CPM) peut vous aider. La CPM, lorsqu’elle est pratiquée efficacement, est la solution idéale pour suivre votre travail, la progression des membres de votre équipe et vos livrables. Le tout, au même endroit. Toutefois, la CPM n’est pas une baguette magique ; vous devrez vous investir dans votre projet. Cela étant, la gestion de projets de construction vous aidera à obtenir une bonne visibilité entre équipes pour que vous puissiez travailler ensemble, plus efficacement.

Qu’est-ce que la gestion de projets de construction (CPM) ?

L’expression « Construction Project Management » (CPM) désigne le processus de gestion, de régulation et de supervision des processus de construction. Il peut s’agir aussi bien de gérer un projet unique que de coordonner l’ensemble d’une entreprise spécialisée dans le bâtiment. Dans tous les cas, la CPM peut aider votre équipe à planifier son travail pendant la phase de préparation d’un projet, à suivre l’évolution des livrables pendant la phase de construction, à évaluer ses performances après la livraison du projet, puis à clôturer cette même initiative une fois toutes les phases terminées.

La gestion de projets de construction est axée sur les échéances : ces initiatives commencent systématiquement par une phase de planification et l’équipe concernée définit toujours un livrable à rendre en fin de projet. De nombreux éléments du cycle de vie d’un projet de construction sont similaires à ceux d’une initiative traditionnelle de gestion de projet, bien qu’il existe un ensemble varié de besoins spécifiques au secteur du bâtiment.

Les défis propres à la gestion de projets de construction

Dans le cadre de la CPM, il convient de porter une attention particulière aux contraintes du projet et aux paramètres de sécurité. Un projet de construction présente de nombreuses similitudes avec les initiatives traditionnelles de gestion de projet sur lesquelles vous avez sans doute déjà pu travailler. Quelques différences essentielles sont néanmoins à relever.

Tout d’abord, les projets de construction comptent souvent des parties prenantes diverses et variées, lesquelles doivent faire l’effort de travailler main dans la main, sans jamais négliger la collaboration entre équipes. Parmi ces parties prenantes, vous trouverez :

• Le propriétaire du projet

• Le superviseur du projet

• Le client

• Le chef de projet

• Les ingénieurs

• Les architectes

• Les designers

• Les fournisseurs généraux

• Les sous-traitants

• Les urbanistes

• Les ingénieurs en génie civil

• Les agents publics

Besoins spécifiques aux projets de construction

Vous vous en doutez, les projets de construction supposent des besoins spécifiques propres à ce type de processus. Vous souhaitez vous tourner vers la CPM ? Le cas échéant, assurez-vous de disposer des bons outils pour assurer le suivi des éléments listés ci-après :

• Gestion des fournisseurs

• Suivi du budget

• Estimation des coûts

• Modifications de commandes

• Planning du projet

• Journaux de surveillance quotidiens, hebdomadaires et mensuels

• Appel d’offres et négociation des contrats

• Contrôle qualité

• Gestion de la sécurité

• Suivi du chantier

Besoins généraux pour tout projet

Tout projet de construction n’en reste pas moins, et avant tout, une initiative à gérer dans les règles de l’art. Nous l’avons évoqué, vous ne devez négliger aucun des éléments spécifiques aux projets de construction. Toutefois, assurez-vous de respecter également les bonnes pratiques de la gestion de projet traditionnelle.

Parmi elles :

• Effectuer une étude de faisabilité avant de lancer le projet.

• Respecter toutes les étapes de la phase de démarrage du projet pour tout mettre en œuvre afin d’assurer la réussite de votre équipe.

• Mettre en place un processus de gestion des risques proactif, comme un registre des risques.

• Créer un organigramme des tâches pour englober tous vos livrables et livraisons partielles de votre projet.

• Recourir à la Méthode du chemin critique afin de déterminer la chronologie optimale pour votre projet.

• Suivre les bonnes pratiques en matière de gestion des coûts, avant et pendant le projet.

• Communiquer efficacement avec votre équipe projet et les parties prenantes.

• Respecter les bonnes pratiques en matière de gestion des ressources.

• Définir des processus clairs et centraliser l’ensemble de vos informations dans une source unique de référence.

Les 6 phases de la CPM

Le plus souvent, un projet de construction comporte six phases, dont certaines sont plus longues que d’autres. Mais pour l’heure, suivez ce processus en six étapes et assurez la réussite de votre projet.

1. Démarrage

La phase de démarrage est la première étape de toute initiative, y compris des projets de construction. Au cours de cette phase, votre équipe travaille aux côtés de son client (le maître d’ouvrage) pour identifier les besoins de ce dernier et déterminer comment vous allez y répondre.

Selon la portée du projet, vous pouvez également effectuer une étude de faisabilité ou élaborer un business case pour déterminer si ce projet est réalisable. Même sans rédiger un business case dans les règles de l’art, assurez-vous d’intégrer des dessins (ou croquis) de conception à votre plan de projet. Vous serez ainsi sur la même longueur d’onde que votre client.

2. Préparation

Maintenant que vous avez passé en revue tous les détails du contrat et conclu ce dernier avec votre client, il est temps d’entamer la phase de préparation (celle qui précède la construction, en pratique). C’est à ce moment-là que vous commencez à réunir votre équipe projet, y compris les fournisseurs généraux, et à effectuer des tests sur le terrain si nécessaire.

La phase de préparation est essentielle à la réussite d’un projet de construction. Si vous vous lancez tête baissée dans la phase d’exécution, vous risquez de passer à côté de détails importants, ceux-là même qui pourraient causer l’échec du projet. Au contraire, prenez le temps de clarifier un certain nombre d’informations clés :

• Définir quand prendre contact et faire un bilan avec le maître d’ouvrage : pour quels jalons de projet veut-il être impliqué ?

• Préciser votre plan de communication : comment et sur quel canal communiquerez-vous à votre client les mises à jour de statut du projet ?

• Indiquer où seront regroupées les informations de projet : votre équipe dispose-t-elle d’une source unique de référence pour centraliser toutes les informations relatives au projet, et si oui, laquelle ? Comment vous assurer que tous les membres de votre équipe projet accèdent aux informations pertinentes, et ce, pendant les 5 phases de la gestion de projet ?

• Exposer votre plan de gestion des risques : quels risques de projet avez-vous identifiés et quelle est votre stratégie pour vous en protéger de manière proactive ?

• Présenter votre feuille de route de projet : quelles sont les dépendances clés auxquelles votre équipe doit prêter attention et comment les visualiser aisément ?

• Établir votre budget : comment allez-vous suivre votre budget de projet ? Quelles bonnes pratiques en matière de contrôle des coûts allez-vous appliquer pour vous assurer de ne pas dépasser l’enveloppe prévue ?

• Préciser ce que vous cherchez à accomplir : quel est votre objectif ultime pour ce projet ? Pensez à indiquer à votre équipe où et comment accéder à l’organigramme des tâches, lequel énumère l’ensemble des livrables à fournir, y compris les livraisons partielles.

Assurez-vous de conserver toutes ces données au sein d’un outil accessible à tous. Les outils de gestion de projet permettent de partager facilement des informations avec les membres d’équipe et les parties prenantes, mais également de visualiser l’avancement d’un projet. Établissez un diagramme de Gantt pour concrétiser votre feuille de route, suivre l’avancement de vos activités en temps réel, recevoir des notifications lorsque des modifications sont apportées aux plans de projet et pour rester informé des dernières mises à jour concernant les jalons de projets.

3. Exécution du projet

Maintenant que vous avez planifié votre projet comme un pro, l’heure est venue de le concrétiser. Comme son nom l’indique, la phase d’exécution du projet correspond au moment où votre équipe et les fournisseurs généraux se mettent à l’ouvrage, et donnent vie au projet.

Lors de la phase d’exécution, la communication est le maître-mot. D’ailleurs, un certain nombre de projets échouent régulièrement en raison de problèmes de communication. Le secteur du bâtiment n’y échappe pas, bien au contraire. Prenez le temps de songer à toutes les parties prenantes impliquées dans un projet de construction… Si vous ne disposez pas d’un moyen clair de tenir tous les concernés au courant (notamment lorsque des personnes intègrent ou quittent le projet pendant son déroulement), vous ne serez jamais en mesure de terminer le travail dans le respect du budget et des délais prévus.

Commencez du bon pied et établissez un plan de communication transparent. Toutefois, ne vous arrêtez pas en si bon chemin. Assurez-vous que les membres de votre équipe puissent accéder aux informations de projet clés, y compris au feedback afin de tirer parti des enseignements de chaque phase de l’initiative. En outre, constituez une documentation de projet centralisée : échanges avec le client, mises à jour effectuées au sein de l’équipe ou encore rapports de progression du projet. Ainsi, vous pourrez facilement éviter de commettre deux fois les mêmes erreurs et vous multiplierez vos chances d’atteindre vos objectifs. Le tout, dans le respect du budget et des échéances prévus.

4. Mise en service

La phase de mise en service est lancée lorsque votre produit final est fin prêt. Celle-ci se déroule en trois étapes :

1. Effectuez une dernière vérification

Avant de présenter le produit fini au maître d’ouvrage, assurez-vous de n’avoir rien laissé au hasard. Prenez le temps d’effectuer une ultime vérification et effectuez des tests pour être sûr qu’aucune erreur n’ait échappé à votre vigilance. Documentez toutes les anomalies relevées dans une liste de contrôle de construction.

2. Présentez le bâtiment terminé à votre client

Votre vérification interne achevée, présentez le bâtiment à votre client et montrez-lui en détail le travail de votre équipe. Comme nous l’évoquions à l’instant, le maître d’ouvrage voudra certainement inspecter le site de construction, mais aussi tester les systèmes et équipements. Nous sommes convaincus que vous aurez pris soin de corriger toute erreur en amont, mais si jamais votre client relève de nouvelles anomalies lors de la présentation, il vous incombe de corriger le tir sans délai.

3. Formez le client aux différents systèmes avant votre départ, si nécessaire

Même si votre livrable correspond en tout point aux attentes du maître d’ouvrage, assurez-vous que ce dernier et le responsable du bâtiment soient capables de faire fonctionner tous les systèmes qui leur seront utiles, le cas échéant. Ainsi, ils seront en mesure d’entretenir le bâtiment une fois que vous aurez quitté les lieux. Parmi ces systèmes, citons notamment l’installation électrique, la plomberie, les logiciels, etc.

5. Prise de possession des lieux et période de garantie

Durant la prise de possession des lieux (ou réception de l’ouvrage), et dès le début de la période de garantie, le maître d’ouvrage s’installe dans le bâtiment. Vous ne serez plus sur place, mais il est possible que vous soyez tenu d’assumer certaines responsabilités ; tout dépend des termes de votre contrat et des politiques de garantie généralement appliquées à l’échelle locale ou nationale.

Il existe deux types de garanties, selon votre situation : la garantie contractuelle et la garantie implicite. Consultez l’équipe juridique interne à votre organisation pour déterminer quel type de garantie s’applique dans votre situation et la durée de la période de garantie.

6. Clôture du projet

Une fois la période de garantie terminée, la boucle est bouclée : vous avez rempli vos obligations envers le client. Toutefois, vous n’en avez pas encore tout à fait terminé… Veillez à ce que votre équipe tire le meilleur parti du projet et organisez une réunion post mortem. Cette dernière s’avère particulièrement utile pour examiner ce qui a bien fonctionné et les points d’amélioration possibles. Documentez les enseignements tirés de cette initiative au sein d’un outil partagé. Ainsi, la prochaine fois que vous vous lancerez dans un projet similaire, votre processus de planification sera beaucoup plus rapide à mettre en œuvre.

Les outils nécessaires pour mener à bien un projet de construction

Maintenant que vous connaissez les six phases de la CPM sur le bout des doigts, il est temps de passer à l’action. C’est là que les logiciels de gestion de projets de construction interviennent.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projets de construction ?

Les outils de CPM aident les professionnels du bâtiment à exécuter leur travail dans le respect des délais impartis. Il existe deux types d’outils auxquels recourir :

• Les outils traditionnels, qui proposent des fonctionnalités propres aux équipes de construction. Toutefois, leur prise en main n’est pas toujours simple et c’est parfois le chef de projet qui se voit charger de piloter l’outil.

• Les outils modernes de gestion de projet, qui sont flexibles et accessibles à tous les membres d’équipe.

Qu’entend-on par outils modernes de gestion de projet ?

Les outils modernes de gestion de projet vous permettent de coordonner facilement votre travail et vos efforts, mais aussi de tenir vos délais. Contrairement aux outils traditionnels, les logiciels modernes sont faciles à utiliser par tous. Ces derniers disposent de toutes les fonctionnalités clés pour concevoir un projet à votre image, c’est-à-dire conforme à vos besoins, et assurer la réussite de votre équipe.

Les fonctionnalités indispensables à votre futur logiciel de CPM

Indépendamment du type d’outil que vous utilisez, assurez-vous d’en choisir un qui satisfait quelques exigences fondamentales :

Définir des échéances claires

En gestion de projets de construction, les délais revêtent une importance capitale. Le non-respect d’une échéance risque de provoquer un effet domino et de retarder l’ensemble du calendrier de projet, et donc l’achèvement de ce dernier. Si votre équipe n’est pas en mesure d’identifier qui fait quoi, pour quand et si les responsabilités de chacun ne sont pas claires, le risque de manquer vos échéances s’accroît. Ainsi, selon notre dernière étude sur l’Anatomie du travail, 26 % des échéances sont manquées chaque semaine.

Mais comment définir des échéances pertinentes ? Le maître-mot est la clarté. Votre équipe doit pouvoir déterminer précisément quelles sont les responsabilités de chacun, les dépendances de projet à garder en tête et les parties prenantes à tenir informées. Si ce n’est pas déjà fait, appuyez-vous sur la méthode du chemin critique pour identifier les tâches essentielles à la réalisation de votre projet. Établir une totale transparence au plus tôt permettra à votre équipe de gagner du temps, qu’elle pourra alors utiliser pour veiller à toujours donner la priorité aux bonnes tâches, au bon moment.

S’agissant de projets de construction de grande envergure, vous pouvez être amené à planifier vos tâches des semaines, voire des mois à l’avance, surtout si vous avez à vous soucier d’équipements volumineux ou d’articles spécialisés. Sur le moment, il est possible qu’un léger retard ne vous inquiète pas plus que cela ; vous vous dites que vous arriverez bien à corriger le tir ! Peut-être, mais vous jouez à un jeu périlleux : si ces retards ont une incidence sur votre chemin critique, ils peuvent entraîner des problèmes bien plus conséquents par la suite.

Visualiser la chronologie de projet et les dépendances

La gestion de projets de construction comprend de nombreuses variables. Heureusement, les diagrammes de Gantt vous permettent de visualiser toutes vos activités en un seul et même endroit. Un diagramme de Gantt ressemble à un diagramme à barres : chaque « barre » horizontale représente une tâche. Vous pouvez déterminer le temps moyen à consacrer à chacune de vos tâches, établir des dépendances entre chacune d’elles pour gagner en transparence, et même ajouter des jalons de projet pour vos échéances clés.

Les dépendances : un atout inestimable à ne pas négliger

Au cours d’un projet, il est possible que certaines tâches soient retardées, quand bien même vos échéances sont parfaitement claires. De multiples raisons peuvent l’expliquer : la livraison attendue n’est pas arrivée dans les temps à cause d’une tempête, un collaborateur est soudainement tombé malade, etc. Si vous prenez du retard, l’ensemble de l’équipe projet doit absolument identifier les répercussions de ce retard.

Votre projet n’avance pas comme prévu ? Voici quelques questions à vous poser pour y voir plus clair :

• Quelles autres tâches et dépendances devront être repoussées en raison de ce retard ?

• Ce contretemps va-t-il avoir des répercussions sur la livraison de vos principaux livrables de projet ?

• Y a-t-il une ou plusieurs tâches qui peuvent être accomplies en binôme pour rattraper le retard pris ?

Assurer un tel niveau de transparence dès qu’une échéance est manquée permet à votre équipe de s’adapter facilement et, espérons-le, de rattraper le temps perdu. Par ailleurs, si l’un de vos collaborateurs achève un livrable en avance, son collègue qui attendait cette livraison pour commencer son travail est immédiatement informé et peut commencer sans délai.

Coordonner les activités de plusieurs projets

Si vous êtes employé dans une grande entreprise du bâtiment, vos collègues et vous-même devez sans doute gérer plusieurs projets à la fois. Le cas échéant, il est indispensable de suivre les charges de travail de chacun, d’identifier quelles tâches leur incombent et quelles sont les échéances de ces dernières.

Conserver toutes ces informations en tête est une douce utopie, aucun de nous n’en est capable. De toute manière, inutile de vous embêter : des outils de gestion de projet efficaces ont été développés pour suppléer votre mémoire. En revanche, assurez-vous de centraliser les activités de votre équipe afin d’être en mesure de visualiser la charge de travail de chacun sur plusieurs projets. Vos collègues éviteront de se retrouver débordés et vous serez sûr qu’ils sont suffisamment disponibles pour mener à bien les tâches du projet concerné, dans le respect des délais.

Centraliser la communication

En gestion de projet traditionnelle, communiquer en toute transparence est essentiel. Cela étant, coordonner les échanges s’avère doublement complexe dans le cadre de projets de construction. En effet, certaines tâches requièrent votre présence sur le terrain et vous devez également gérer de nombreuses parties prenantes. Vous ne pouvez pas piloter l’ensemble confortablement installé derrière votre ordinateur. Pour couronner le tout, vous devez aussi vous préoccuper des collaborateurs qui rejoignent l’équipe ou quittent le navire pendant le projet. Sans une communication limpide, les occasions ne manquent pas de passer à côté de certaines tâches et échéances clés !

Pour éviter de vous retrouver en difficulté, assurez-vous que l’ensemble de votre équipe projet communique au même endroit : au sein de votre outil de gestion de projets de construction. Se doter d’une source unique de référence permet de ne plus jamais laisser aucune place au doute : chacun sait qui fait quoi et peut se tenir informé des dernières mises à jour.

Vous avez notamment besoin d’un logiciel dont les mises à jour s’effectuent en temps réel afin que tous les membres de votre équipe soient informés de l’état d’avancement du travail. Ceci, qu’elle soit derrière un bureau ou sur un chantier. En outre, un logiciel moderne de gestion de projets de construction vous permettra d’ajouter des parties prenantes. Ainsi, elles accèderont également aux rapports d’avancement de projet en temps réel, sans avoir à assister à une réunion.

Suivre les coûts du projet

La réussite ou l’échec d’un projet de construction dépend en grande partie du respect du budget, un critère de réussite particulièrement important en CPM. Vous devrez peut-être débourser des sommes conséquentes pour acheter des matériaux en début de projet afin d’être en mesure de bâtir l’ouvrage commandé, qu’il s’agisse d’une maison, d’un bâtiment ou d’un édifice bien plus grand. Mais le suivi du budget n’a rien de simple.

Comme pour la communication, l’art de gérer son budget tient à la possibilité d’accéder aux informations clés en temps réel. Être en mesure de visualiser les coûts d’un projet sans délai, vous permet non seulement d’afficher vos dépenses, mais aussi d’effectuer rapidement les ajustements nécessaires si vous dépassez les limites de votre budget.

Standardiser vos processus

Le secteur du bâtiment est vaste, mais la plupart des projets de construction sur lesquels travaille votre équipe se ressemblent certainement beaucoup. Nous vous conseillons de suivre les six phases de la CPM présentées dans cet article, mais ce n’est pas tout. Vous devrez créer vos propres sous-phases (ou sous-étapes) afin d’aider votre équipe à gérer ses activités correctement et de lui permettre de garder le cap.

Comment différencier un projet de construction réussi d’un échec manifeste ? Bien souvent, tout réside dans la capacité à exécuter efficacement ces étapes secondaires. Vous devez gérer une infinité de variables, une diversité de fournisseurs et de collaborateurs, sans compter les risques de projet qui pourraient éventuellement mettre en péril votre produit final. Il est donc essentiel que votre équipe prête une grande attention à tous les petits détails, dans toutes les activités qu’elle entreprend.

Vous travaillez sur un projet semblable à l’une de vos initiatives précédentes ? Inutile de réinventer la roue. Cherchez plutôt à standardiser vos processus. Ainsi, vous pourrez recourir à ces modèles dès que vous vous lancerez dans un nouveau projet de construction, sans craindre de manquer une étape clé. Rationaliser vos processus de projet est également un bon moyen de faire gagner de précieuses heures de planification à votre équipe, qu’elle pourra alors mettre à profit pour se concentrer sur l’exécution de ses tâches.

Effectuer des mises à jour en temps réel, même sur le terrain

Pour la plupart de vos projets, vous avez souvent besoin d’accéder à certaines informations en déplacement. Vous effectuez une visite sur le chantier et vous remarquez que quelque chose cloche ? Le cas échéant, vous avez absolument besoin de saisir cette information dans votre logiciel de gestion de projet afin de pouvoir résoudre le problème le plus rapidement possible.

Adoptez un outil qui dispose d’une application mobile performante, laquelle vous permettra de mettre à jour l’avancée de votre travail en temps réel. Ainsi, tous vos collaborateurs seront sur la même longueur d’onde, qu’ils se trouvent au bureau ou sur le chantier.

Une meilleure gestion de projet avec Asana

La gestion de projets de construction suppose une mobilisation sans relâche des équipes. C’est pourquoi vous avez besoin d’un moyen de suivre tous les changements, qu’ils soient prévus ou inattendus. Pour ce faire, il existe des outils spécialisés, mais Asana voit plus loin. Nous vous proposons une plateforme de gestion du travail, laquelle vous permet non seulement de suivre vos projets, mais également de concevoir des processus clés.

Avec Asana, vous pouvez planifier et exécuter tous vos projets, quels qu’ils soient. De la prise de décision centralisée au partage des informations en toute simplicité, Asana est un outil tout-en-un qui donne à votre équipe les moyens de briller et d’atteindre ses objectifs.