Organiser efficacement les informations avec un diagramme des affinités

Transformer des informations en actions concrètes n’est pas toujours évident. En effet, il faut tout d’abord pouvoir en tirer de solides conclusions, et ce, quelle que soit la complexité du problème en question. Ne vous laissez plus submerger par une multitude de faits ou d’idées et gagnez en efficacité !

Comment ? En réalisant un diagramme des affinités. Organisez ainsi l’ensemble de vos informations afin d’y voir plus clair et de déceler des thèmes communs. Avec cet outil, gagnez en visibilité et identifiez plus facilement les solutions ou améliorations qui se trouvent sous votre nez !

Qu’est-ce qu’un diagramme des affinités ?

Un diagramme des affinités, connu également sous le nom de carte des affinités, est un outil visuel utilisé pour organiser des informations. En classant des faits ou idées selon des thèmes communs, votre équipe peut développer de nouvelles façons de remédier à des problèmes complexes.

Ce type de diagramme peut aussi vous aider à :

• Engager des discussions utiles

• Présenter des informations à vos collègues

• Trouver des solutions innovantes

Qu’est-ce que la cartographie des affinités ?

La cartographie des affinités est le processus de création du diagramme du même nom, lequel constitue son résultat final. Vous souhaitez améliorer la collaboration au sein de votre équipe ? Réalisez une cartographie des affinités et exploitez ainsi les meilleures idées de chacun.

Après avoir rassemblé des faits ou réfléchi à des idées, travaillez ensemble pour organiser les données dont vous disposez. Impliquez toute votre équipe dans le processus d’organisation afin de mieux comprendre les informations avant de vous lancer dans la recherche de solutions.

Dans quels cas utiliser un diagramme des affinités ?

Trouver une solution à un problème vous donne du fil à retordre ? Il se peut que vous ayez affaire à trop de faits ou d’opinions différentes et que vous manquiez de structure. Rassurez-vous, réaliser un diagramme des affinités vous aidera très certainement à y voir un plus clair.

Un diagramme des affinités peut vous servir à :

• Analyser de grandes quantités de données

• Trouver une solution à un problème complexe

• Trier un grand nombre d’idées par thème

• Visualiser et traiter des informations

• Collaborer à la mise en œuvre de solutions

Que vous cherchiez à améliorer un plan stratégique, développiez un nouveau produit ou que vous soyez tout simplement en quête de certaines réponses, la cartographie des affinités vous aide à identifier les informations pertinentes en fonction de votre situation et donc à prendre des mesures concrètes.

Cartographie des affinités et UX design

Il n’est pas rare que les équipes d’UX design utilisent des diagrammes des affinités pour analyser les recherches utilisateur. Rappelez-vous, le design thinking encourage les équipes à placer l’expérience utilisateur au cœur de leurs préoccupations. Si vous triez les recherches selon différentes catégories, axées par exemple sur le public cible ou encore les difficultés rencontrées par les clients, il sera plus simple d’en extraire les informations utiles et de laisser de côté les moins pertinentes.

Cartographie des affinités et méthode Agile

Les équipes Agile, qui suivent un processus d’amélioration continue, peuvent utiliser des diagrammes des affinités pour mieux comprendre les informations relatives aux projets sur lesquels elles travaillent. Si votre équipe souhaite par exemple améliorer un projet antérieur, il est possible de classer les tâches de ce projet selon plusieurs catégories telles que la communication, le processus ou encore le leadership. Celles-ci vous permettront d’identifier plus facilement ce qui n’a pas fonctionné.

Création d’un diagramme des affinités

Pour créer un diagramme des affinités, recherchez avec votre équipe des points communs au sein des résultats de vos recherches. Vous identifierez ainsi peut-être quelques thèmes, certains plus pertinents que d’autres. Avant de regrouper vos données, déterminez les catégories qui vous aideront à tirer efficacement des conclusions.

Considérez la cartographie des affinités comme une étape essentielle du traitement de vos informations. Suivez les étapes ci-dessous pour créer un diagramme et transformer ainsi vos résultats en actions concrètes.

1. Choisissez un sujet

La première étape de la création d’un diagramme des affinités consiste à déterminer le sujet des informations que vous souhaitez organiser ou consolider. Cherchez-vous à organiser efficacement vos recherches utilisateur afin d’optimiser votre stratégie marketing ou bien à rassembler des idées pour votre prochain projet ? À vous de cibler clairement vos besoins.

Attention ! Certains sujets ne pourront pas faire l’objet d’un diagramme des affinités. Ceux qui s’y prêteront le mieux répondront aux objectifs suivants :

• Extrapolation de recherches utilisateur

• Amélioration d’un projet antérieur

• Recherche d’idées pour un nouveau produit

• Identification des problèmes d’un processus

Résoudre efficacement un problème nécessite parfois de l’envisager sous un autre angle. Demandez-vous si le sujet sur lequel vous travaillez serait plus facile à comprendre si vous organisiez les informations différemment.

2. Créez une équipe interfonctionnelle pour un brainstorming efficace

Une équipe interfonctionnelle vous permet d’examiner vos données sous différents angles, puisque chacun de ses membres dispose de compétences et d’expériences uniques. Alors que vous pourriez par exemple regrouper par défaut vos idées selon leur type, certains de vos collègues pourraient très bien trouver un moyen plus efficace de les trier, notamment selon les « exigences de mise en œuvre ».

Imaginez-vous en pleine séance de brainstorming, en train de chercher des moyens d’améliorer les relations avec vos clients. Trier les idées en fonction des personnes en étant à l’origine ? Mauvaise idée. Vous n’obtiendrez en effet que très peu d’informations sur le processus de développement produit de cette manière. Choisissez plutôt des catégories qui potentialiseront vos idées. Dans le cas d’une stratégie CRM, celles-ci pourraient par exemple inclure les effets de l’idée en question ou encore la complexité de sa mise en œuvre. Travaillez avec votre équipe interfonctionnelle pour trouver les meilleures façons de regrouper vos données.

3. Dressez la liste des faits ou de vos idées

Les diagrammes des affinités sont le plus souvent utilisés lors de séances de brainstorming. Dans ce cadre, il peut donc s’avérer très utile d’utiliser un modèle pour organiser efficacement les pensées ou idées et les transformer en actions concrètes.

Si vous souhaitez par exemple recueillir des idées pour améliorer les relations avec vos clients, votre liste initiale pourrait par exemple contenir les éléments suivants :

• Contenu ciblé

• Publications sur les réseaux sociaux

• Mise à jour du logiciel de gestion de la relation client

• Stratégie commerciale plus directe

• Programme de fidélité

• Newsletter sous forme d’e-mails

Assurez-vous que chaque élément de la liste correspond bien à une idée ou pensée distincte pour ainsi pouvoir regrouper les idées en fonction de leurs caractéristiques uniques. Si vous utilisez la cartographie des affinités lors de vos recherches, identifiez les faits pertinents au sein de vos données et inscrivez-les sur une ligne séparée.

4. Triez les éléments par catégorie

Une fois votre liste exhaustive d’éléments créée, il est temps de rechercher les similitudes entre les idées ou les faits. Classez les éléments en fonction des thèmes les plus logiques. Gardez bien à l’esprit que la façon dont vous les regrouperez influencera forcément votre manière de visualiser les informations et donc les conclusions que vous en tirerez.

Sujet : idées pour améliorer les relations avec les clients.

Idées :

• Contenu ciblé

• Publications sur les réseaux sociaux

• Mise à jour le logiciel de gestion de la relation client

• Stratégie commerciale plus directe

• Programme de fidélité

• Newsletter sous forme d’e-mails

Catégories potentielles :

• Par initiatives internes ou externes

• Par degré de complexité de création

• Par effet

• Par degré d’urgence

Les idées ci-dessus peuvent être regroupées de différentes manières. L’une des catégories pourrait par exemple correspondre à la nature des initiatives suggérées, internes ou externes. Cependant, cette méthode ne vous aidera probablement pas à réduire efficacement vos choix. Regroupez plutôt vos idées en fonction de la complexité du processus de création. Vous pourrez ainsi déterminer l’idée la plus logique à mettre en œuvre.

5. Élaborez un plan d’action

Les diagrammes des affinités aident votre équipe à trouver des réponses afin que vous puissiez agir en toute confiance. Après avoir trié vos idées par catégorie, vous serez en mesure de déterminer lesquelles se prêtent le mieux à vos objectifs de développement ou d’optimisation.

Exemple :

1. Écrémez vos idées : sélectionnez les faits ou idées en fonction des données qui vous semblent les plus pertinentes pour atteindre vos objectifs. Si vous cherchez par exemple à développer un nouveau logiciel, supprimez tous les éléments qui ne concernent pas directement cette initiative.

2. Créez un plan d’action : une fois que vous disposez d’un ensemble de données significatives, travaillez avec votre équipe pour les intégrer au sein de votre campagne ou projet. Un plan d’action comprend des étapes bien définies que votre équipe devra suivre afin de mettre en œuvre des idées ou d’intégrer les résultats des recherches menées à votre projet.

3. Établissez une chronologie : estimez le temps dont vous aurez besoin pour mener à bien votre projet en fonction des tâches du plan d’action.

4. Suivez les progrès réalisés : faites régulièrement le point avec votre équipe et informez-vous de l’état d’avancement du processus de mise en œuvre.

Avoir une idée claire des étapes nécessaires à la mise en œuvre d’une idée vous permet de gagner en confiance quant aux faits et idées que vous avez choisis de prendre en compte précédemment.

Modèle de diagramme des affinités

Vous trouverez ci-dessous un exemple de diagramme des affinités. Le concept est simple, certes, mais les résultats dépendront avant tout de la manière dont vous le mettrez en œuvre. Gardez bien à l’esprit que votre priorité doit être d’identifier les similitudes entre vos faits ou idées, afin de pouvoir tirer des conclusions aussi pertinentes que possible.

Utilisez le modèle gratuit ci-dessous et suivez les différentes étapes du processus en équipe. Une fois votre diagramme des affinités numérique créé, mettez-le à disposition dans votre système de gestion du travail. De cette façon, les membres de votre équipe et vos principales parties prenantes pourront y jeter un coup d’œil en cas de besoin.

Associez vos diagrammes des affinités à des outils de gestion du travail

Les diagrammes des affinités changent la façon dont vous visualisez les informations. Avec de nouvelles perspectives, votre équipe peut rapidement trouver les réponses dont elle a besoin et développer des solutions innovantes aux problèmes qu’elle rencontre.

Associer la cartographie des affinités à un outil de gestion du travail comme Asana vous permet de transformer vos conclusions en actions concrètes, et ce, sans perte de temps.