HelloFresh propose des recettes innovantes à ses clients avec Asana

HelloFresh a pour mission ambitieuse de changer définitivement la façon dont les personnes mangent. L’objectif de l’entreprise ? Fournir à chaque foyer des repas sains et faits maison, sans que ses clients aient à faire de courses ni à se préoccuper de quoi que ce soit. Et elle est bien partie pour y parvenir  : l’entreprise est aujourd’hui le premier fournisseur mondial de kits repas et connaît une croissance remarquable depuis ses débuts en Allemagne en 2011.

En seulement dix ans, l’entreprise s’est développée jusqu’à livrer environ un milliard de kits repas à ses clients dans 17 pays rien qu’en 2021, générant un revenu net annuel de 6 milliards d’euros. En 2017, HelloFresh a mené à bien son introduction à la Bourse de Francfort et a consolidé son statut de fournisseur de kits repas le plus populaire au monde.

Pour aider ses clients à changer leurs habitudes alimentaires, HelloFresh fournit des kits repas contenant tous les ingrédients nécessaires pour préparer des plats sains et savoureux chez eux. L’entreprise planifie soigneusement les recettes, s’approvisionne et livre au domicile de chaque client à l’heure qui lui convient le mieux tous les éléments nécessaires à la préparation d’un délicieux repas. Cerise sur le gâteau, cette méthode permet de réduire le gaspillage alimentaire et d’aider les clients à économiser de l’argent, puisque HelloFresh n’achète que les quantités exactes d’ingrédients nécessaires.

La technologie : un facteur clé de réussite pour HelloFresh

La technologie a été l’un des principaux moteurs du succès du développement d’HelloFresh à l’international. Comme l’entreprise le raconte sur son blog HelloTech (où sont abordés des sujets tels que la gestion de la chaîne d’approvisionnement et l’utilisation de clusters Kubernetes et Kafka pour la gestion des données), elle utilise la technologie pour augmenter sa valeur client.

La chaîne d’approvisionnement est l’un des facteurs de réussite les plus importants pour une organisation comme HelloFresh. L’entreprise doit s’approvisionner en permanence en ingrédients de haute qualité pour ses kits repas, tout en s’adaptant constamment à l’évolution des préférences des clients et aux changements saisonniers dans la disponibilité des ingrédients.

Pour ce faire, HelloFresh confie aux douze membres de son service d’approvisionnement stratégique la coordination des activités d’achat dans la région DACH. L’équipe utilise Asana pour gérer ce processus complexe afin d’avoir une visibilité sur tout le travail effectué au sein du service et de réduire les erreurs potentielles.

Asana favorise la coordination interfonctionnelle chez HelloFresh

L’équipe d’approvisionnement stratégique travaille en étroite collaboration avec les concepteurs des recettes d’HelloFresh afin de créer des repas innovants, simples, savoureux et de saison pour leurs clients. Il s’agit d’une relation à double sens : les concepteurs de recettes doivent être informés des produits disponibles, et le service d’approvisionnement stratégique doit être en mesure de se procurer ces ingrédients en quantité suffisante. Il faut également tenir compte de la complexité de l’approvisionnement en ingrédients au bon prix, car HelloFresh s’efforce de garantir à ses clients des repas frais et abordables. L’entreprise prend constamment en compte les commentaires des clients afin d’améliorer la qualité et l’attrait des recettes.

Veiller à ce que le processus entre l’approvisionnement en ingrédients et le développement des recettes soit fluide n’est pas une mince affaire. Au siège de l’entreprise en Allemagne, HelloFresh utilise Asana pour s’assurer que ses services (approvisionnement stratégique et développement des recettes, entre autres) puissent travailler conjointement et collaborer facilement.

Avant de gérer son travail sur Asana, HelloFresh définissait ses processus d’approvisionnement et d’inventaire des ingrédients dans des feuilles de calcul, que les équipes s’échangeaient ensuite par e-mail. HelloFresh avait conscience qu’il lui fallait un nouveau moyen de gérer ce travail crucial en améliorant la communication, en favorisant la responsabilisation et en donnant la priorité aux ingrédients et aux recettes les plus importants pour la satisfaction des clients.

Désormais, tous les membres d’équipe peuvent facilement se référer au projet d’inventaire des ingrédients sur Asana pour vérifier si certains ingrédients ne sont disponibles qu’à des saisons précises ou pour un type de cuisine spécifique. Ils peuvent également exclure facilement de certaines recettes les produits impropres à la consommation brute. Grâce à Asana, les informations relatives aux ingrédients sont facilement accessibles à tout moment, permettant aux équipes de travailler plus rapidement.

Asana a ensuite rapidement été utilisé par l’équipe de développement des ingrédients, qui travaille en étroite collaboration avec l’équipe d’approvisionnement stratégique pour les demandes de nouveaux ingrédients et pour la gestion des stocks utilisés dans les menus achetés par les clients. Les mois de grande activité, l’équipe reçoit plus de 100 demandes de nouveaux produits et ingrédients. C’est autant de variables à gérer, d’équipes avec lesquelles collaborer et d’actions à réaliser. Pour la région Allemagne, Suisse et Autriche, par exemple, HelloFresh propose 30 recettes différentes chaque semaine ; la flexibilité et l’agilité sont donc de mise.

Une migration fluide et transparente vers Asana

Selon Mónica Mora, développeuse de recettes, la migration vers Asana a été fluide et transparente. « Lors du déploiement d’Asana, nous avons suivi un processus simple en cascade. Nous avons commencé par définir l’ensemble de notre travail, puis nous l’avons transféré sur Asana. Nous avons ensuite déterminé les personnes impliquées à chaque étape du processus d’approvisionnement en ingrédients et les détails et sous-tâches à attribuer à chaque action pour que la demande puisse avancer. Nous avons essayé de reproduire le processus précédent aussi fidèlement que possible, de sorte que l’équipe soit familiarisée avec lui et que sa mise en œuvre se fasse en douceur ».

Comme l’explique Mónica, l’utilisation d’Asana responsabilise l’équipe chargée des ingrédients : « Nous utilisons beaucoup de règles pour automatiser les étapes de notre processus. Une demande d’ingrédient est représentée sous forme de tâche dans notre projet et est transférée automatiquement d’une section à l’autre grâce à des règles à mesure qu’elle passe les différentes étapes de notre processus. Lorsqu’une demande change de section, la tâche est automatiquement réattribuée au membre de l’équipe responsable de cette étape. Par exemple, lorsqu’un échantillon est livré, la tâche est alors réattribuée à la personne chargée de l’étape de contrôle qualité. Ensuite, la demande est réattribuée au service de l’approvisionnement stratégique, qui est responsable de se procurer le produit ». L’équipe peut ainsi voir à quel stade se trouve chaque demande et qui est responsable de cette étape. « Une fois que l’ingrédient parfait est testé et approuvé, alors Asana informe automatiquement toutes les parties prenantes de son ajout à notre répertoire », fait remarquer Mónica. « Ensuite, nos développeurs de recettes peuvent commencer à utiliser le nouvel ingrédient. »

Asana permet à HelloFresh d’accélérer ses processus

En adoptant Asana pour gérer son processus d’approvisionnement et d’inventaire des ingrédients, HelloFresh peut développer et proposer plus rapidement de nouvelles recettes saisonnières en accord avec les préférences des clients. Comme le souligne Mónica, avec Asana, les actions sont visibles, les responsabilités sont claires et les membres des équipes savent quand leur travail doit être effectué, ce qui leur permet de respecter les délais : tout le monde y gagne !

Un futur alléchant avec Asana

Sur la base des réussites remarquables accomplies jusqu’à présent, HelloFresh intègre actuellement de nouveaux processus (mise en place de nouveaux fournisseurs pour répondre à des appels d’offres, retrait d’ingrédients, etc.) pour assurer une synchronisation parfaite avec les demandes d’ingrédients. À l’avenir, Mónica envisage une utilisation plus généralisée d’Asana au sein de l’entreprise. En effet, les autres équipes commencent à observer les avantages dont bénéficient les équipes d’approvisionnement stratégique et de développement des ingrédients grâce à la plateforme. Par exemple, d’autres équipes testent déjà Asana pour la dégustation de recettes et la présentation de rapports. Pour son équipe, Mónica prévoit de tirer davantage parti des puissantes fonctionnalités d’Asana et des possibilités de création de rapports. Celles-ci permettent de gagner du temps dans le développement de recettes innovantes qui correspondent aux préférences changeantes des clients, pour le plus grand bonheur de leurs papilles !