Gannett gagne des abonnés numériques grâce à ses opérations marketing avec Asana

Éléments clés

Défi

• Lorsque Gannett a fait appel à une agence externe pour la production de campagnes, l’équipe des opérations marketing pouvait initialement gérer 50 à 70 campagnes par mois sur 200 marchés.

• L’objectif était de gagner en efficacité opérationnelle pour augmenter le nombre de campagnes, tout en gardant les mêmes ressources.  Les informations étant disséminées dans plusieurs applications, il était difficile de fixer des échéances, suivre la progression des campagnes et contrôler l’utilisation des ressources.

Solution

• L’équipe des opérations marketing a intégré la création des campagnes sur Asana. 

• Au lieu de passer par différents e-mails et plateformes, Asana est devenu le lieu central pour collaborer et visualiser tous les projets en cours.

Résultat

• Augmentation du nombre de campagnes : 120 à 150 par mois grâce à une efficacité opérationnelle optimisée, soit 2,4 fois la capacité initiale, qui était de 50 à 70 campagnes par mois.

• 389 jours de travail économisés, soit 1,5 an de travail à temps plein grâce à la centralisation de la communication et l’automatisation des étapes sur Asana.

• Utilisation des rapports Asana pour quantifier les performances des équipes et les charges de travail individuelles afin d’identifier les possibilités d’automatisation et de mobiliser stratégiquement les ressources.

Évolution transparente des workflows de campagne

L’équipe des opérations marketing de Gannett gère désormais 120 à 150 campagnes par mois. En gérant l’exécution des campagnes sur Asana, l’équipe avance plus rapidement grâce à des bonnes pratiques standardisées, des workflows simplifiés et un accès rapide aux données importantes des campagnes.

Rationalisation et exécution de campagnes à grande échelle

Aujourd’hui, Asana est la plateforme officielle utilisée par l’équipe marketing de Gannett pour gérer les campagnes de A à Z. Source unique de référence pour toutes les tâches liées aux campagnes, elle permet à l’équipe d’optimiser les workflows et d’avancer plus rapidement, ensemble.  

Des processus clairs permettent de mener à bien les projets

• L’équipe des opérations marketing a standardisé les bonnes pratiques en créant des modèles pour ses campagnes les plus fréquentes. Les collaborateurs disposent ainsi de workflows pré-approuvés qu’ils peuvent lancer en un seul clic. 

• Les projets Asana définissent les dépendances, ce qui garantit une séquence de travail claire. Lorsque l’équipe souhaite se servir d’un modèle ou en créer un nouveau, il lui suffit d’utiliser le générateur de processus pour visualiser le déroulement des différentes phases du projet.

Les automatisations aident les responsables marketing à avancer plus rapidement

• L’équipe utilise des formulaires pour accélérer la gestion des demandes.

• Elle utilise également des règles pour automatiser des étapes telles que le routage des demandes, la planification des échéances et l’attribution des tâches.

Une meilleure visibilité permet d’aligner les parties prenantes des campagnes

• Les parties prenantes sont ajoutées au projet Asana en tant que collaborateurs et bénéficient ainsi d’une visibilité sur le planning de la campagne, son statut et l’ensemble des discussions. Cette transparence a renforcé la collaboration entre l’équipe des opérations marketing et le reste de l’entreprise.

• Afin de stocker les informations relatives à une campagne en un seul endroit, l’équipe des opérations marketing joint les documents aux tâches au lieu de les envoyer par e-mail. L’intégration Asana pour Outlook est également utilisée pour insérer les e-mails dans les tâches sous forme de commentaires. Ainsi, aucune information ne peut passer entre les mailles du filet.

L’équipe suit les métadonnées supplémentaires concernant les campagnes grâce aux champs personnalisés, par exemple pour indiquer quelle sous-équipe est responsable de certaines tâches.

Repérer les élément bloquants et maintenir les délais des campagnes

Les informations centralisées permettent maintenant à l’équipe des opérations marketing de prendre du recul, de rendre compte de ses performances et de repérer les possibilités d’amélioration de la productivité. Grâce à toutes les données d’Asana, l’équipe a pu mieux comprendre son mode de fonctionnement et ses axes d’amélioration, ce qui lui a permis d’adopter des changements ayant plus que doublé sa productivité.

Des rapports efficaces aident les équipes à s’adapter rapidement

• Les responsables et les membres de l’équipe disposent d’une vue d’ensemble du travail avec les portefeuilles Asana, qui regroupent les campagnes par type, par exemple selon le canal. Au sein des portefeuilles, les responsables marketing évaluent et communiquent l’état d’avancement de la campagne sur une base mensuelle et trimestrielle.

• Pour comprendre le volume des demandes de campagnes, l’équipe des opérations marketing utilise des tableaux de bord de rapports et un projet « demandes de campagnes », indiquant le nombre et le type de demandes reçues de la part des partenaires commerciaux.

• L’équipe peut créer des rapports spécifiques pour toutes les campagnes à l’aide des données des champs personnalisés. 

L’analyse des charges de travail de l’équipe améliore la gestion des ressources

• La fonctionnalité Gestion des ressources d’Asana permet aux responsables de voir la capacité de l’équipe et la charge de travail de chacun de ses membres en temps réel.

• Les dirigeants peuvent évaluer les disponibilités individuelles, voir où les équipes manquent de ressources et repérer les points de blocage des projets. Ils peuvent ainsi prendre des décisions éclairées en ce qui concerne les investissements permettant de gagner en performance ou l’automatisation de processus.

Une clientèle élargie et des liens plus forts

Au fur et à mesure que Gannett attire des abonnés numériques et optimise son activité sur support papier, l’équipe chargée des opérations marketing va continuer à gérer ses campagnes sur Asana pour se rapprocher de ses objectifs trimestriels et annuels en matière de nombre d’abonnés. 

Les processus suivis sur Asana ne sont pas gravés dans le marbre. L’équipe marketing peut réutiliser ses processus et trouver de nouvelles façons de créer des liens avec les abonnés. L’audience de Gannett est déjà exceptionnelle. En menant ses campagnes sur Asana, l’équipe des opérations marketing veille à pérenniser la mission que s’est fixée Gannett : souder ses communautés à l’échelle locale et nationale.