Discovery Digital Studios réalise chaque mois des milliers de vidéos avec Asana

Discovery Inc. fait figure de géant des médias. Le groupe est propriétaire de grandes chaînes de divertissement telles que TLC, Animal Planet et Food Network. Avant tout fournisseur de programmes télévisuels, le groupe possède aussi une forte présence numérique. Les équipes de contenu de Digital Studios créent chaque mois des milliers de vidéos destinées aux réseaux sociaux et applications grand public. Ainsi, vous avez le choix : regarder un grand chef réaliser un soufflé à la télévision ou suivre un cours de cuisine en direct sur votre iPad depuis l’application Food Network Kitchen. L’occasion de poser toutes les questions qui vous passent par la tête, tout en cuisinant.

Directeur des opérations de contenu, Mike Singer aide les équipes responsables des réseaux sociaux à concevoir, réaliser et diffuser les vidéos. Dans la plupart des cas, six versions voient le jour. Le format de chacune des vidéos est adapté au site sur lequel elle est ensuite diffusée : site web de la chaîne, Facebook, Instagram ou YouTube, entre autres plateformes.

Avant d’adopter Asana en 2014, Mike et Discovery Digital Studios tentaient d’assurer la gestion de la production de contenu à l’aide de feuilles de calcul. Les échanges s’effectuaient par e-mail. Il n’existait donc aucun processus de production de contenu bien défini, et l’organisation était loin d’être optimale.

• Les vidéos n’étaient pas toujours prêtes à temps, les formats étaient oubliés et certaines vidéos n’ont même jamais été utilisées, faute d’avoir été transmises aux bonnes personnes en interne.

• Difficile également d’établir des rapports trimestriels, car personne n’était en mesure de visualiser quel contenu était produit, pour quel support.

• Les informations ne circulaient pas entre les différentes équipes : éditoriale, production vidéo, marketing de contenu, relations presse ou autres parties prenantes, tous se retrouvaient fréquemment perdus parmi d’innombrables e-mails.

L’absence d’un processus clair a non seulement ralenti l’équipe, mais a parfois généré des coûts supplémentaires. Le groupe a notamment dû engager jusqu’à six indépendants deux fois par an afin de résorber le retard accumulé.

Mike Singer s’est donc mis en quête d’un nouvel outil pour gérer la production de contenu. Aujourd’hui, Discovery Digital Studios a parcouru du chemin : plus de 400 parties prenantes collaborent sur Asana.

Choisir le bon outil pour une publication fluide et constante des vidéos

Mike Singer cherchait une plateforme partagée qui puisse fournir une vue d’ensemble sur les contenus en cours de création, tout en laissant la possibilité de visualiser des informations plus précises à propos du processus de production et de la progression de chaque vidéo. Le directeur des opérations souhaitait également que cet outil permette l’envoi de notifications automatisées pour faciliter la transmission des informations entre les différents employés. Avec les feuilles de calcul, il était difficile d’identifier clairement à quel moment une tâche était terminée et quand démarrer la suivante.

Sur Asana, les processus sont personnalisables. Discovery Digital Studios a donc pu définir des processus de contenu complexes, donner aux parties prenantes un aperçu simple des résultats de l’ensemble de l’équipe, mais aussi assurer la communication et l’échange d’informations avec les collaborateurs individuels et équipes externes.

Adopter Asana, une équipe après l’autre

Pour commencer, Mike a présenté Asana à l’équipe chargée du contenu de Food Network et encouragé ses membres à s’aider de cette plateforme pour organiser leur liste de tâches personnelle. Les membres de Food Network se sont très vite habitués à utiliser l’outil au quotidien, et c’est ainsi qu’ils ont commencé à suivre leurs projets d’équipe sur Asana.

Après avoir trouvé la recette idéale pour aider ses équipes à adopter Asana, Mike en a confié le secret aux autres équipes de Discovery Digital Studios. Le but ? Mieux évaluer leurs processus pour ensuite élaborer des projets cohérents. Aujourd’hui, toutes marques du groupe confondues, les équipes en charge du contenu gèrent leurs activités sur Asana : chacune a mis en place un modèle unique pour chaque type de contenu et chaque chaîne.

Asana, ingrédient clé de la réussite

Désormais, les équipes de contenu gèrent la production sur Asana de A à Z. L’épidémie de COVID-19 et le confinement n’y ont rien changé, les équipes ont pu tourner des vidéos sans quitter leur domicile. Elles sont restées organisées et ont maintenu le même rythme de production qu’avant la crise. D’ailleurs, Discovery Digital Studios n’est pas un cas isolé : selon l’enquête d’Asana intitulée « L’Anatomie du travail : équipes à distance », 55 % des travailleurs de la connaissance qui ont eu recours à un logiciel de gestion du travail se sentent plus productifs qu’auparavant, lorsqu’ils ne travaillaient pas encore à distance.

À chaque format vidéo son projet Asana. Les équipes ont recours à des modèles pour lancer les projets plus facilement et s’assurer qu’aucune tâche ne passe à la trappe. Les champs personnalisés renseignent sur le statut des projets, tandis que les pièces jointes et les commentaires rassemblent discussions et documents connexes au sein des tâche elles-mêmes. Les informations sont accessibles immédiatement et les équipes sont ainsi plus productives.

Les équipes ajoutent des tâches à plusieurs projets : ainsi, tout le monde reste sur la même longueur d’onde et visualise tous les projets auxquels une tâche contribue. Par exemple, une tâche du type « Publier la vidéo » trouve sa place à la fois dans le projet lié au processus de production de la vidéo en question, mais aussi dans le projet consacré à la gestion du calendrier de contenu Instagram. Lorsque la tâche est mise à jour, commentée ou achevée, l’ensemble des modifications est visible dans chaque projet auquel la tâche est associée : le calendrier de contenu reste ainsi constamment à jour.

Les équipes de contenu de Discovery utilisent également les Portefeuilles pour obtenir une vue d’ensemble sur les productions en cours de leur choix. Elles peuvent notamment créer un portefeuille pour assurer le suivi de plusieurs cours de cuisine destinés à l’application Food Network Kitchen, mais aussi pour contrôler le statut et les dates de lancement des campagnes de contenu associées.

En outre, les membres d’équipe associent Asana à leurs autres outils de travail grâce aux intégrations. Avec l’intégration Asana pour Outlook, ils peuvent transformer des e-mails en tâches Asana directement depuis leur boîte de réception. Ils peuvent également ajouter un e-mail à une tâche sous forme de commentaire pour conserver les informations essentielles, sans pour autant encombrer leur boîte de réception. De son côté, l’intégration Asana pour Slack permet aux équipes de visualiser les mises à jour des projets, d’ajouter des commentaires et de créer des tâches sans quitter Slack. En outre, les employés automatisent davantage leurs processus grâce à l’intégration Zapier, avec à la clé des gains de temps précieux.

La collaboration entre les différentes équipes de Discovery Digital Studios est désormais plus facile, car ces dernières sont en mesure de visualiser les dépendances. Au sein des studios, l’équipe des recettes est chargée de développer, puis de tester les plats avant le début du tournage. Auparavant, l’équipe de contenu vidéo devait harceler celle des recettes pour être tenue au courant de sa progression et pouvoir organiser au mieux le tournage. Désormais, l’équipe des recettes assure le suivi du statut et des jalons clés des projets directement sur Asana. Résultat, l’équipe de contenu sait à tout moment où en est le projet, sans même devoir poser la question.

Cette visibilité permet aux équipes d’estimer avec précision la durée du travail. Celles-ci peuvent également repérer tout retard ou point de blocage dans un projet et remettre ce dernier sur les rails. Toutes les équipes travaillent plus efficacement, car leurs activités sont centralisées, simplifiées et visibles.

La recherche d’informations est également simplifiée. Imaginons qu’une équipe se prépare à répondre à un appel d’offres pour une marque qui souhaite une vidéo dotée d’une touche « estivale ». Dans ce cas, il suffit à l’équipe de contenu de rechercher sur Asana toutes les vidéos marquées avec l’étiquette « été » et de trouver des exemples pertinents. Cette organisation aide Discovery à décrocher plus de contrats.

Une équipe inchangée, mais davantage de vidéos

Bénéficier d’une bonne organisation permet également de réduire les coûts. Plus besoin d’engager d’indépendants pour tout remettre en ordre. Le contenu est organisé et classé sur Asana au fur et à mesure de sa création. Discovery Digital Studios dispose donc de plus de moyens financiers et d’un regain d’énergie, des ressources que le groupe peut mettre à profit pour créer plus de valeur via ses applications grand public, élaborer de nouveaux contenus lifestyle ou produire d’appétissantes vidéos dédiées aux soufflés.